管理文件
上传文件
在 Zoho CRM 中您的文档模块中上传演示文档、电子表格、PDF 等。 您一次可以上传 10 个文档。
可用性
需要的权限
在其角色中包含查看、创建、修改和删除文档权限的用户可以使用此功能。
上传文件的步骤：
- 点击文档页签。
- 在文档页签中，点击上传。
各个文档大小不得超过 20 MB。 - 从您的本地硬盘选择文件并上传。
您也可以从您的桌面拖放文件。
注意
- 您也可以上传其中最多有 10 个文档的文件夹，文件夹大小不得超过 20 MB。上传文件夹的选项仅在您用 Google Chrome 访问 Zoho CRM 时可用。
- 文档模块的最大存储空间为 5 GB。
创建文件
您可以分别使用 Zoho Writer、Zoho Show 和 Zoho Sheet 创建文档、演示文档和电子表格。
创建文件的步骤
- 点击文档页签。
- 在文档页签中，点击创建。
- 从菜单中，点击您想要创建的文档类型。
- 在弹出框中，指定文档名称。
您还会看到将保存该文档的文件夹。 - 点击更改链接，将文档保存在另一个文件夹中。
- 点击创建。
新的文档将在 Zoho Writer、Zoho Show 或 Zoho Sheet 中打开，具体取决于您要创建的文档类型。
从文档模块添加附件
在文档模块中上传的文档可以作为附件链接至多条记录。
从文档模块添加附件的步骤：
- 点击打开您想要附加文档的记录。
- 在记录详细信息页面附件下方，点击附件链接。
- 从文件附件弹出框中，选择您想要附加的文档。
- 点击附加。
文档将附加到记录中。
注意
- 点击附件，您即可下载附加在记录中的文档。
- 在检索记录时使用 getRecords API 方法，则从文档模块中附加的记录不会下载。
- 使用 API，您则不可以下载从文档模块附加的文档。
删除文件
您仅在有删除文件文件夹角色权限的时候可以删除文件夹。 在删除文件夹之后，其中的文件也会被删除并移动至垃圾箱。
删除文件的步骤：
- 点击文档页签。
- 在文档模块中，点击您想要删除文档的文件夹。
- 右击您想要删除的文档，并点击 删除。
删除的文档将在垃圾箱中列出。
注意
- 您不可以从垃圾箱中恢复文档模块中删除的文档和文件夹。
其它功能
文件可用的一些其它选项在下面的表格中列出：
| 功能选项 | 描述 |
| 下载 | 从文件夹下载文件并储存在您的本地硬盘中。 |
| 签出 | 签出文件并上传其更新后的版本。 |
| 审查 | 为文件写审查。 |
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管理文件夹
可用性 需要的权限 在其角色中具有创建和删除文件夹权限的用户可以使用此功能。 创建文档文件夹 创建文件夹是管理文件并确保其有序组织的最佳方式。 您可以将文件上传到这些文件夹，并将文件夹与单个用户、职位、下属和群组共享。 创建文件夹的步骤 点击文档页签。 在文档页签中，点击创建 > 文件夹。 或者您也可以点击（添加文件夹图标）。 在创建文件夹 弹出页面中，指定文件夹名称。 如果您不希望与其它用户、职位、群组或下属共享文件夹，则选择仅我可见。 选择其它，与其它用户、职位、群组或下属共享文件夹。 ...管理文件存储
文件存储空间 文件存储空间包括图片、附件（记录和电子邮件）、电子邮件模板以及与记录关联的文档所占用的空间。您可以看到按功能分类的存储详情，例如邮件合并和文档。已使用的存储空间还包括回收站中存在的数据和文件所占用的空间。 在存储详细信息中，您可以看到文件占用的总空间。 在使用情况明细，您可以看到团队中每个人已用的存储空间。 查看文件存储空间的步骤： 访问设置>数据管理>存储空间。 在 存储空间 页面，点击文件页签以查看文件总存储空间和使用明细。