管理备注

管理备注

关联备注和记录

在 Zoho CRM 中，您可以通过指定所需详细信息将备注关联至记录。 您只在有备注创建权限的情况下可以创建备注。

创建备注的步骤：

  1. 点击[模块] 页签。
  2. 在 [模块] 主页 页面，选择记录。
  3. 在[模块]详细信息页面，显示现有备注详细信息（如有）。
  4. 编辑文本框中备注内容。
  5. 如果您想要上传文档到备注中，点击附加文档链接。
    您可以为备注附加最多 5 个文档，文档总大小不得超过 20 MB。
  6. 点击保存。
注意：
  • 您与记录关联的每个备注都会算作 Zoho CRM 中的新增记录。 因此这些备注会算在记录总数里。
    例如，您在您的账户中共有 1000 条记录，每条记录都有一个备注与之关联，则您的账户中记录总数为 2000。

导入备注

有时候您可能从外部来源或其它 CRM 应用程序获取备注。 在 Zoho CRM 中，您可以轻松从外部来源导入备注。

注意：
  • 在导入备注之前，您应该导入备注相关的客户和联系人。

导入备注的步骤：

  1. 点击设置 > 数据管理 > 从其它 CRM 迁移数据。
  2. 在数据迁移向导 页面，从下拉列表中选择导入备注。
  3. 点击下一步。
  4. 在迁移备注 页面下拉框执行下列操作：
    • 浏览并选择要导入的文档。
      注意，仅可以导入 CSV 文件。
    • 从列表中选择字符编码 。
    • 选择导入字段中使用的日期和时间格式 。 导入文档中使用的任何其它日期和时间格式将被忽略。
      您在此处指定的格式将用于日期字段和 日期&时间字段的值组合。
    • 勾选发送通知邮件复选框，将收到关于导入的邮件通知。
    • 点击下一步。
  5. 在映射字段 部分，将字段映射到您在 CSV 文件中提及的字段名称。
    您在 CSV 文件中提及的字段名称将在下拉列表中可用。
  6. 点击下一步导入记录。
    迁移完成时，将发送邮件给导入记录的用户（管理员）。
注意：
  • 文件总大小不得超过 50 MB。
  • 在 CSV 文件中，第一行的详细信息应被视为字段名称。
  • 默认情况下，在 高级选项 下，日期和时间值分别选择为年-月-日和小时:分钟: 秒格式。 您可以更改格式，但请确保选中的格式在导入文件中使用。 如有任何差异，将使用默认格式。

导出备注

此功能让您可以从 Zoho CRM 导出 CSV 格式的备注。 您一次性可以最多导出 3000 条备注。

导出备注的步骤：

  1. 点击设置 > 数据管理 > 导出数据。
  2. 在导出数据 页面，从下拉列表中选择导出备注。
  3. 点击导出。
  4. 在对话框中选择保存文档，然后点击OK。
    记录将被导出并在您的本地磁盘中保存为 .CSV 格式。

删除备注

有时候，您可能需要从 Zoho CRM 系统中移除一些不必要的备注以获得更好的用户体验。 您可以考虑删除对未来参考无用的备注。

删除备注的步骤：

  1. 点击[模块] 页签。
  2. 在 [模块] 主页 页面，选择记录。
  3. 在[模块] 详细信息页面备注部分下方，选择相关删除链接。
  4. 在确认对话框中，点击确认，永久删除这些备注。
注意：
  • 您只在有备注删除权限的情况下可删除备注。
  • 已删除的备注暂时存储在 Zoho CRM 回收站中。
  • 如果您从回收站删除备注，就不可恢复。



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