导入数据

导入数据

数据可以通过各种来源收集,比如,购买记录数据库、从贸易展览和活动中收集等等。在各种企业中,将这类外部来源中的记录导入到 Zoho CRM 是最重要的线索创建方式之一。基于这种需要,导入应该是很容易操作的,并且保持数据整齐不重复。

可以使用以下两个选项中的任何一个来导入数据:

将数据导入至 Zoho CRM 中的各个模块中:可以将各个文件导入特定模块中(一次导入一个文件)。

将其他帐户中的数据迁移至 Zoho CRM数据迁移 向导可以帮助您将其他 CRM 系统中的数据迁移到 Zoho CRM。该向导支持附加要迁移的模块的 CSV 文件,并在导入文件中设置受支持的日期和时间格式,以避免迁移期间数值被忽略。您还可以通过选择邮件通知选项让 Zoho CRM 在导入完成时通知您。指定必需的详细信息之后,需要将 CSV 文件中的所有必填字段与 Zoho CRM 中的相应字段映射。另请参阅数据迁移

可用性
需要的权限
角色中包含导入权限的用户可以使用此功能。

导入检查清单

在导入数据之前,请确认以下检查表:

  1. 权限
    请确保您拥有导入数据的权限。如果您没有此权限,那么“导入”链接在您的用户界面中将会被隐藏。
  2. 文件格式
    受支持格式包括 Excel(XLS 和 XLSX)、逗号分隔值 (CSV)、名片或 vCard 格式 (VCF)。所有文件附件都应该与数据分开。
    如果 XLS/XLSX 文件包含任何特殊控件(例如,嵌入在其中的组合筛选器或图像),则可能会出现意外错误。
  3. 不允许的字符
    待导入文件中的任何数据不应有包含在<script> </script>中的数据。
  4. 必填字段
    每个必填字段必须包含值。确保未将导入文件中的任何必填字段留为空白。例如,导入客户信息时,每个客户记录都必须包含客户名称。请注意,如果未映射必填字段,那么您将无法继续执行下一步。
  5. 复选框数据
    在导入过程中,确保从布尔值或复选框字段导入的数据所包含的值将会正确转换。
    从布尔字段和复选框字段导入的数据按如下所示进行转换:
    • 如果已选中复选框:True 或 1
    • 如果未选中复选框:False 或 0
  6. 下拉列表
    下拉列表中显示的所有数据值都必须存在于相应的 Zoho CRM 字段中。
    例如,如果您打算导入的客户信息包含行业类型下拉列表的值,那么在导入该客户信息之前,请确保源文件中的行业值已显示在下拉列表中。如果值不存在,则必须更改源文件中的值以匹配 Zoho CRM 现有的值,或者让管理员添加新值。
    如果值未添加到下拉列表中,数据仍可导入。在导入之后,如果您更改字段的值,那么无法将其更改回旧值,因为旧值不存在于列表中。
  7. 字段名称
    确保源文件中的第一行数据(记录)包含列标题或字段名,而不是实际的数据值。将新数据映射到 Zoho CRM 中的现有字段时,这些标题字段名值有助于识别数据。
  8. 导入文件中的空白行
    文件中出现超过 10 个空白行时,即表明达到文件的末尾。在导入时,空白行之后的数据将被忽略。请确保不要在数据行之间留下空白行。
  9. 文件大小
    根据您的 Zoho CRM 版本,确保文件大小未超过以下限制:
    CSV 文件 - 旗舰版 - 25 MB,高级版和标准版 - 10 MB,免费版 - 5 MB
    VCF 文件 - 5 MB(对于所有版本)。
  10. 外部字段
    CSV文件中出现的任何字段都可以与CRM模块中出现的外部字段映射。外部 ID字段只能通过API更新。

下表描述了每个模块及其 Zoho 定义的必填字段。请确保在导入时映射这些字段。每个模块中也可能有其他必填字段,但您可以随时定制这些字段并将它们标记为非必填字段。

模块
必填字段
模块
必填字段
线索
姓氏
服务支持 
服务支持来源
主题
状态
客户
客户名称
解决方案 
解决方案标题
联系人
姓氏
价格表
价格表名称
商机 
商机名称
日期
关闭日期
产品
产品名称
市场活动 
市场活动名称
供应商 
供应商名称
注意: 
  • 使用导入功能,不能将任务、通话、发货单、报价单、采购订单、预测、销售订单和模板导入到 Zoho CRM。
  • 但是,您可以从日历导入 ICS 格式的活动。

导入限制

如果导入文件为 XLS、XLSX 或 VCF 格式,则最多可以导入 5000 个记录/批。超过 5000 条的记录可使用 CSV 格式导入。查看有关导入限制的功能可用性表

导入数据到模块

导入您机构的用户拥有的(分配给这些用户的)所有记录,包括您拥有的记录。 

导入数据的步骤:

  1. 点击相应 [模块] 页签(例如,“线索”、“联系人”、“客户”等)。
  2. [模块] 主页中,点击导入 [记录]


  3. 点击浏览或拖放以上传文件。
    系统将会自动检测字符编码。


  4. 必要时,从下拉列表更改字符编码,并点击下一步


  5. 选择您想要将记录导入至的布局另请参阅使用页面布局
    如果未创建任何布局,记录将导入到标准布局中,并且用于选择布局的选项将不可用。
  6. 选择下列其中一个选项。
    • 作为新 [记录]添加:选择此选项会将导入文件中的所有记录导入至 Zoho CRM。
      从下拉列表中选择记录 ID电子邮件/记录名称。为了避免数据重复,您可以使用此附加选项跳过文件中那些与 Zoho CRM 中的现有记录匹配的记录。根据模块,您可以根据记录 ID、名称或电子邮件地址来过滤这些记录。


    • 仅更新现有 [记录]:选择此选项可仅更改现有记录。
      从下拉列表中选择记录 ID电子邮件/记录名称,以查找与导入文件中的记录匹配的现有记录。此选项帮助您过滤需要更新的现有记录。此外,您可以选择跳过更新记录中的空值。例如:假定 CRM 记录中的“行业”字段具有值“酒店”,但导入文件中的同一字段没有任何值。如果从该文件导入数据并选中跳过更新空值,那么空值将不会被覆盖,并且“行业”字段值将保持不变。这可以避免任何数据丢失的可能性。


    • 两者:此选项可以添加新记录,也可以更新现有记录中的更改。
      从下拉列表中选择记录 ID电子邮件/记录名称,以查找与导入文件中的记录匹配的现有记录。您可以使用此选项过滤需要更新的现有记录。还可以选择跳过将导入文件中的空值更新至 Zoho CRM 中的记录。
  7. 点击下一步
  8. 将导入文件中的字段映射至 Zoho CRM 中的相应字段。


    导入文件的前三个列中的数据将可用。系统将根据这些数据添加对应特定字段的格式。必要时可编辑此格式。
    • 如果您需要 CRM 帐户中尚未提供的自定义字段,请点击创建新字段
    • 要分别查看已映射和未映射至 Zoho CRM 字段的列,请点击已映射未映射
    • 要从头开始映射,请点击重置映射的字段链接。
      您目前为止已完成的所有映射都将被移除,您可以重新开始。
    • 您目前为止已完成的所有映射都将被移除,您可以重新开始。
      系统将识别与 CRM 字段匹配的列,并自动映射这些列。


    • 将鼠标悬停在字段上,并在“替换空值”文本框中输入字段值。
      有时导入文件中的字段没有值,如果该字段在CRM中被标记为必填,那么由于没有值,该记录将不会被导入。为了避免这种情况,您可以使用一个替代值来替换空字段。
      例如,您已经将文件中的姓氏字段与线索模块中的必填字段姓氏字段进行了映射。因此,如果没有字段值,则在导入过程中将跳过该记录。要避免这种情况,可以指定应该替换空的姓氏字段的值。
       
    • 将鼠标悬停在字段上,然后单击字段名旁边的添加(+)图标,用文件中的单个字段映射CRM中的多个字段。
      例如,如果账单地址发货地址相同,您可以将这两个CRM字段映射到文件中的适当字段。
    • 点击分配默认值页签,并选择具有适当默认字段值CRM字段。一旦指定了这些值,所有记录都将具有您默认指定的字段值。例如,您将一组记录导入到线索模块,您希望在该模块中定义适当的线索所有者标记所导入的记录。在分配默认值页签中,您可以从CRM中选择线索所有者和标签名称字段,并选择适当的字段值。默认情况下,该值将被添加到所有记录中。


  9. 点击下一步
  10. 选择基于分配规则分配所有者复选框,并从下拉列表中选择分配规则,或者单击创建分配规则,来创建新的分配规则。
  11. 点击触发自动化和流程管理,对新的及更新后的记录触发配置的自动化和流程。


  12. 从 分配跟进任务  下拉列表中选择一个任务,或点击创建工作流任务以创建一个新的任务。 
  13. 选中复选框以启用手动线索审批
    管理员将手动审批这些记录,然后分配给特定用户。此选项仅对“线索”、“联系人”、“服务支持”和自定义模块可用。 另请参阅审批记录


  14. 点击完成
    接下来将启动导入过程。
注意:
  • 当且仅当您要重新导入从 Zoho CRM 中导出的记录时,请从 查找现有使用字段 中选择 [模块 ID][模块 ID] 字段由 Zoho CRM 生成,因此对 Zoho CRM 而言是唯一的。因此,当您要导出一组 Zoho CRM 记录到电子表格时,对其进行一些修改并再次导入这些记录,选择该字段作为唯一性字段是最为理想的。在此情况下,当您选择 [模块 ID] 作为唯一字段并选择更新现有记录时,将会无缝更新匹配的记录。在任何其他情况下,选择 [模块 ID] 作为唯一字段可能会导致记录重复。
  • 唯一字段不区分大小写。即,如果导入文件中唯一字段的值为“ABC”,而现有记录中它为“abc”,那么 Zoho CRM 仍会将其识别为匹配项。
  • 导入过程一旦开始,就无法取消。
  • 手动审批选项仅在导入线索时可用。
  • 如果您在导入时选择了工作流任务,那么所选工作流任务中的通知被分配人选项将不适用。
  • 以下字段不能指定默认字段值:
    • 描述

    • 通话时长

    • 自动编号

    • 唯一字段

    • 公式字段

    • 多选查找

  • 为已经映射的字段分配默认值,将覆盖您已经完成的现有字段映射。

  • 只有在导入文件中少于10,000行的情况下,才会显示触发器自动化和流程管理选项。如果无法查看该选项,说明导入文件超过了10,000行。

  • 一旦记录被导入,自动化流程不一定完成。可能需要时间来完成自动化。

导入数据至子表单

您可以在CRM模块中导入子表单项。导入子表单通常比手动添加更方便。
 
例如,一家保险公司可能会将其保单持有人的家属的详细信息,如姓名、年龄、性别和与联系人的关系,存储在联系人模块的一个子表单中,以便于访问。

如要开始导入,请打开打算导入子表单的模块,点击导入子表单按钮,从电脑中选择包含子表单记录的文件。如果有,选择导入子表单的布局。然后您可以选择将记录作为新的子表单添加,或仅更新现有子表单,又或者两者兼有。然后选择应基于什么跳过记录。
    • 作为新子表单添加:选择此选项将导入文件中的记录作为模块中的新条目。为避免数据重复,可以选择跳过与现有记录重复的记录。
    • 仅更新现有的子表单:选择此选项,仅对现有记录进行更改。帮助您过滤需要更新的现有记录。
    • 两者:选择此选项,更新现有记录的变化,如有新纪录则添加新纪录。可以过滤需要更新的现有记录,也可以选择跳过更新导入文件中的空值。

最后一步是将导入文件中的列映射到Zoho CRM中的子表单字段。在字段映射过程中,父级ID字段是必要的,这样子表条目就会与正确的父级记录相关联。

子表单导入文件中的元素

将数值导入子表单之前,需要有如下格式的导入文件,标出了子表单导入文件需要具备的元素。


子表单字段:这些是包含要在子表单中填充的数据的列。导入文件必须包含子表单中被标记为必填的字段(如有)。
 
父ID:这是在父模块的唯一识别字段,用于区分每条记录。您可以选择模块中的任意唯一字段—或者如果数据是从CRM中导出的,则使用系统生成的Zoho CRM ID。

如何导入子表单

  1. 点击相应模块标签(比如线索,联系人,客户等等)。

  2. 在模块主页,从 创建联系人 下拉菜单中点击导入子表单


  3. 点击浏览或拖拽文件。




  4. 从下列选项中选择一个: 作为新子表单,仅更新现有的子表单,两者。

  5. 点击下一步

  6. 将导入文件中的字段与Zoho CRM子表单中的相应字段进行映射。


  7. 点击下一步。导入就开始了。

导入备注

很多时候,您可能需要同时针对大量记录编写备注。有时,相同备注需要与多条记录关联。您可以导入备注与相关联系人相关联,而不是将备注逐个添加至每个记录。

您可以使用 Zoho CRM 提供的 导入备注  功能来解决此问题。只需将现有记录导出到电子表格,在新列中添加备注并导入备注即可。

导入备注的步骤如下:

  1. 准备好电子表格(可从 CRM 导出或新建工作表)连同每个记录的备注。确保表格中有 备注标题  和 备注内容  列。除了这两个列之外,电子表格还必须具有一个列,此列对应所选模块的某个唯一字段(电子邮件、记录 ID 或任何其他唯一字段)。
  2. 在 Zoho CRM 帐户中,点击所需模块。
  3. 点击 [模块] 页签
    模块是指“线索”、“联系人”、“客户”等页签。


  4. [模块] 主页中,点击导入备注
  5. 浏览导入文件并上传该文件。
  6. 上传该文件后,点击下一步


  7. 将导入文件中的字段映射至 Zoho CRM 中的相应字段。
    导入文件的前三个列中的数据将可用。系统将根据这些数据添加对应特定字段的格式。必要时可编辑此格式。
    • 要分别查看已映射和未映射至 Zoho CRM 字段的列,请点击映射的未映射的
    • 选中重置映射的字段复选框可从头开始映射。
    • 点击应用自动映射链接,用匹配字段映射导入的列。
  8. 点击导入
    接下来将启动导入操作。可以在相应记录的详情页面中查看备注。

注意:
  1. 应在用户角色中启用以下权限以导入备注:
    对应 模块级别权限  下的 备注 创建权限。


  2. 在 角色 中针对相应父模块启用导入权限
    例如,如果某个用户具有 备注  创建权限但不具有线索的 导入 权限,他/她将无法为线索导入备注。

导入用户

管理员可以使用导入用户选项将用户导入至CRM,相关信息也可在导入时进行更新。详见导入用户


故障诊断提示


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