导入数据到模块

导入您机构的用户拥有的（分配给这些用户的）所有记录，包括您拥有的记录。 

导入数据的步骤：

1. 点击相应 [模块] 页签（例如，“线索”、“联系人”、“客户”等）。
2. 在 [模块] 主页中，点击导入 [记录]。
   
   
   
3. 点击浏览或拖放以上传文件。
   系统将会自动检测字符编码。
   
   
   
4. 必要时，从下拉列表更改字符编码，并点击下一步。
   
   
   
5. 选择您想要将记录导入至的布局。另请参阅使用页面布局
   如果未创建任何布局，记录将导入到标准布局中，并且用于选择布局的选项将不可用。
6. 选择下列其中一个选项。
   • 作为新 [记录]添加：选择此选项会将导入文件中的所有记录导入至 Zoho CRM。
     从下拉列表中选择记录 ID 或电子邮件/记录名称。为了避免数据重复，您可以使用此附加选项跳过文件中那些与 Zoho CRM 中的现有记录匹配的记录。根据模块，您可以根据记录 ID、名称或电子邮件地址来过滤这些记录。
     
     
     
   • 仅更新现有 [记录]：选择此选项可仅更改现有记录。
     从下拉列表中选择记录 ID 或电子邮件/记录名称，以查找与导入文件中的记录匹配的现有记录。此选项帮助您过滤需要更新的现有记录。此外，您可以选择跳过更新记录中的空值。例如：假定 CRM 记录中的“行业”字段具有值“酒店”，但导入文件中的同一字段没有任何值。如果从该文件导入数据并选中跳过更新空值，那么空值将不会被覆盖，并且“行业”字段值将保持不变。这可以避免任何数据丢失的可能性。
     
     
     
   • 两者：此选项可以添加新记录，也可以更新现有记录中的更改。
     从下拉列表中选择记录 ID 或电子邮件/记录名称，以查找与导入文件中的记录匹配的现有记录。您可以使用此选项过滤需要更新的现有记录。还可以选择跳过将导入文件中的空值更新至 Zoho CRM 中的记录。
7. 点击下一步。
   
8. 将导入文件中的字段映射至 Zoho CRM 中的相应字段。

   
   
   
   导入文件的前三个列中的数据将可用。系统将根据这些数据添加对应特定字段的格式。必要时可编辑此格式。
   • 如果您需要 CRM 帐户中尚未提供的自定义字段，请点击创建新字段。
   • 要分别查看已映射和未映射至 Zoho CRM 字段的列，请点击已映射和未映射。
   • 要从头开始映射，请点击重置映射的字段链接。
     您目前为止已完成的所有映射都将被移除，您可以重新开始。
   • 您目前为止已完成的所有映射都将被移除，您可以重新开始。
     系统将识别与 CRM 字段匹配的列，并自动映射这些列。
     
     
     
   • 将鼠标悬停在字段上，并在“替换空值”文本框中输入字段值。
     有时导入文件中的字段没有值，如果该字段在CRM中被标记为必填，那么由于没有值，该记录将不会被导入。为了避免这种情况，您可以使用一个替代值来替换空字段。
     例如，您已经将文件中的姓氏字段与线索模块中的必填字段姓氏字段进行了映射。因此，如果没有字段值，则在导入过程中将跳过该记录。要避免这种情况，可以指定应该替换空的姓氏字段的值。
      
   • 将鼠标悬停在字段上，然后单击字段名旁边的添加（+）图标，用文件中的单个字段映射CRM中的多个字段。
     例如，如果账单地址和发货地址相同，您可以将这两个CRM字段映射到文件中的适当字段。
   • 点击分配默认值页签，并选择具有适当默认字段值的CRM字段。一旦指定了这些值，所有记录都将具有您默认指定的字段值。例如，您将一组记录导入到线索模块，您希望在该模块中定义适当的线索所有者并标记所导入的记录。在分配默认值页签中，您可以从CRM中选择线索所有者和标签名称字段，并选择适当的字段值。默认情况下，该值将被添加到所有记录中。
     
     
     
9. 点击下一步。
10. 选择基于分配规则分配所有者复选框，并从下拉列表中选择分配规则，或者单击创建分配规则，来创建新的分配规则。
    
11. 点击触发自动化和流程管理，对新的及更新后的记录触发配置的自动化和流程。
    
    
    
    
12. 从 分配跟进任务  下拉列表中选择一个任务，或点击创建工作流任务以创建一个新的任务。 
    
13. 选中复选框以启用手动线索审批。
    管理员将手动审批这些记录，然后分配给特定用户。此选项仅对“线索”、“联系人”、“服务支持”和自定义模块可用。 另请参阅审批记录
    
    
    
14. 点击完成。
    接下来将启动导入过程。
    

导入数据至子表单

您可以在CRM模块中导入子表单项。导入子表单通常比手动添加更方便。

 

例如，一家保险公司可能会将其保单持有人的家属的详细信息，如姓名、年龄、性别和与联系人的关系，存储在联系人模块的一个子表单中，以便于访问。

如要开始导入，请打开打算导入子表单的模块，点击导入子表单按钮，从电脑中选择包含子表单记录的文件。如果有，选择导入子表单的布局。然后您可以选择将记录作为新的子表单添加，或仅更新现有子表单，又或者两者兼有。然后选择应基于什么跳过记录。

• 作为新子表单添加：选择此选项将导入文件中的记录作为模块中的新条目。为避免数据重复，可以选择跳过与现有记录重复的记录。
• 仅更新现有的子表单：选择此选项，仅对现有记录进行更改。帮助您过滤需要更新的现有记录。
  
• 两者：选择此选项，更新现有记录的变化，如有新纪录则添加新纪录。可以过滤需要更新的现有记录，也可以选择跳过更新导入文件中的空值。
  

最后一步是将导入文件中的列映射到Zoho CRM中的子表单字段。在字段映射过程中，父级ID字段是必要的，这样子表条目就会与正确的父级记录相关联。

子表单导入文件中的元素

将数值导入子表单之前，需要有如下格式的导入文件，标出了子表单导入文件需要具备的元素。

子表单字段：这些是包含要在子表单中填充的数据的列。导入文件必须包含子表单中被标记为必填的字段（如有）。

 

父ID：这是在父模块的唯一识别字段，用于区分每条记录。您可以选择模块中的任意唯一字段—或者如果数据是从CRM中导出的，则使用系统生成的Zoho CRM ID。

如何导入子表单

1. 点击相应模块标签（比如线索，联系人，客户等等）。
   

2. 在模块主页，从 创建联系人 下拉菜单中点击导入子表单。
   
   
   

3. 点击浏览或拖拽文件。
   

   
   
   
   
   

4. 从下列选项中选择一个： 作为新子表单，仅更新现有的子表单，或两者。
   
   

5. 点击下一步。

6. 将导入文件中的字段与Zoho CRM子表单中的相应字段进行映射。
   

   
   
   

7. 点击下一步。导入就开始了。

导入备注

很多时候，您可能需要同时针对大量记录编写备注。有时，相同备注需要与多条记录关联。您可以导入备注与相关联系人相关联，而不是将备注逐个添加至每个记录。

您可以使用 Zoho CRM 提供的 导入备注  功能来解决此问题。只需将现有记录导出到电子表格，在新列中添加备注并导入备注即可。

导入备注的步骤如下：

1. 准备好电子表格（可从 CRM 导出或新建工作表）连同每个记录的备注。确保表格中有 备注标题  和 备注内容  列。除了这两个列之外，电子表格还必须具有一个列，此列对应所选模块的某个唯一字段（电子邮件、记录 ID 或任何其他唯一字段）。
2. 在 Zoho CRM 帐户中，点击所需模块。
3. 点击 [模块] 页签。
   模块是指“线索”、“联系人”、“客户”等页签。
   
   
   
4. 在 [模块] 主页中，点击导入备注。
5. 浏览导入文件并上传该文件。
6. 上传该文件后，点击下一步。
   
   
   
7. 将导入文件中的字段映射至 Zoho CRM 中的相应字段。
   导入文件的前三个列中的数据将可用。系统将根据这些数据添加对应特定字段的格式。必要时可编辑此格式。
   • 要分别查看已映射和未映射至 Zoho CRM 字段的列，请点击映射的和未映射的。
   • 选中重置映射的字段复选框可从头开始映射。
   • 点击应用自动映射链接，用匹配字段映射导入的列。
8. 点击导入。
   接下来将启动导入操作。可以在相应记录的详情页面中查看备注。