使用验证规则

使用验证规则

对于CRM系统来说，最大的挑战是确保数据的有效性。如果数据难以维护，那么公司需要付出高昂成本：活动进展被拖慢、报告准确度下降、有很重要的活动需要处理时手动验证每条记录的细节，实在是很繁琐。

 验证规则可以通过找出错误数据（甚至在其进入 CRM 系统之前）来帮助您解决此问题。

验证规则的基本信息

  • 您可以通过Zoho CRM中的验证规则定义数据的准确性和有效性。即，通过验证规则定义哪些值不匹配。如果针对记录输入的字段值与该规则条件不匹配，那么 CRM 将发出提醒并无法保存该记录。
  • 在定义验证规则时，您可以选择是在满足特定条件时提醒，还是在不满足特定条件时提醒。例如 : 您想要折扣不大于15%，可以用两种方式定义验证规则:
    • 当条件不满足时提醒——当条件不满足，即输入的值大于15%时，用户将收到提醒。

    • 当条件满足时提醒——当输入的折扣金额满足指定条件，即超过15%时，用户将收到提醒。 

  • 提醒消息是可定制的。示例：您不希望交易折扣大于 15%。如果要在 CRM 中设置此验证规则，那么规则如下所示：
    • “如果折扣大于 15%，发出提醒。”


      显示的提醒信息：对不起，我们不提供大于15%的折扣。


  •  您可以通过根据特定条件自定义不同的提醒消息来进一步展开该规则。例如，印度折扣不应大于 15%，但英国折扣可达到 20%。此处可对折扣字段的条件创建分支并指定相应提醒消息。您可通过以下各节了解多种条件信息。
可用性
需要的权限
具有模块定制权限的用户可以创建验证规则。

创建验证规则

  1. 转至设置 > 定制 > 模块与字段。
  2. 选择您要为其创建规则的模块。
  3. 在[模块]页面，点击验证规则页签。
  4. 点击+创建验证规则。
  5. 在 创建验证规则 弹出窗口中，执行以下操作：
    • 选择布局（您要验证的字段属于该布局）。
    •  选择字段并定义启动该规则的主条件。
      例如，如果要验证折扣字段以禁用大于 15% 的折扣，那么主条件将是“折扣大于 15%”。

  6. 点击下一步。
  7. 在 验证规则编辑器 中，指定验证条件。
       

  8. 从下拉列表中选择一个 执行规则 。
  9. 在 验证规则 编辑器内，
     输入提醒信息 系统将对满足此条件的记录发出提醒。
    例如:  对不起，我们不提供大于15%的折扣。

    请注意，系统将对满足此条件的所有记录显示此消息。这意味着每当所创建交易的折扣大于 15% 时，系统发出此提醒。

  10. 如要创建多个条件，点击更多图标，点击编辑。
    例如，您可能根据区域制定了不同的折扣政策。假定在印度可提供的最大折扣为 15%，但在英国可提供的最大折扣为 20% 等等。可在验证规则中添加这些附加条件，并且根据需要定制提醒消息。

  11. 对于 要将规则应用于哪些记录？，请选择基于特定条件选择。
  12. 定义每个条件并指定相应提醒消息。
  13. 点击添加另一个选项以更改主字段的值，并根据需要配置不同的提示信息。
  14. 点击保存。



    现在，根据验证规则，分别选择“英国”和“印度”作为“地区”时，系统将显示不同的提醒信息。



注意
  1. 如果验证规则中使用的主字段或次要字段通过工作流、蓝图、API、导入或 Web 表单进行更新，那么优先考虑字段更新。这意味着，验证规则被字段更新覆盖。因此，CRM 将接受因为字段更新而输入的值，而不是验证规则。点击此处了解更多。
  2. 以下是验证规则中的条件数的拆分。
    1. 每个规则 10 个主条件
    2. 每个主条件 5 个子条件
    3. 每个子条件 5 个条件
  3. 验证规则是特定于布局的。这意味着，在单个模块（例如，线索）下，对于不同布局，可为同一字段配置不同验证规则。
  4. 验证规则是按它们的创建顺序执行的。
  5. 以下字段类型不支持验证规则：多选查找、多选列表、公式、自动编号和多行。
  6. 如果对同一字段创建了验证规则和蓝图验证，并且两个条件有所不同，那么蓝图将覆盖验证规则。即，只要该字段在流程中，那么蓝图验证是可接受的。如果记录退出流程，那么验证规则生效。
  7. 以下区域支持验证规则：
    1. 创建 (Web版)
    2. 快速创建 (Web版)
    3. 编辑 (Web版)
    4. 快速编辑 (Ajax - Web版)
    5. API
    6. 复制定制
    7. Sandbox（沙盒）
  8. 如果通过 Web 表单生成的记录满足验证规则条件，那么系统将提交这些记录以对其进行手动审批。
  9. 对于现有规则，如果要指定在条件满足或不满足时是否发出提醒，可以简单地编辑规则并在 执行规则 下选择当符合条件时或当不符合条件时。

示例场景

下面还有几个可在其中配置验证规则的日常示例场景。

  1. 如果电话号码字段未包含 11 位数字，请发出提醒。
       


  2. 如果传真字段字符数不是五位，请发出提醒。


  3. 特殊情况下，旅游公司需要了解游客的年龄。小于18 岁或大于55 岁的游客不能参与探险旅行。所以，在此情况下，验证规则可以为 如果年龄不在 18 到 55 之间，那么发出提醒。



  4. 软件公司提供现场产品培训服务。如果客户请求现场培训，那么他们至少应该购买10 个用户许可。否则培训请求不予接受。
    针对此情况，可创建验证该规则。如果选择培训需求作为条件，用户许可证数小于 10，那么发出提醒 - 对不起，我们提供培训的条件是至少有10个用户许可证。根据所选产品，此条件可进一步展开。
    • 如果产品为 A - 10 个用户
    • 如果产品为 B - 20 个用户
    • 如果产品为 C - 30 个用户左右。





  5. 如果“线索来源”为Chat，但 Skype ID字段为{空}，那么发出提醒。
       

删除验证规则

删除验证规则时，规则及关联的提醒消息都会被删除。当您想要删除与验证规则相关联的字段时，系统将提示您先删除规则，然后才能删除该字段。

删除验证规则的步骤 ：

  1. 转至设置 > 定制 > 模块与字段。
  2. 选择您要为其删除规则的模块。
  3. 在[模块] 页面，点击验证规则页签。
  4. 指向您要删除的规则，然后点击 回收站 图标并确认操作。



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