管理列表视图

管理列表视图


列表视图基于一组定义的条件对记录进行分组。 列表视图有利于依据您的业务要求显示客户的特定数据。 例如，您可能想要了解上周创建的线索进展如何，审查逾期任务，或者过滤大型交易。 处理这些场景的最佳方式就是使用列表视图过滤记录。 您也可以使用列表视图更改记录所有者、批量删除记录和群发邮件。

Zoho CRM提供了您的机构中所有用户可使用的条件列表视图集合。 此外，您也可以创建列表视图并与机构中的同事共享。

  • 条件列表视图： 您可以修改条件视图并对列表中列的顺序进行排序。 但是不可以删除这些列表视图。
  • 自定义列表视图： 您可以创建、修改和删除自定义视图，也可以对列表中列的顺序进行排序。


列表视图分为以下几类:

  • 收藏 - 将显示已收藏的视图。
  • 由我创建的 - 将显示您（用户）创建的自定义视图。
  • 共享给我的 - 将显示任何用户与您共享的自定义视图。
  • 公共视图 - 将显示CRM账户中每个用户都可以访问的视图。
  • 其他用户视图 - 将显示CRM帐户中其他用户创建的自定义视图，这些视图不属于上述类别。只有管理员才能看到其他用户创建的视图。


条件列表视图

条件列表视图是一些预先定义的列表视图集，可供机构中所有用户使用。您可以基于需求修改条件视图，或者对列表进行排序。条件列表视图不可以删除，您可以在模块主页选择一个列表视图并查看。条件列表视图包括： 所有记录、我的记录、最近创建记录、最近修改记录、最近查看记录等。

创建自定义列表视图


您可以按照要求定义条件创建自定义列表视图。 用户创建的自定义视图将在由我创建下列出。

可用性
需要的权限
具有管理自定义视图权限的用户可以使用此功能。

创建自定义视图的步骤：
  1. 点击 [模块]  选项卡。（例如线索、联系人、客户等）。
  2. 在 [模块]主页 页面，点击列表视图下拉列表。
  3. 点击新建自定义视图。


  4. 在 新建视图 页面，进行下列操作：
    • 输入自定义视图名称。
    • 如有需要设置为星标（收藏）。
      已收藏的自定义列表视图将在下拉列表前端列出。
    • 指定条件以过滤记录。
      标签也可以作为筛选记录的条件的一部分。

    • 选择视图模式中要显示的列。
    • 选择可以查看此视图的用户。


  5. 点击保存。

指定列表视图条件


下表列出了针对某些类型字段的条件选项：

字段类型
条件选项
字符串字段例如：
  • 名
  • 手机
  • 邮箱
  • 网站
  • 行业
  • 职务
  • 创建者
  • Skype ID
  • 电话
  • 称谓
  • 公司
  • 省
  • 是
  • 不是
  • 包含
  • 不包含
  • 开始字符
  • 结束字符
  • 为空
  • 不为空
数字字段例如：
  • 年龄
  • 百分比
  • 访问天数
  • 货币
  • 小数
  • 评分
  • =
  • !=
  • <
  • <=
  • >
  • >=
  • 在...之间
  • 不在...之间
  • 为空
  • 不为空
日期 & 日期时间字段例如：
  • 创建时间
  • 修改时间
  • 我的日期
  • 关闭日期
  • 是
  • 不是
  • 之前
  • 之后
  • 在...之间
  • 不在...之间
  • 今天
  • 明天
  • 明天及之后
  • 昨天
  • 截至昨天
  • 上个月
  • 本月
  • 下个月
  • 上周
  • 本周
  • 下周
  • 为空
  • 不为空
  • 持续天数
  • 几天后到期
布尔字段例如：
  • 选择退出邮件
  • 有效
  • 真
  • 假

注意
  1. 您可以添加最多 25 个条件。
  2. 指定数字时不用逗号。例如，指定 15,000 为 15000。
  3. 如果选择了 无 选项，将不会创建自定义视图。
  4. 持续时间选项对于日期和日期时间字段非常有用。 它可以用于过滤记录，例如过去 15 天内创建的线索、过去 10 天内关闭的商机或过去5天续订的用户。
  5. 几天后到期是让您根据特定到期天数为日期和日期时间字段设置条件的选项。 例如，如果您希望过滤将在6天后按计划关闭的商机，您可以在商机模块中创建自定义视图，使用条件“关闭日期”“几天后到期 = 6”。
  6. 全名是名字和姓氏的组合。在线索和联系人模块列表视图中，全名将分别显示为线索名称和联系人名称。
  7. 选择列表视图列。

在 选择列 部分，从可用列列表框中选择将在列表视图中显示的列。 选择列后，您可以更改列的顺序或从选中列列表框中移除不必要的列。


注意
  1. 最好选择少于 10 列，避免不必要的水平滚动。

设置列表视图的权限


在 可访问性详情 部分，定义用户查看自定义列表的权限。 以下是可用的选项：

  • 允许所有用户查看此自定义视图。
  • 仅对我显示此自定义视图。
  • 允许下列用户查看此自定义视图。

选择自定义列表视图中的所有记录


您可以在Zoho CRM 中一键选中某个自定义视图的所有记录。

假设您想要更改展销会线索视图中所有记录的所有者。这个视图中有 20000 条以上的线索，在每一页选中所有记录再切换至下一页是很麻烦的。

在这种情况下，点击在这个视图中选择所有记录，20000 个线索会被一次性选中，您就可以一键更改所有记录的所有者了。

在自定义视图中选择所有记录的步骤：

  1. 转到所需模块。
  2. 选择所需的自定义列表视图。
  3. 在第一页上勾选全选。
  4. 点击随即出现的在这个视图中选择所有记录。


    该列表视图中的所有记录将被选中。
该自定义列表视图中的所有记录被选中后，您可以对这些线索进行批量操作。
  1. 批量更新
  2. 更改所有者
  3. 删除

在您应用了批量更新/更改所有者/删除操作后，屏幕右下角会显示更新状态。



注意
  1. 选择此视图中所有[记录] 链接仅在 Zoho CRM 旗舰版和超级版中可用。
  2. 选择此视图中所有[记录] 链接在两种情况下不会出现：
    1. 自定义列表视图的记录超过50000条。
    2. 已经有批量列表视图更新在进行中
  3. 假设您为选中的模块设置了工作流规则，其中批量更新/更改所有者/删除操作作为关联的触发点或操作。 比如规定无论何时“展销会线索被 删除，发送邮件至销售经理。” 在这种情况下，工作流规则会在选中记录总数少于1000时执行。 如果列表视图中选中的记录超过1000条， 则不会执行工作流规则。

编辑条件模式


自定义列表视图中的条件模式编辑器帮助您使用和 / 或等简单的逻辑运算符定义高级过滤器。

可用性
需要的权限
具有访问自定义列表视图权限的用户可以使用此功能。

注意
  1. 一个列表视图最多可以指定25个条件。

编辑条件模式的步骤：

  1. 点击模块选项卡。
  2. 从下拉列表中选择 列表视图。
  3. 点击编辑。

  4. 在 编辑视图 页面，查看您的现有条件，点击编辑模式链接。
  5. 在 模式编辑器 中，修改过滤器然后点击保存链接。
  6. 保存修改后的自定义视图。

示例：
您想要过滤在郑州或北京注册，来源为广告或者合作伙伴研讨会，行业为大型企业的线索。

线索来源“广告或合作伙伴研讨会”和城市“郑州或北京”，行业为“大企业”。

您可以指定条件实现这一操作：


条件匹配可以自动设置为：

条件匹配与要求不匹配，您可以将其编辑为：

您可以使用以下字符进行编辑：
  1.  ( )圆括号
  2.  和 / 或 运算符
  3. 条件行数
需要记住的点
  1. 更改模式框打开时，您不可在 指定条件 部分下方添加或删除条件行。
  2. 如果您不指定括号，运算符优先级不会纳入考虑范围。 例如，如果您将条件指定为 1 or 2 and 3,，则其将作为 ((1 or 2) and 3)得到考虑
  3. 您可以更改条件行的and 或 or，它将在下方的编辑器中得到更新。
  4. 您可以更改模式中的and 或 or 条件，它将在上文各行中得到更新。
  5. 如果您指定 1 and 2 并保存，在编辑视图时，模式将显示为(1 and 2)。 对(1 and 2) or 3 而言，模式将显示为 ( (1 and 2) or 3 )
  6. 如果您在编辑器中添加更多行，并逐一删除，则模式中将显示额外的括号。 例如添加了 5 行而您删除了第 4 行，则会显示为( ( ( ( 1 and 2 ) or 3) )or 4 )，如果第 3 行再被删除，则会显示为 ( ( ( ( 1 and 2 ) ) ) or 3 )。 如果第一行被删除，则其将显示为 ( ( ( ( 1 ) ) ) or 2 )。 但是，在保存条件后，其将变为 ( 1 or 2 )。 如果最后一项条件被删除，则 ( ( ( 1 and 2 ) and 3 ) ) 会出现。
  7. 请确保您未使用下列内容，因为它们是无效的： ()、(and)、 (or)
  8. 如果括号不匹配，则将被处理为无效。
  9. 如果模式中给出的行数和数字不匹配，以及指定的模式中有任何数字丢失，则会出现错误消息。
  10. 自定义视图中的保存和取消按钮将在编辑条件模式时隐藏。
  11. 如果最后的括号丢失，则条件模式编辑器及其视图模式中将会出现差异。
    编辑器中的您的条件模式
    视图模式中的您的条件模式
    ( 1 and 2 ) or ( 3 and 4 )
    (( 1 and 2 ) or ( 3 and 4 ))
    1 and 2 and 3 and 4
    (1 and 2 and 3 and 4 )
    ( 1 or 2 ) and ( 3 or 4 )
    ( ( 1 or 2 ) and ( 3 or 4 ) )

重要提醒
  1. 编辑模式时无法在指定条件部分添加或删除条件。
  2. 如果未指定括号，将不考虑运算优先级。例如，您指定条件为1或2与3，将被视为 ((1 或 2) 与 3)。
  3. 您可以在条件行修改“与”或者“或”，所作修改将在下方模式编辑器中同步更新。
  4. 您可以在模式编辑器中修改“与”或者“或”，所作修改将在上方条件行中同步更新。
  5. 如果您指定条件1与2并保存，在编辑模式视图中将显示（1和2）.
  6. 如果您在编辑器中添加更多行，并逐一删除，则模式中将显示多余的括号。例如添加了 5 行而您删除了第 4 行，则会显示为( ( ( ( 1 和 2 ) 或 3) )或 4 )，如果第 3 行再被删除，则会显示为 ( ( ( ( 1 和 2 ) ) ) 或 3 )。 如果第一行被删除，则显示为 ( ( ( ( 1 ) ) ) 或 2 )。 但是，在保存条件后，将变为 ( 1或 2 )。 如果最后一个条件被删除，则显示( ( ( 1 和 2 ) 与 3 ) ) 。
  7. 请确保您未使用下列无效内容：（），（和），（或）。
  8. 括号不匹配将被视为无效。
  9. 如果行数和给出的数字不匹配，或者有遗漏数字，您将收到提示：样式符号不匹配。
  10. 编辑条件模式时，自定义视图中保存和取消按钮不可用。
  11. 如果最后的括号丢失，条件模式编辑器和视图模式就会有所区别。
    编辑器中的条件模式
    视图模式中的条件模式
    ( 1 和 2 ) 或 ( 3 和 4 )
    (( 1 和 2 ) 或 ( 3 和 4 ))
    1 和 2 和 3 和 4
    (1 和 2 和 3 和 4 )
    ( 1 或 2 ) 和 ( 3 或 4 )
    ( ( 1 或 2 ) 和 ( 3 或 4 ) )

使用条件中的最近操作时间

除了编辑记录以外，与记录相关的还有许多其它活动。例如，添加备注、关闭任务、发送邮件等。此类活动的上次更新时间在各个记录中作为最近更新时间： 时间（仅在线索、客户、联系人和商机模块中）。 这一字段中的信息可以用在列表视图条件中，用于过滤特定时间段内无活动的记录或有最近活动的记录。


注意
  1. 此选项仅在支持线索、客户、联系人、商机和自定义模块可用。
  2. 列表视图条件下方的上次活动时间和记录详细信息页面中的上次更新时间是一样的。
  3. 您仅可将此条件用于自定义列表视图。
可用性
需要的权限
具有访问自定义列表视图权限的用户可以使用此功能。
被记录为最后操作时间的活动和更新：
  • 编辑记录中的字段
  • 添加 &更新活动，即任务、会议、通话
  • 发送邮件给线索和联系人
  • 添加&编辑备注
  • 在客户下添加商机&联系人
  • 更改记录所有者
  • 添加和删除记录
    （不包括删除父记录相关的记录。）
  • 关闭任务
    （不适用于到期自动转入已关闭的任务）
  • 删除和恢复记录（单独或批量）。
  • 批量操作，例如批量更新、批量传输等。
    （批量删除选项除外。）

不会被记录为最后操作时间的活动和更新：

  • 编辑客户下的联系人或商机不会在客户下列出。
  • 删除记录下的相关列表。


如要在条件中使用最后操作时间：

  1. 点击线索、客户、联系人或商机模块。
  2. 从下拉列表中选择 列表视图 并点击编辑链接。
    您仅可为自定义列表视图指定条件。
  3. 在 编辑视图 页面 指定条件 下，从下拉列表中选择最近操作时间。
  4. 指定条件。
  5. 点击保存。

复制自定义列表视图


您创建的自定义视图可以复制，并且可以创建类似的列表视图。默认视图不可复制或删除。

复制自定义列表视图的步骤：

  1. 点击 [模块]  选项卡。（例如 线索、联系人、客户等）
  2. 在 [模块] 主页 页面，选择您想要复制的列表视图。
  3. 点击编辑链接。
  4. 点击复制。

  5. 在 复制视图 页面，可进行以下操作：
    • 输入自定义视图名称。
    • 选择视图模式中要显示的列。
    • 选择可以查看此视图的用户。
    • 指定所需条件。
  6. 点击保存。

编辑条件列表视图

如您想要在列表视图中添加或删除列，您可以选择编辑默认提供的列表视图。
您可以编辑 Zoho CRM 中提供的条件列表视图从而在列表视图中添加或移除列。 您不能编辑条件或重命名预定义的列表视图。
编辑条件列表视图的步骤：
  1. 点击 [模块] 选项卡。 （例如线索、联系人、客户等）
  2. 在 [模块]主页 页面，选择您想要编辑的列表视图。


  3. 点击编辑图标。
  4. 在 编辑视图 页面，从可选的列表框选择并移动字段至选择的列表框。
    选择列后，您可以更改列的顺序或从选择的列表框中移除不必要的列。
  5. 点击保存。

为列表视图中的记录排序


列表视图中的记录可以按升序或降序排列。

对记录排序的步骤：

  1. 点击 [模块] 选项卡。 （例如线索、联系人、客户等）
  2. 在 [模块]主页 页面，选择您想要查看的列表视图。
  3. 点击 列标题 ，选择升序或降序选项对记录进行排序。


删除自定义列表视图


若有需要，您可以删除创建的自定义视图。请注意，预定义列表视图不可删除。

删除自定义列表视图的步骤：

  1. 点击 [模块] 选项卡。 （例如线索、联系人、客户等）。
  2. 在 [模块]主页 页面，选择您想要删除的列表视图。

  3. 点击编辑链接。
  4. 点击删除。

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