管理邮件合并模板

管理邮件合并模板

邮件合并功能帮助您简化重复性工作，创建个性化文档（表单、信件、地址标签、信封等）。您可以创建包含变量（合并字段）的邮件合并模板。通过使用该模板，您可以合并来自 Zoho CRM 的数据，并创建包含准确变量值的合并文档。

假定您需要向大量线索发送个性化信件，或者必须为服务级协议或其他法律文档创建模板。在这种情况下，您不用在信中手动输入每个线索细节使其个性化，相反，您可以简单地使用线索模块的合并字段创建一个模板，然后合并数据，获得所有的个性化信件。

您可以使用两种方法来创建邮件合并模板：

  1. 从头开始创建模板。
  2. 从预设模板列表中选择任意模板。
注
  1. 邮件合并模板可用于高级版、旗舰版和超级版。
  2. 开始创建模板之前，请确保允许浏览器弹出窗口。

邮件合并限制与购买

可通过针对记录的邮件合并操作和打印预览操作（在使用邮件合并模板时应用）执行的合并数量为：
  1. 高级版、旗舰版和超级版用户在默认情况下可执行 1000 次合并（每个机构每月）。
这意味着，如果您在某个月的 20 日订阅上述 CRM 版本，那么在下个月的 20 日之前，您将可以执行 1000 次合并。
在线采购
如果您需要的合并次数超过默认合并次数，您可按以下价格采购：每次合并0.35元。对于在线采购，您可转至 Zoho Writer 帐户的用户面板，点击合并限制，然后点击“购买附加信用点数限制”。


可采购的最小合并次数为 500，最大合并次数为 4000。 
对于所有版本，每天限制将为 1000 次合并。也就是说，如果您是高级版用户并且购买了2000 次合并，那么一天内允许您进行 1000 次合并。 
  1. 如果您所需数目超过每机构每月 4000 次合并，请通过以下电子邮箱联系我们：
     support-crm@zohocorp.com.cn。 
以上限制从 2020 年 11 月 1 日开始生效。

创建邮件合并模板

Zoho Writer 是一款在线文字处理器，可让您在线创建和共享文档。您可以在 Zoho Writer 中创建邮件合并模板，并使用 CRM 数据（“线索”、“客户”、“联系人”和“商机”）来创建邮件合并文档。

要在 Zoho Writer 中创建模板：

  1. 转至设置 > 定制 > 模板 > 邮件合并。
  2. 点击 + 新模板。
  3. 在 创建新模板 弹出窗口中，指定以下详情：

    • 选择要为其创建模板的模块。
      模板中的合并字段将基于您选择的模块。您可以为系统生成的模块以及自定义模块创建邮件合并模板。
    • 输入模板名称。
    • 从下拉列表中选择文件夹。模板将储存在您选择的文件夹中。
    • 输入模板的描述。
  4. 详情创建。
    系统会将您重定向至 邮件合并模板库，您可在其中继续通过两种方式创建模板。

I. 从头开始创建邮件合并模板

从头开始构建邮件合并模板使模板创建变得更容易。您在以上步骤中选择的模块中的合并字段将显示在“插入字段”部分下。您只需点击要添加至新模板的必需字段。

要从头开始创建模板，请执行以下操作：

  1. 从 邮件合并模板库 中选择空白模板。
    文档将在 Zoho Writer 中打开。
  2. 从 管理字段 部分中选择合并字段。
  3. 点击完成。


II.通过预先设计的模板创建模板

创建模板的另一方法是从模板库中选择模板。此库显示各种类别（例如，简历、海报、邀请函、信件、封面以及创意写作）的预先设计模板。可根据您的业务需要从中选择模板。

要从该库创建模板，请执行以下操作：

  1. 从 邮件合并模板库 中选择模板。
  2. 点击选择。
    文档将在 Zoho Writer 中打开。
  3. 从 管理字段 部分中选择合并字段。
    字段将插入到 Writer 模板的指定位置。
  4. 点击完成。


在模板中添加子表单

某些业务需要添加子表单，例如，子表单包含主要产品的附加信息，例如，保修、保修细节或购买的附件等。您可以在模板中添加子表单并将其发送给客户，无需手动添加信息。选择相应的子表单合并字段，这些字段将自动添加至模板。
要了解有关子表单的更多信息，请点击此处。

要在模板中添加子表单，请执行以下操作：

  1. 在 Zoho Writer 文档中转至插入动态表。
  2. 选择您要在模板中添加的子表单。
    系统将显示弹出窗口以显示子表单中的字段列表。
  3. 选择您想要在模板中添加的字段。
  4. 点击全部选中以同时选中所有字段。
  5. 点击插入。



注
  1. 模板的一个子表单，可添加最多 10 个字段。

在模板中添加相关列表

有时您想要添加模块相关列表中的信息，例如，公开活动/公开市场活动，或者模板中的相关列表字段（例如，产品代码、凭证编号等）。因此，您可直接选择所需的相关列表合并字段（它们将自动添加到模板中），无需手动添加。添加至模板的每个相关列表项将以动态表的形式显示。

以下是可添加至模板的相关列表项的一些示例：

  • 您可为“客户”模块创建模板，并可通过从相关列表中选择“联系人”模板来添加与任意特定客户相关联的联系人列表。
  • 您可为“联系人”模块创建模板，并可通过从相关列表中选择“公开活动”来添加每个联系人的公开活动列表。
  • 您可为“商机”模块创建模板，并直接通过从相关列表项中选择“产品”模块来插入每个商机的关联产品。

要向模板添加相关列表模块，请执行以下操作：

  1. 在 Zoho Writer 文档中转至插入动态表。
  2. 选择相关列表 模块，然后点击箭头。
  3. 选择您要在模板中添加的 字段。
  4. 点击插入。



注
  1. 在模板中，每个相关列表项将作为独立的表插入。
  2. 在每个相关列表项下，您可选择最多 10 个字段。
  3. 在每个模板中，您可添加最多 3 个动态表（子表单和相关列表）。
  4. 合并后，该文档中只会获取并显示前 100 个相关列表项。

整理邮件合并模板

针对不同业务需求创建大量模板后，最好将这些模板归类于相应文件夹中，便于使用。在下一节中，我们将讨论机构模板的问题。

预览模板

您可以在模板列表页面预览您创建的模板，通过预览，您可以更仔细浏览最终模板。

对模板进行排序和搜索

您可以对模板进行重新排序，即，将它们放置在列表顶部以便于访问。默认情况下，模板按修改时间排序。最新创建或修改的模板列示在顶部。

无需浏览所有模板，您可以通过两种方式搜索所需模板：

  • 可通过搜索栏输入模板名称来进行搜索。
  • 可使用木块过滤器，选择查看与某个模块相关的模板。

复制模板

有时，可能需要稍微修改现有模板内容，之后再发送给客户。 无需从头创建全新模板，您可以复制旧模板，进行必要更改然后发送。在“预览”部分中，您可选择模板并点击“复制”按钮以复制现有模板。


收藏模板

您可能想为常用模板设置标记，方便区分，为此，您可点击模板名称前的星号进行收藏。


移动或删除模板

当您不想再使用某个模板，可直接选择该模板并点击删除按钮。


当您想要与他人共享模板时，您可以将模板从一个文件夹移动到另一个文件夹并分享。 选择模板并点击移动至文件夹按钮，再从下拉列表中选择合适的文件夹来共享。 如有需要，您也可以新建文件夹并移动模板。


创建模板文件夹

通过新建文件夹，您可以将类似的模板分组归类。通过分组，轻松管理不同的邮件合并模板。

要创建模板文件夹，请执行以下操作：

  1. 创建新模板。
  2. 点击保存。
  3. 保存模板时，您会收到保存模板至文件夹的提示。如需创建文件夹，请点击+ 新建文件夹。
  4. 输入文件夹名称及您要与其共享该文件夹的对象。
    您可以选择将其与所有用户、指定用户共享，或仅可由您查看。


  5. 新文件夹将创建，模板将自动添加至该文件夹。

导入 MS Word 模板

也可以在 Microsoft Word 中创建邮件合并模板，并且可在 Zoho CRM 中导入这些模板。要使用此功能，您需要购买用于 Microsoft Office 的 Zoho CRM 插件。请注意，对于合并数据，此功能仅在 Internet Explorer 6 及更高版本中受支持。另请参阅 Zoho CRM 的 MS Office 插件。
这里是示例模板。

要导入 MS Word 模板，请执行以下操作：

  1. 转至设置 > 定制 > 模板 > 邮件合并模板。
  2. 在 邮件合并模板 页面中，点击导入模板。
  3. 在 导入模板 窗口中，指定以下详情：

    • 点击选择文件以选择要导入的 Microsoft Word 文件。
    • 输入模板的描述。
    • 从下拉列表中选择文件夹。模板将储存在您选择的文件夹中。
    • 选择要为其创建模板的模块。
      模板中的合并字段将基于您选择的模块。
  4. 点击导入。

通过电子邮件发送邮件合并文档

创建邮件合并模板并将其保存在 Zoho CRM 中后，可以将文档与 CRM 记录合并，并随时通过电子邮件将它们发送给客户。通过电子邮件发送已合并文档，必须指定以下信息：

  • 发件地址/回复到：对于“发件地址/回复到”电子邮件字段，您可以灵活地选择不同电子邮件地址。也就是说，您可从个人电子邮件 ID 发送邮件，而将回复发送给机构邮箱。只需在“发件地址/回复到”电子邮件字段中选择相应电子邮件 ID。您可从以下选项中选择：
    • 客户电子邮件地址
    • 机构电子邮件地址
    • 记录所有者的电子邮件地址
  • 电子邮件字段：选择要将邮件合并文档发送至的电子邮件 ID - 此人员的主要或次要地址、关联 CRM 用户的电子邮件以及任何其他自定义电子邮件字段。
  • 主题：输入电子邮件的主题。
  • 电子邮件发送方式：您可选择将邮件合并文档以正文内容发送，也可作为附件发送。
    • 正文：模板内容将包含在电子邮件正文中。
    • 附件：邮件合并文档将作为附件发送。您可选择以 PDF 或 MS Word 文件形式发送附件。
  • 附件名称：如果您选择以附件形式发送电子邮件，请输入附件名称。
    • 勾选设置密码并在文本框中输入密码以保护附件。
  • 消息：输入要发送给收件人的消息。它将显示在电子邮件的主体部分中。
  • 其他附件：如果有其他附件需要发送，您可浏览所需附件，并在这里附上。添加附件有两种方式：
    • 通用附件 - 此处您从设备或 Zoho Docs 添加的附件对于所有收件人都是一样的。

    • 独有附件 - 此处您添加的附件对于每个收件人都是独有的。添加独有附件有两种方式。


      • 包含附件 URL 的字段 - 如果文件的 URL 存在于 Zoho CRM 的某个字段中，那么您可选择相应字段，该文件将添加为附件。


      • 包含附件的文件夹 - 您可以Zoho Docs 的文件夹中附加文件。假设您在 Zoho Docs 中有一个名为 Zylker-Invoice 的文件夹，该文件夹包含文件名与联系人的名字相同的所有发货单副本。您可选择将相应文件映射至下拉列表中的联系人。在此情况下，选择文件名的起始字符为并在“被映射到字段”下拉列表中选择名字。


要通过电子邮件发送邮件合并文档，请执行以下操作：

  1. 转至所需模块（线索/联系人/客户/商机/自定义模块）。
  2. 选择记录。
    如果要将该文档发送给一批客户，请在 模块列表视图 中选择所需记录。
  3. 点击 更多操作 图标，然后点击邮件合并。
  4. 在 邮件合并 弹出窗口中，选择所需文档并点击合并。




    您将被重定向至 Zoho Writer 中的模板。如有需要，您可编辑该模板。
  5. 在左侧的选择输出分栏中，选择合并和通过电子邮件发送并点击继续。


  6. 在“邮件合并文档”弹出窗口中，执行以下操作：
    • 选择发件地址。
    • 选择收件人地址。
    • 输入电子邮件的主题。
    • 选择电子邮件发送方式。
    • 输入附件名称。
    • 勾选设置密码以打开文档。
    • 输入消息。

    • 必要时，添加其他附件。
  7. 点击发送。
    已合并的文档将发送至选择的电子邮件 ID。

注
  1. 每天您可从 CRM 机构帐户发送最多 1000 封合并电子邮件。 
  2. 您可以通过点击 + 图标插入相应合并字段。

跟踪已发送合并邮件

通过电子邮件发送邮件合并文档后，可在关联记录（线索、联系人等等）的电子邮件相关列表下进行跟踪。您可查看此相关列表以了解已发送至特定线索/联系人的电子邮件列表及其状态。邮件合并电子邮件也会显示在此相关列表下。

要查看“电子邮件”相关列表，请执行以下操作：

  1. 转至相应模块，例如，线索。
  2. 点击所涉及记录。
  3. 下滚至“电子邮件”相关列表。
  4. 确保选择“发送自 CRM 的电子邮件”。
  5. 您会发现电子邮件列表、源类型及状态。

查看邮件合并日志

通过使用“邮件合并日志”，您可随时跟踪已发送邮件合并文档的状态。这些日志将给出详情，例如，正在进行的“工作”、电子邮件的发送者、文档版本等等。

要查看邮件合并日志，请执行以下操作：

  1. 转至 Zoho Writer 中的邮件合并文档/模板。
  2. 点击自动化
  3. 点击 完成 部分下的查看日志。

    点击“过滤”以根据模板状态（例如，进行中、已完成 和 失败 ）对模板排序。


“电子邮件相关列表”与“邮件合并日志”下的跟踪邮件合并模板状态有什么不同？

在记录详情页面中的“电子邮件相关列表”下，您会见到与该 特定记录 相关联的所有已发送电子邮件的状态和详情。他们可以是分别发送的电子邮件、批量邮件、工作流或邮件合并模板。例如，您可在“电子邮件相关列表”下见到发送给 James 的所有电子邮件。发送给他的邮件合并模板也会列示在此处，您可跟踪它们的状态。

在邮件合并日志中，您会见到发送给某人或多人的特定邮件合并模板的状态。例如，您向 5 个人发送了名为服务级别协议的模板。“邮件合并日志”将显示该特定模板的状态及其相对于每个收件人的交付状态。

  • 电子邮件相关列表是基于收件人的。
  • 邮件合并日志是基于模板的。