邮件透视

邮件透视

至今为止,邮件仍是与任何机构与客户沟通的主要方式。如果您通过 CRM 向若干客户发送电子邮件,要跟踪每位客户的动向很困难。该客户是否打开了邮件?是否点击了邮件中包含的链接?如果客户未打开电子邮件,会是什么原因?

这类问题可帮助您确定工作方向是否正确,还能够进一步规划邮件发送工作。

您可轻松地通过 Zoho CRM 中的邮件透视获取这些信息。您可执行以下操作:

  • 使用邮件状态来过滤记录
  • 收集邮件分析结果
  • 跟踪邮件模板效果
启用电子邮件可视化

可用性
所需权限:
具有管理员的用户可以访问此功能。


备注
在标准版的“邮件状态”下,高级过滤器的选项受限。

要启用电子邮件可视化,请执行以下操作:

  1. 在 Zoho CRM 帐户中,转至设置 > 沟通渠道 > 电子邮件 > 电子邮件智能
  2. 在 邮件透视 页面中,启用邮件透视功能。


注意:
  • 默认情况下,邮件透视处于启用状态。
  • 仅捕获100天的邮件透视结果。
  • 不追踪发给多个收件人的透视结果。同时适用于“收件人”和“抄送”字段。


查看电子邮件状态

可在每个线索联系人商机的 电子邮件 分栏下查看各个电子邮件的状态。

要查看邮件状态,请执行以下操作:

  1. 转至所需模块。
  2. 点击要查看相应邮件状态的记录。
  3. 在 记录的详细信息 页面中,向下滚动至 电子邮件 分栏。
    发送电子邮件后,状态栏将显示以下四个状态消息中的任何一个。
    • 已发送 - 邮件已发送给收件人。
    • 已退信 - 邮件无法发送给收件人。
    • 已打开 - 客户已看到并打开了邮件。
      点击 已打开 状态时,将出现一个信息框,其中显示有关客户打开电子邮件的以下详细信息。
      • 客户打开该邮件的总次数。
      • 客户第一次打开该邮件的时间。
      • 客户最后一次打开该邮件的时间。


    • 已点击 - 客户已点击电子邮件中的链接。
      点击 已点击 状态时,将出现一个信息框,其中显示有关客户点击链接的详细信息。
      • 客户打开邮件的总次数。
      • 客户第一次和最后一次打开该邮件的时间。
      • 记录客户点击邮件链接的总次数。
      • 记录客户第一次点击邮件链接的时间。
      • 记录客户最后一次点击邮件链接的时间。





备注:
  1. 从技术层面来说,已发送仅指没有退信。所以,电子邮件确定未被退信时,它被假定为已发送给收件人。
  2. 如果发件人点击了已发送的电子邮件,则将电子邮件视为已打开。

Zoho CRM 如何跟踪电子邮件活动

Zoho CRM 使用网络信标,即电子邮件服务供应商遵循的电子邮件跟踪行业标准。从 Zoho CRM 发送的 HTML 电子邮件的底部嵌入了一个小图标(1x1 像素)。收件人打开电子邮件并选择其中的显示图像时,系统会从我们的服务器下载此小图像。这种下载使Zoho CRM能够追踪您的电子邮件的打开和点击情况。

这是一种简单而广泛使用的跟踪电子邮件的方法。然而,它也有一系列的限制。以下是您需要注意的点:

  • 因为它是图像,只能嵌入在 HTML 电子邮件中。因此,Zoho CRM 无法追踪纯文本邮件。
  • 仅当收件人在电子邮件中选择显示图像时,打开操作才会被记录。否则,该电子邮件不会被跟踪。
    为进行更精确的跟踪,应请求客户在其地址簿中添加您的电子邮件地址,或者请他们务必选择显示电子邮件中的图像。

按电子邮件状态对记录排序

除常规搜索参数外,Zoho CRM 现在还允许您根据关联销售优先级(例如,任务、电话、活动和电子邮件)对记录排序。

对您的帐户启用电子邮件透视后,“电子邮件状态”是可用作搜索依据的优先级之一。例如,通过使用高级过滤器,您可搜索“过去 3 天内打开过邮件的联系人”。或者“已对其发送邮件但本周未打开邮件的联系人”。

注意
如果在第1天向客户发送了一封邮件,而在第2天客户发送了一封邮件(不响应第1天的邮件),则该状态将被视为“已接收”,而不会被视为“已发送” ”。这是因为记录的最新状态是已收到邮件,因此,先前发送的邮件状态将被最新邮件覆盖。

我们来看看以下场景:“电子邮件状态”在高级过滤器被用作搜索条件之一

  1. 过去 2 天内已发送给联系人但未被打开的邮件。


  2. 过去 2 天内已发送给线索但被退信的邮件。


  3. 线索点击的邮件。

  4. 已经被收件人回复的邮件,或者已经打开但未回复的邮件。

将此条件与其他条件配合使用效果更佳。参考以下示例:

过滤商机:

  • 这些商机将在本月截止
  • 对应这些商机的电子邮件已被打开并未被回复。


如果此搜索产生结果,您可能想要再次跟进这类商机。要进一步展开搜索,还可输入商机金额。假定商机金额大于50000元,您就要为这些商机付出努力了。

可对使用高级过滤器过滤的记录应用即时操作,例如,批量更新、群发邮件、宏等等。


这样一来,高级过滤器可以帮您实现数据分类,通过搜索条件中的“电子邮件状态”,可更好地进行搜索。

查看电子邮件报表

在 Zoho CRM 帐户中启用邮件透视后,您可访问一组默认邮件报表。邮件报表包含以下报表:

  • 电子邮件分析
  • 电子邮件及通话分析报表
  • 已发送电子邮件状态
  • 排名前 10 的模板(按打开率)
  • 排名前 10 的模板(按点击率)
  • 排名前 10 的用户

邮件分析

Zoho CRM 中的“邮件分析”报表提供有关通过 Zoho CRM 发送的邮件的统计信息。“邮件分析”是基于日期、模板、模块和用户的邮件状态的汇总。

要检查邮件分析,请执行以下操作:

  1. 点击报表模块。
  2. 选择邮件报表文件夹。
  3. 在 邮件报表 文件夹中,点击邮件分析。


  4. 在 邮件分析 页面中,您将能够选择要根据其过滤邮件统计信息的参数。


  5. 应用过滤选项后,可以查看完整的电子邮件统计数据。根据过滤条件查看下面两种报表:
    • 汇总报表:整个选中周期的统计信息的汇总。


    • 详细报表:汇总报表的详细分解。详细报表中的数字加在一起就是“汇总报表”中呈现的总数字。


“邮件统计信息”将呈现在“汇总报表”和“详细报表”的以下栏目中。

  • 已发送 - 从 Zoho CRM 发送的电子邮件总数。
    如果电子邮件帐户是通过 IMAP 配置的,那么已发送的电子邮件总数包括通过其他电子邮件客户端发送的电子邮件数。但是,Zoho CRM 不会追踪使用该电子邮件客户端发送的电子邮件。
  • 已退信 - 未能发送的电子邮件总数。
  • 已追踪 - Zoho CRM 正在追踪以衡量效果的邮件数。仅当追踪邮件时,Zoho CRM 才能确定它们是否被打开或点击。
    通常,从 Zoho CRM 发送的所有电子邮件都会被追踪。有时,某些电子邮件未被跟踪,“已跟踪”下的邮件数会告诉您已发送邮件总数中实际被追踪的邮件数。因此,此数小于或等于已发送邮件总数。
  • 已追踪中的已退信 - 已退信的“已追踪电子邮件”数目。因此,此数小于或等于已退信电子邮件总数。另请参阅:了解电子邮件退信
  • 已打开 - 收件人已看到并打开的邮件数。
  • 已点击 - 收件人已点击其中链接的邮件数。
  • 已接收 - 销售代表从客户处接收的邮件数。
  • 已回复 - 销售代表已回复的客户邮件数。

备注:
  1. 如果已在 Zoho CRM 中禁用了邮件透视,那么邮件不会被追踪。
  2. 只有从 Zoho CRM 发送的邮件才会被追踪。所以,如果您通过 IMAP 配置了邮件帐户,那么您从该邮件客户端发送的邮件不会被追踪。但是,它们将包含在已发送总数(邮件)中。
邮件及通话分析

“电子邮件及通话分析”报表帮助您快速了解销售代表在选定时间点接收的和发送的电话和电子邮件的总数。这些统计信息可帮助您衡量与客户的通信的有效性。

要查看邮件及通话分析,请执行以下操作:

  1. 点击报表模块。
  2. 选择邮件报表文件夹。
  3. 在 邮件报表 文件夹中,点击邮件及通话分析报表
  4. 在 邮件及通话分析报表 页面中,输入用于过滤报表的条件。


    可根据日期对报表进行汇总,按对报表分组并指定日期范围
  5. 应用过滤选项后,可以查看完整的电子邮件统计数据。根据过滤条件查看下面两种报表:
    • 汇总报表:整个选中周期的统计信息的汇总。


    • 详细报表:汇总报表的详细分解。详细报表中的数字加在一起就是“汇总报表”中呈现的总数字。


“邮件及通话分析”将呈现在“汇总报表”和“详细报表”的以下栏目中。

  • 已发送邮件:所选日期或所选 CRM 用户发送的邮件总数。
  • 已接收邮件:所选日期或所选 CRM 用户接收的邮件总数。
  • 已回复邮件:所选日期或所选 CRM 用户回复客户的邮件总数。
  • 已拨打并且客户参与:所选日期或所选 CRM 用户拨给客户并且客户参与的电话总数。
  • 已拨打但客户未参与:所选日期或所选 CRM 用户拨给客户但客户未参与的电话总数。
  • 已接收电话:所选日期或所选用户接收(并参与)的电话总数。
  • 未接电话:所选日期或所选用户错过的客户电话总数。
  • 总通话时间(以分钟计):拨入电话和拨出电话的总通话时间。
已发送邮件状态

已发送邮件状态报表帮助您快速了解有关从 Zoho CRM 发送的邮件的详细信息。

请记住,此报告不会列出从Gmail,Zoho Mail等发送的邮件,因为Zoho CRM无法跟踪这些邮件。

要访问“已发送邮件状态”报表,请执行以下操作:

  1. 点击报表模块。
  2. 选择邮件报表文件夹。
  3. 在 邮件报表 文件夹中,点击发送邮件状态报表。
  4. 在“已发送邮件状态”页面中,您将见到类似如下的报表。


    您可使用报表过滤器来获取对应特定日期范围的报表。


导出该报表、编辑该报表或通过邮件将此报表发送给其他 CRM 用户。

以下是“邮件报表”文件夹中的一些其他报表:

  • 前 10 用户报表,根据用户发送的邮件数确定。
  • 前 10 的模板(按点击率),根据模板的点击率确定。
  • 前 10 的模板(按打开率),根据模板的打开率确定。
跟踪邮件模板效果

模板表现允许您评价每个模板的效果及同一模板的不同版本。

您可以见到模板的打开率/未打开率,也可深入研究更多详细信息以了解模板中的哪些主要更改或次要更改影响了它们的效果。每次进行更改后,系统将创建该模板的新“版本”,每个版本有自己的统计信息。

例如,假定 Zylker Inc 创建了名为“留住用户”的模板。将此模板的主题从“Zylker 认为您很重要”更改为“您对我们很重要”可能会影响打开率。可通过检查两个版本的表现来确认这一点。

要跟踪邮件模板效果,请执行以下操作:

  1. 在 Zoho CRM 帐户中,转至设置
  2. 在 定制 下,点击模板
  3. 在 邮件模板 窗口中,您会在邮件模板页签下见到各种文件夹中的邮件模板的完整列表。
  4. 从名为统计的列中点击其中数字图标。
    将显示邮件打开情况的统计信息。



或者,可在“统计信息”窗口中的表格视图和图表视图间切换,以查看模板统计信息和版本历史记录。

图表视图以三种不同格式显示邮件打开情况的统计信息:

  • 百分比


  • 数量


  • 版本


将光标放在每个条形上将打开工具提示,此提示将显示更多详细信息。


可调整日期以检查特定时间段的模板统计信息。或者,可在“统计信息”窗口的“搜索”页签中搜索特定模板。

表格视图显示同一模板的不同版本的效果,并补充有关进行更改的日期、进行更改的人员以及进行更改时该用户输入的备注信息。


这样一来,您可确定模板的哪些更改有所帮助,哪些更改没有帮助。

备注:
在 Zoho CRM 的以下区域中选择要发送的邮件模板时,也可访问模板统计信息:
批量发送邮件
邮件撰写窗口
“发送电子邮件”工作流操作


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