关于退回提醒

如果您收到退回提醒，那么意味着您的邮件退回率超过可接受限制。发现您的邮件已退回可能令人沮丧，但是，了解导致这些退回的原因以及将来如何避免退回更重要。Zoho CRM 非常重视退回，因为它们不仅影响您的邮件的传递，而且还会影响用于发送邮件的邮件服务（在此情况下为 Zoho）的声誉。

注意高退回率

“退回率”是指未收到您发送给他们的邮件的收件人百分比。通常，在批量发送邮件中预计会有少量退回，但是当退回率超过特定限制时会发出提醒。为了设定基准，Zoho CRM 中低于 5% 的退回率是可以接受的，任何超出此范围的值都需要立即干预。

请继续阅读以了解避免邮件退回的方式。

如何避免邮件退回

您的电子邮件被退回的原因可能有很多。根据原因，退回分为硬退回和软退回。

• 硬退回：Zoho CRM 发现电子邮件永久性无法发送至邮件地址时，这些邮件地址将会被标记为硬退回。在这种情况下，这些硬退回的邮件地址将会被阻止。这意味着您再无法从 Zoho CRM 向这些地址发送任何邮件。
  
• 软退回：Zoho CRM 发现这些电子邮件只是暂时无法发送至这些电子邮件地址时，这些电子邮件地址将会被标记为软退回。在这样的情况下，您将可再向软退回电子邮件地址发送五次邮件。如果在第五次结束时，无法发送邮件，则此地址将被视为硬退回，邮件地址将被阻止。
  

不管邮件退回的类型如何，最好遵循以下建议以便继续从 Zoho CRM 发送邮件而不会遇到麻烦。

将列表导入至 Zoho CRM 时避免格式设置问题。

通常，当您在 Zoho CRM 中导入线索和联系人时，导入作业表中可能存在您未注意的格式错误。确保在导入列表时检查以下事项。

• 在导入工作表中，找到并删除“邮件地址”字段中的所有附加字符，例如，逗号、引号、空格等。
  
• 确保相应字段名及每列的标题正确。例如，名字、姓氏、邮件地址等等。
  

避免向过时邮件列表发送邮件。

邮件退回的最常见原因之一可能是您的联系人列表已过时。

当我们说“过时列表”时，可能意味着以下任何一种情况：

• 邮件地址不再有效
  
• 联系人已经很长时间（例如，超过六多月）没有收到您的邮件。
  
• 您的潜在客户和联系人早已更改了邮件地址。
  
• 您的联系人已有很长时间未使用邮件帐户，因此该帐户已停止工作并开始退回邮件。
  
• 收件人邮件域已到期。
  

在上述任何一种情况下，都有很大的机会让您的邮件退回。因此，最好定期检查和更新潜在客户和联系人列表。如果距离您发送一组邮件已过去很长时间，请在发送另一组邮件之前重新确认联系人列表。

避免使用公共域地址作为“发件人”地址。

如果您一直使用公共网络邮件地址作为“发件人”地址，那么邮件很有可能会退回。

免费网络域确实有严格的政策来避免垃圾邮件，但是当您使用这样的邮件地址通过 Zoho CRM 发送电子邮件时，邮件很有可能会被退回。例如，如果您使用 example-id@yahoo.com 通过 Zoho CRM 发送邮件，那么接收服务器会确认此邮件并非直接来自 Yahoo 而是通过另一平台发送。在这种情况下，服务器可能会拒绝邮件，从而导致邮件退回。

因此，强烈建议您在 Zoho CRM 中向客户群发邮件时使用您自己的基于私有域的邮件地址。

避免从不合法来源购买邮件地址。

如果您的潜在客户和联系人的邮件地址是在不同时间从不可靠来源收集的，那么它们很可能是假的或无效的。最好不要向这些所购买的或所收集的邮件列表发送邮件。强烈建议您在发送批量邮件之前确认潜在客户和联系人有兴趣接收邮件。

移除无效邮件地址

为确保您的联系人列表不会过时，务必定期验证邮件地址。随着时间的流逝，某些邮件地址很可能会由于长时间不活动而关闭因此变为无效。务必删除这类无效邮件地址。

为检查邮件退回，Zoho CRM 在默认情况下提供了邮件退回报告。可从报表 > 邮件报表 > 退回报表访问此报表。