工作流使用情况报表

工作流使用情况报表

通过配置工作流规则，可以通过使整个过程自动化来更轻松地管理销售、营销或支持相关活动。配置规则时，您可以定义一组特定的条件，系统根据这些条件对记录应用规则或不对记录应用规则。最肯定的是，配置规则之前，您应大概了解可满足所提及条件的记录数。但是，为了具体了解规则的表现，您应该知道经历每个配置级别的记录数，以确定执行条件是否有效工作。 

工作流使用情况报表旨在给出工作流规则中每个配置阶段的记录数。例如，您可以查看符合特定触发器条件的记录数、满足给定条件的记录总数、即时操作或计划操作的记录数。 

假定您已经配置了一条规则，以向最近参加会议的潜在客户“发送电子邮件”。该规则已被触发并且电子邮件已发送，但是您不知道所有潜在客户是否都已收到该电子邮件、是否退回、有多少人点击过该邮件。通过使用工作流使用情况报表，您可以查看状态为已发送、未发送、退回、未打开、已点击等等的邮件的确切数量，并采取相应的措施。  

要记住的要点
  1. 您可以通过点击工作流配置页面中的“查看规则”选项来查看规则的过去使用情况报表。您还可以使用过滤器查看过去几天（过去 7 天和过去 30 天）的规则或定义自定义时间范围。
  1. 不能针对以下触发器对记录计数：
  1. 字段更新
  2. 基于得分
  3. 日期时间字段
  4. 活动结束
  1. 当您从一种条件更改为另一种条件（例如，从“创建”更改为“编辑”或从“创建”更改为“删除”或相反）时，报表将被重置，并显示自上次修改日期以来的数据。系统将根据新条件对记录计数。
  2. 如果您停用工作流规则，那么跟踪将暂停，并在规则重新激活后从同一计数恢复。
  3. 如果您已对从未知用户收到的传入邮件设置了工作流规则，并将函数或webhook设置为操作，那么这些操作将针对邮件执行，因为用户的记录尚未添加到 CRM 中。 
  4. 在以上案例中，如果您将操作设置为创建记录，那么后续操作将针对该记录执行。
  5. 如果条件被编辑，那么系统将针对整个报表重置记录计数。
  6. 对于操作，系统将从操作关联至工作流时开始对记录计数。
  7. 系统会根据 CRM 中的功能限制来标记记录（每个记录 10 个标记）。因此，记录达到最大标记限制时，余下标记将显示在失败计数下。例如，如果记录已有 5 个标签，并且根据工作流规则它应该再添加 7 个标签，那么根据限制，仅添加 5 个标签，而其余 2 个标签将列示在失败计数下。
  8. 您可查看邮件通知、函数和 webhook 的失败计数。系统将针对以下原因捕获邮件失败：取消发送邮件、内部进程失败、已达到每日发送邮件数限制并被退回。 

要查看工作流使用情况，请执行以下操作：

  1. 在工作流规则中，创建新规则或选择现有规则。
  2. 在规则条件页面中，点击页面右下角的查看使用情况。
  3. 在此报表，您可查看所配置执行类型、条件和操作的工作流使用情况。
    您可点击关闭图标 () 以退出使用情况报表页面并查看相应工作流规则。