工作流管理的执行检查清单

工作流管理的执行检查清单

总结
  • 工作流管理实现销售、营销和支持流程的自动化。它包括以下内容：
    • 工作流规则 - 达到某些指定条件时执行的一组规则。
    • 工作流提醒 - 触发工作流程规则后，自动发送电子邮件通知。
    • 工作流任务 - 触发工作流规则后分配给用户的任务。
    • 工作流字段更新 - 触发工作流规则时自动更新指定的字段值。
    • 函数 - 编写一套 Deluge Scripts 用于接收来自其它应用的响应并在满足工作流条件时更新 CRM 模块。
  • 创建工作流规则时，指定下列详细信息：
    • 基本详细信息 - 规则应用的记录类型的详细信息、规则名称、说明以及激活规则的选项。
    • 执行条件 - 指定规则应触发哪种类型的记录的条件，即被创建、修改、创建&修改的记录，或某些字段被更新的记录。
    • 规则条件 - 记录为了触发规则必须满足的条件。
    • 即时操作 - 规则执行时将立即被触发的警报、任务和字段更新。
    • 基于时间的操作- 将基于已定义的时间被触发的警报、任务和字段更新。
  • 工作流规则中的操作可以包括工作流警报、工作流任务和工作流字段更新，都是针对特定的记录类型，例如线索、联系人和商机。
  • 工作流规则中有两种类型的操作：
    • 即时操作 - 规则执行时将立即被触发的警报、任务和字段更新。
    • 基于时间的操作- 将基于已定义的执行时间被触发的警报、任务和字段更新。
  • 工作流提醒是电子邮件通知，可以发给以下对象：
    • 客户- 通过模块中的电子邮件字段。
    • CRM 账户中的用户 - 通过选择群组、职位、职位& 下级
    • 记录所有者和记录创建者 - 通过勾选相关选框
    • 其它收件人 - 通过指定其它收件人框中的邮件地址
  • 工作流任务可分配被您机构中的用户。 您可以使用提醒分配对象来提醒记录所有者（通过邮件或弹出页面）任务的存在。
  • 如果您想在关联规则被触发时更新记录中的某些字段值，则可以使用工作流字段更新。
检查清单

在使用工作流规则之前，请审查下列检查清单：

重要注意事项：
  • 使用工作流规则时，并非一定要列出所有提醒和任务。 如果规则针对的是线索，则仅为线索创建的字段更新、任务和提醒可供关联。
  • 您为一条工作流规则可创建最多 5 个定时操作。
  • 由于需要排队执行，在执行即时和计划的操作时可能会遇到一些时间延迟。 通常最多需要10分钟。
  • 每个基于时间的操作可以有最多 5 次提醒、5 个任务和 3 次字段更新。
  • 如果启用 电子邮件Opt Out 选项，邮件不会发送给客户。
  • 对于工作流管理功能而言，将考虑机构时区计算天数，如果没有定义好的时区，将考虑超级管理员所在时区。
  • 基于时间的操作并非基于分钟。 将被触发的基于时间的操作可能出现数分钟的延迟。
  • 邮件提醒达到一天限额时，当天任何剩余的邮件都不会被发送。
  • 如果计算出的执行时间是过去的某个时间点，则操作将被立即触发。将被触发的基于时间的操作可能出现数分钟的延迟。
  • 在配置工作流程规则时，CRM管理员将能够查看布局的所有字段。 甚至对于机构中的某些用户而言可能已经受到限制的字段。 如果他们可以使用此类字段配置规则，则只有有权访问该字段的用户才能在工作流程中看到它。
关于每天限额的注意事项：
  • （用户数量 * 100）或 5000，以较低者为准，将作为每天使用工作流提醒发送电子邮件的最大限制。
  • （用户数量* 50）或 1000，以较低者为准，将作为执行基于时间的操作（其中包括提醒、任务和字段更新）的最大限额。
  • 每小时最多触发300 个操作 。 如果每小时有超过 300 个操作，剩余的操作将在下一个小时内执行。
  • 如果超过了当天的工作流邮件提醒限额，CRM账户的超级管理员将得到通知。
  • 每天限额（例如：邮件限额）基于 PST计算。
基于时间的操作将被重新安排的情况：
  • 规则的执行条件为编辑或创建或编辑。 满足某项记录的规则条件时，即时操作被触发，为记录安排基于时间的操作。
    如果用户编辑记录后规则条件未得到满足，则之前已安排的基于时间的操作将被删除。 如果记录被再次编辑并且满足条件，则基于时间的操作将被重新安排。
  • 对基于时间的操作而言，执行时间 也可以时基于自定义的日期&时间字段。 满足某项记录的规则条件时，即时操作被触发，为记录安排基于时间的操作。
    如果用户编辑记录，更改日期&时间字段的值，则基于时间的操作将根据新日期&时间值重新安排。
基于时间的操作将不会被重新安排或删除的情况：
  1. 规则的执行标准为编辑或创建或编辑。 满足某项记录的规则条件时，即时操作被触发，为记录安排基于时间的操作。
    如果用户编辑记录但规则条件未得到满足，则基于时间的操作将不会再次得到安排。
  2. 线索被转换后，为记录已安排的所有基于时间的操作将被删除。
  3. 旗舰版降级为免费版本后，为记录已安排的所有基于时间的操作将被删除。
  4. 记录被删除后，为该记录已安排的所有基于时间的操作也将被删除。 如果被删除的记录得到恢复，所有基于时间的操作将不会被重新安排。
另请参阅