理解和构建报表

对机构而言，随着不断壮大，数据也越来越复杂。这些数据包含客户，员工，利润，销售，商机，以及其它业务方面的重要信息。对您来说重要的是，从这些数据中追踪最新趋势，发现机构的进展和增长情况，从而帮助您确定最新趋势，规划预算。

报表是为实现目标整合相关数据的方式。例如，每月报表可以查看一个月内新获得的线索。

创建报表

报表可由CEO，经理，销售代表，以及其他CRM用户根据CRM中一个或多个模块中的数据创建和分享。也可以为特定模块和另一模块与之相关的数据创建报表，例如，客户及其相关的联系人或商机和相关报价。

从数据集开始创建

支持您在报表中的数据集中建立关系，以便只显示重要数据。为此，您可以建立父模块与子模块。

看一下这些关系是如何运作的。

主模块

主模块是基础模块，是数据来源。您可以选择与主模块相关的一个或多个模块包含在报表中。例如，下图是线索来源报表，线索为主模块。

父模块

父模块是一个通过查找字段与主模块相关的模块。例如，在商机模块中有一个客户查找字段，那么可以选择客户作为商机模块的父模块。当您选择一个父模块，查找字段的名称也将显示出来。可以为报表中的主模块选择多个父模块。

多个父模块

如果您想要创建一个报表，提供对主模块更为复杂的洞察分析，可以添加多个父模块。例如，用户（创建者）和用户（线索所有者）可被添加为线索模块的父模块，来显示哪些CRM用户对线索进行了处理。

同样地，联系人姓名，商机所有者，以及市场活动名称也可作为商机模块的父模块添加，以便在报表中包含这些信息。每个报表最多可以添加五个父模块。

子模块

出现在主模块相关列表中的模块可以当做子模块添加到报表中。例如，当主模块是客户时，联系人可以作为一个子模块被添加。

使用多个模块创建组合报表，您需要将子模块与主模块关联。可作为子模块添加的模块取决于主模块。

父-子模块关系

创建报表时，可将父模块和子模块都添加至主模块中。父列表显示模块的所有查找字段，子列表显示所有的相关列表。例如，如选择商机作为主模块，只有通过相关列表连接到它的模块才能被列为子模块。

深入到相关模块

您可以利用模块间的父-子关系向报表添加更多模块。例如，如选择商机作为主模块，会议为子模块，那么可以从会议中作为相关列表出现的模块中，选择作为另一级数据添加。

模块间的关系类型

为报表选择子模块时，可以选择它与其父模块是包容还是排他的关系。这样可以控制在报表中显示哪些数据。

排他：仅显示父模块在子模块中有相关数据的记录。例如，教育机构可以创建一个报表，仅显示获得体育奖学金的学生。选择排他关系类型可以排除报表中不需要的数据。

包含：将显示父模块中的所有记录，不管在子模块中是否有相关数据。例如，您可以创建一个报表显示所有客户，不管他们是否有商机关联。

示例1

用户想要分析上季度的销售情况，他可以看到上季度创建的所有客户，以及有多少商机与之关联。

这时，用户可以在客户和商机模块之间创建一个包容关系的报表。

示例2

用户想要看到最近添加的所有客户，以及与之关联的商机状态，便于下次在会议上讨论。

这时，用户可以在客户和商机模块之间创建一个排他关系的报表。

示例3

用户需要向上级提交上个月创建的商机报表，显示是否有与之相关的任务，通话，或会议。

这时，用户可以创建一个报表，在客户和商机模块间是包容关系，在商机与任务，通话，或会议模块间是排他关系。

要创建报表

登陆Zoho CRM，点击报表模块。
点击创建报表。
从下拉列表中选择主模块。
如果要添加更多与主模块相关的数据，点击 + 按钮添加更多模块。
点击主模块上方绿色 + 按钮，或者下方的蓝色 + 按钮，添加父模块或子模块。
如果添加子模块，选择模块间的关系类型，排他或包含。
想要包含的模块都添加完成后，点击继续。
您选择的数据会出现在表格中，可以根据需要进行定制。

自定义报表

创建报表时，可以通过分组或汇总列和行，过滤数据，以及显示或隐藏字段。有助于准确显示所需信息，分析距离业务目标实现还有多远距离。

修改列

点击报表左侧“列”旁边的 + 按钮，对报表中显示的列做出修改。

使用复选框从报表中添加或删除列。可以向下滚动或搜索想添加或删除的字段作为列。点击“全部清除”取消所有复选框。

可以拖动列来重新排列。要调整列的大小，点击并拖动列头的垂直线来调整列的大小。

过滤数据

报表不需要CRM的所有数据。例如，您可能只想显示过去30天内创建的线索信息。可以为报表添加过滤器，来对显示数据做出限制。

点击过滤器，点击加号按钮。在添加过滤器弹窗中选择过滤器条件，有两种用来创建过滤器的方法：

日期过滤器，基于报表中主模块的日期字段过滤记录。
高级过滤器，使用其它字段创建高级过滤器，并定义记录需要符合的条件。

数据分组

如果报表中包含大量数据，您可将其压缩成组以便于理解。将数据分组意味着根据特定属性进行分类或区分，有助于用户集中于所寻找的重要数据。您可以在报表中对行和列进行分组，根据特定的条件对记录进行分类。

例如，在CRM中添加了新纪录，可以创建报表查看当年每个月创建的记录。您可以添加一个行分组，按添加月份对记录进行分类。您或许想要查看每月添加记录的线索来源，这时，可以使用线索来源字段创建一个列分组。这样，您可以查看在特定月份创建的线索以及来源，便于比较。

行分组和列分组可以用来简化复杂信息，以及比较不同字段的值。

行分组

可以将所有记录归入一类。例如，您可以为行业字段创建一个行分组，根据客户行业来进行分类。

要对行进行分组，点击行分组旁的加号按钮，从列表中选择您想要分组的字段。

列分组

列分组是用来在行分组内创建另一层分组的。例如，将已经按行业分组的记录按年收入和客户类型进行分类。如果您使用两种分组方式分组，数据将以网格状显示，带有行或列标签，也叫矩阵式报表。

要分组列，点击加号按钮，从列表中选择想要分组的字段。

汇总数据

汇总数据支持对您创建的行分组和列分组进行计算。可以使用函数显示总和，平均数，最大值，最低值，以及记录数量。例如，您可以查看平均年收入以及员工数总计。

要汇总数据，点击汇总列旁边的加号按钮，从列表中选取字段。在详细信息下，可以根据需要取消勾选明细行，小计和总计。

联接报表

您可以将两个或多个报表联接创建一个组合视图。这样可以并列比较同一模块的不同数据。仅可以联接基于同一主模块创建的报表。

例如，您可以加入三个以客户为主模块创建的报表，分别显示与客户相关联的商机，报价，和发货单信息。这样，对每个客户名下的商机，报价，以及发货单状态一目了然。

注意：

可以添加主模块中的字段作为“行分组”，这样将对于该联接报表相关的所有报表进行分组。

要联接报表

打开正在编辑的报表，点击联接报表。
在创建联接报表页面点击添加报表，从下拉列表中选择报表。可最多添加3个报表。
可拖对报表进行重新排列。
点击完成。

对报表进行操作

在报表列表页面，可点击报表名称后的按钮进行便捷操作。运行，编辑，复制，导出选项在每个报表内也可进行。

运行与编辑报表

创建报表之后，可以运行来预览数据显示方式。

复制报表

通过复制报表，复制报表的数据和定制。点击复制，将自动打开复制的报表。

导出报表

导出报表，以Excel，PDF，或CSV格式下载。您可以选择下列任意报表导出类型：

格式化的报表。包括创建的所有行和列的分组，并以UI中看到的格式导出。
详细报表。导出不包含任何行或列分组的详细报表。

注意：

格式化报表最多可导出2000行，详细报表最多可导出50000行。

对各列进行排序，确保想要导出的列在最前排。例如，在一个有6000行的格式化报表中，只有前2000行才会被导出。

报表排序

升序和降序是汇总和矩阵报告中各列可用的排序选项，可根据需要对列进行排序。

删除报表

可删除不再使用的报表。已删除报表在最近删除列表保存30天，之后将永久删除。也可以在最近删除列表对其进行还原，或在30天之内永久删除。

为报表创建图表

将数据创建为可视化图表，对报表中的发现进行更有效表达。完成创建报表时，您可以创建一系列不同类型的报表，如饼状图，条形图。

要创建图表

进入报表，点击创建图表。
选择分组（X轴）和计量指标（Y轴）字段名，从下拉列表中选择图标类型。
点击更多选项，为图表添加基准和分组限制。
点击保存。新创建的图标将出现在报表顶部。您可以随时编辑或删除图表。

将图表作为仪表板组件添加

这些图表可作为机构分析参考。可点击添加到仪表板，将图表作为小组件添加到仪表板。在添加到仪表板弹窗中，输入组件名称，选择仪表板。

注意：

编辑或删除报表中的图表，对该图表所添加到的任何仪表板都没有影响。

针对报表的职位和权限

有两种类型的用户可以查看报表：创建报表的报表所有者，以及与之共享报表的用户。创建，查看和共享报表的权限是基于用户的职位类型的。

职位	可用权限
用户	1. 创建，查看，以及共享其报表。 2. 查看已与他们共享的文件夹中的其他报表。
管理员	1. 创建，查看，以及共享其报表。 2. 查看账户中其他用户创建的所有报表，无论共享权限如何设置。