设置门户及邀请用户

设置门户及邀请用户

CRM中的门户旨在让管理员授予联系人、供应商或合作伙伴对CRM的访问权。门户用户可以访问授权模块和CRM中存在的一些相关数据，例如，产品，发货单和备注。他们还可查看、编辑或创建记录，也可添加备注和附件。

业务案例 
下面几个场景，了解门户如何帮助您开展业务。
  • 在特许经营项目中 - 假设您经营快餐店，并授权其他人在其它地点经营该特许经营项目。您使用 Zoho CRM 来管理所有业务详情并跟进分店业绩。特许经营人可以要求查看其分店的业绩和客户的详细资料。您可为这些特许经营项目所有者创建专属门户，他们将能够在 CRM 中查看和编辑相关记录。
  • 在汽车行业中 - 例如，您有一家汽车行，要跟进客户详细资料、销售车辆和维修计划，可创建门户并将其与客户共享。客户可在该门户中查看和编辑详情，并在CRM记录中更新。同样，如果他们想要维修车辆，可以使用门户网站填写详细资料。
  • 在教育机构中 - 如果您经营教育机构，可将门户的访问权提供给家长，而不是手动输入每个学生的详细信息。他们可在门户中添加、更新或查看其子女的详细信息，系统可通过门户与家长共享学生的成绩。
  • 对于业务合作伙伴 - 假定您经营一家软件公司，并使用 CRM 来跟进联系人和线索或跟踪一些处于不同阶段的商机。您打算与合作伙伴会议讨论收益最高的商机和联系人，分别与每个合作伙伴共享这些信息过于繁琐，您可以创建门户，并给予他们对联系人模块的访问权，并在CRM的商机模块中添加联系人查找功能。这将允许他们查看联系人及其关联商机，还允许他们根据权限在各个模块中添加或移除详细信息。
可用性

需要权限 
具有“管理门户角色”权限的用户可创建门户和邀请客户。


门户定价

以下是有关门户的定价和可创建的门户数量的详细信息。
  1. 您可配置最多 5 个门户。第 1 个门户是免费的，只能针对联系人模块创建。 
  2. 其他 4 个门户需要付费购买。可针对线索、联系人、供应商模块和自定义模块创建。
  3. 第一个门户 - 默认情况下会添加第一个门户用户类型。您最多可免费邀请 10,000 个用户访问此门户。如果需要添加更多用户，请联系  support-crm@zohocorp.com.cn。 
  4. 其余四个门户 - 要添加更多门户用户类型，您需要购买门户用户许可证。附加购买项的定价：
    1. 1 个用户（最小购买单位）- 70 元/用户/每月
    2. 1 到 1,000 个用户 - 70 元/用户/每月
    3. 1001 到 10,000 个用户 - 56 元/用户/每月
    4. 10,001 及以上数目的用户 - 35 元/用户/每月

门户用户可执行的操作

创建、编辑或删除记录 - 他们可在具有访问权的 CRM 模块中创建、编辑或删除记录。 

编辑关联记录 - 门户用户可以编辑与其关联但由其他 CRM 用户添加的记录（如果他们具有所需的权限）。例如，如果商机或客户与门户用户相关联，那么他可以编辑这些记录的详细信息。 

编辑记录中的信息 - 他们可以编辑共享给他们的记录上的字段（甚至子表单中的字段），例如，地址、电话号码、电子邮件地址等。所做的更改将反映在 CRM 中。 

复制与线索/联系人相关联的记录（商机、发货单，报价等） - 他们可以复制与其关联的其他记录，并根据需要添加更多详情。例如，如果门户用户想要复制商机、报价或发货单，那么他们可以从现有记录中过滤并在必要时进行编辑，而不是从头开始创建新记录。 

设置门户

设置门户涉及以下四个步骤：
  1. 创建门户
  1. 定义门户用户类型
  1. 配置门户类型
  1. 指定字段权限

创建门户

默认情况下，公司名称将充当门户名称，它将用于生成客户在访问该门户时使用的 URL。但是，您可选择在创建门户时更改门户名称。如果该门户名称已在使用中，那么 Zoho CRM 将提示您进行更改。


要创建门户，请执行以下操作：
  1. 转至设置 >沟通渠道 > 门户。
  2. 在 门户 页面中，点击立即开始。
    您的公司名称将显示为默认门户名称。
  3. 必要时，编辑门户名称。

  4. 点击配置。
    系统将生成客户门户 URL，并且将显示门户名称。
  5. 点击下一步以继续。
    然后，定义门户用户类型、门户页签配置和字段权限。
  • 创建门户名称后，不能对其进行编辑。
  • 配置门户后，不能删除该门户。
备注
  • 创建门户时，系统会创建无法删除的默认门户，名为客户门户。可免费添加最多 10,000 个用户。 要添加更多用户，需要付费。只能向此门户添加客户，不能添加来自同一个域的用户（即，员工或合作伙伴）。


定义门户用户类型

用户类型是一个标签，对应通过门户访问 CRM 模块的用户。可对用户类型定义权限，以允许或限制对该 CRM 帐户中的数据的访问。门户用户类型的一些示例包括：供应商、客户、代理商、合作伙伴或经销商。
请注意，首个门户用户类型只能是客户。因此，您不能在第一个门户用户类型中添加与您的员工处于同一个域中的用户。

要定义门户用户类型，请执行以下操作：

  1. 在 门户用户类型 下，输入名称，例如，合作伙伴、供应商、代理商、经销商等。

配置门户标签

在此步骤中，您将选择门户用户能够访问的模块和指定布局，以及定义用于创建、编辑、查看或删除记录的权限。例如，您经营一家汽车行，想要客户输入某些信息，可专门为这些客户配置门户并授予他们对“线索”模块的访问权。这些客户可在门户中输入详细信息，这些信息将添加至 CRM 记录。配置门户标签包括以下步骤：
  1. 选择模块：您可选择授予客户对“线索”、“联系人”、“供应商”模块或自定义模块的访问权。这些客户将能够在模块中查看他们自己的明细，并可根据权限添加和编辑记录。
  2. 选择相关模块：具有线索或联系人查找功能的模块将列示在“相关模块”下。您可选择希望客户能够访问的相关模块的列表。此处只能查看通过查找字段与模块（线索、联系人、供应商模块或自定义模块）相关联的记录。
  3. 选择相关模块的布局：您可对每个相关模块选择多个布局以供门户用户访问。
  4. 定义模块记录权限：可为模块中的每个记录设置权限级别。例如，您可允许客户查看或编辑其许可证编号或邮件地址，或为供应商提供只读的采购订单权限。
  5. 选择列表视图：如果已对任何 CRM 模块创建画布视图，那么可选择“列表”视图或“画布”视图以显示记录。默认情况下，系统对所有模块选择“列表”视图。请注意，如果门户用户被添加至“画布”视图，那么系统不会对这些用户显示自定义按钮或自定义链接。
  6. 过滤条件：使用查找过滤器来选择门户用户将查看的记录。例如，如果您在“商机”模块中添加了两个查找字段，那么您可根据希望门户用户查看的记录来选择查找。但是，仅当现有门户用户编辑门户配置时，查找过滤器才对他们可用。
  7. 选择公共模块：您标记为公开只读或公开读取/写入/删除（通过数据共享设置）的任何模块可供门户用户访问。这些模块将列示在“门户”的公共模块类别下，用户（门户）对此模块中的所有记录只有查看权限。如果从公共模块类别选择一个模块，那么该模块将从相关模块列表中移除。 注意：必须与门户网站用户共享“产品”模块，以允许他们将产品与“库存”模块中存在的记录相关联。
  8. 选择Web选项卡：作为一个机构，您可能有一些客户在门户的帮助下访问crm。除了查看模块及其相关记录之外，他们还可以访问Web页签。假设一家服装店的网址是www.zylkerapparels.com/announcements. 用于为内部用户和利益相关者发布重要的业务更新，例如赞助，合作，新收购等。 他们可以通过门户与利益相关者共享此Web页签，在CRM内部实现迅速导航。 您在Zoho CRM中创建的所有Web选项卡将显示在门户网站配置下。

要配置门户页签，请执行以下操作：

  1. 在 门户页签配置 页面中，从下拉列表的选择模块中选择模块。
  2. 在 相关模块 分栏中，执行以下操作：
    • 页签 - 选中对应门户用户可访问的相关模块的复选框。
    • 布局 - 选择用户将有权访问的一个或多个布局。
    • 权限 - 选择创建、编辑、查看、删除或编辑（共享）模块权限。门户用户只能根据其权限针对记录执行操作。编辑（共享）权限允许门户用户编辑 CRM 用户添加至模块的记录。  


    • 列表视图 - 对记录选择列表视图或画布视图。


    • 过滤条件 - 从下拉列表中选择过滤器。 


    • 从公共模块分栏中选择模块。


    • 从 Web页签部分中选择Web页签。所选的内容将显示给门户网站用户。默认情况下，只有“查看”权限可用于所有Web页签。


  3. 点击下一步。

指定字段权限

您在上一步（门户页签配置）中选择的相关模块将列示在“字段权限”分栏中。可选择希望门户用户访问的字段。还可将不希望客户编辑的字段标记为“只读”。CRM 中的必填字段在门户中也将标记为“必填”。还可与门户用户共享子表单。 

要指定字段权限，请执行以下操作：

  1. 在 字段权限 页面中，选中对应需要提供给门户用户的字段的复选框。
  2. 必要时，点击只读复选框。
  3. 点击保存并继续以移至下一个布局或模块以定义字段权限。
  4. 对所有模块和布局重复以上步骤。
    也可选择子表单。
  5. 点击完成以保存所有下详细信息。

查看预览

门户配置完成后，可进行预览。

要查看门户预览，请执行以下操作：

  1. 转至设置 > 沟通渠道 > 门户。
  2. 在 客户门户配置 页面中，点击预览。
  3. 从下拉列表中选择 门户用户类型 以查看预览。
备注
可在完成门户配置后查看门户概览。可在门户配置详情中编辑字段权限和门户页签配置。必要时，还可添加新的门户用户类型。



购买门户用户

如果要创建除默认客户门户之外的其他门户用户，则需要购买门户用户。

要从“管理订阅”页面购买门户用户，请执行以下操作：
  1. 点击头像图标，然后选择管理订阅。

  2. 在 订阅 页面中点击升级用户/附加组件。

  3. 选择门户用户数并点击继续。


  4. 点击继续付款。

使用门户

向用户发送门户邀请

创建门户后，可开始邀请客户。邮件邀请将包含门户 URL 详情。用户接受邀请后，系统将提示他们设置密码。在门户内，客户必须先设置基本信息，例如，他们的首选语言、时间格式、时区和国家/地区（默认显示 CRM 设置）。然后，系统会将他们重定向至他们有权访问的模块页面。


要发送邀请，请执行以下操作：

  1. 转至某个模块（线索模块、联系人模块或自定义模块）并选择记录。
  2. 在 记录详情 页面中，点击 更多 图标，然后点击发送门户邀请。


批量邀请用户访问门户

您可以从创建门户的模块中向线索，联系人或其他人批量发送邀请。例如，为线索模块创建一个门户，您可以邀请线索访问该门户。

批量邀请可以通过门户配置页面的邀请用户链接发送。点击之后会显示未被邀请至门户的所有用户列表，您可选择多个用户。
要向用户发送给批量邀请：
  1. 进入设置 > 沟通渠道 > 门户。
  2. 选择一个门户。
  3. 点击用户，点击邀请用户。

  4. 从列表中选择用户，并点击发送邀请。


  5. 在弹窗中选择发送邀请。

一旦发送邀请，会显示收到或未收到邀请用户的数量，通过点击查看失败的受邀人， 可查看未收到邀请的用户及原因。

备注
  • 您可通过 记录详情 页面向客户发送邮件邀请。仅当输入相应邮件地址后，发送邀请选项才可用。 
  • 邀请邮件有效期只有 7 天。
  • 不能向客户发送批量邀请。
  • 例如：Russell Brown 是一个 CRM 用户，他邀请 Sage 在带有创建联系人和商机的权限的情况下访问门户。因此，如果 Sage 通过门户创建联系人，那么该联系人将添加至 CRM 数据库，并且 Russell Brown 将成为新联系人的所有者。

查看邀请失败的原因

向用户发送邀请失败的原因有几个。邀请发送后，CRM中会弹出消息，显示成功或失败的邀请数量。点击查看失败的受邀人可以查看受邀失败的用户名单及原因。


邀请失败的原因可能有以下几点：
  1. 域名与超级管理员的域名相匹配-门户用户属于公司域名。不能向员工或使用公司域的用户发送邀请。 
  2. 记录正在等待审批 -  如果该记录正在等待审批，则邀请不会发送，记录在此期间被锁定。
  3. 记录正在等待审核 - 如果记录处于审核流程中，门户邀请不会发送至该记录。
  4. 记录未同意 - 如果用户已经启用同意作为GDPR流程的一部分，门户邀请不会发送。
  5. 电子邮件地址含有不支持的字符 -  支持英文大小写字母 (A-Z, a-z) ，0-9的数字，和特殊字符，如@ . - _ + 。如果电子邮件地址不符合上述格式，门户邀请将发送失败。
  6. 邮件地址是匿名地址 - 如果特定的邮件域名是垃圾邮件，将不能发送邀请。
  7. 达到门户用户的最大许可限制 - 机构已经达到了一个门户可以邀请的用户的最大数量。
  8. 门户用户已存在 - 如果用户已经属于一个门户网站的用户类型，就不能再发送邀请。
  9. 无记录存在 - 如果记录已从CRM中删除，向记录发送邀请会被拒绝。
  10. 没有模块的访问权限 - 如果CRM 没有该模块的访问权限，邀请会被拒绝。
  11. 没有记录的访问权限 - 如果CRM管理员没有某个特定模块的权限，那么他们将被限制从该模块发送邀请。
  12. 记录在回收站中 - 如果被发送邀请的用户的记录出于任何原因被移至回收站，那么门户邀请将不会被发送。

查看CRM中的门户用户列表

所有属于门户的用户都会被列在门户配置页面的用户标签下。你可以使用过滤器来查找以下用户：活跃的、未确认的、已确认的或停用的。


拥有管理用户权限的CRM用户可以查看门户下的用户页签。

移除门户用户

您可从门户中删除用户。将取消其门户访问，需要时可重新邀请。
要从门户中移除用户
  1. 在门户中进入用户页签。
  2. 通过状态过滤用户，或搜索用户名字。
  3. 选择并点击移除用户。
    在弹出的确认窗口中，点击移除用户。

在 CRM 中查看门户用户添加的信息

可在动态或 CRM 模块中查看用户添加的记录、备注或值。 
例如，Russel 是一个 CRM 用户，他邀请 Sage 访问联系人模块。Sage 有权创建联系人和商机。他在门户中创建新联系人并保存记录时，Russel 可在其 CRM 帐户的联系人模块中查看该记录。 
请注意，默认情况下，记录所有者将为 Russel。 


“动态”中会接收有关每次更新的通知。例如，如果向某个记录添加了备注，那么您将通过“动态”获悉。还可通过“动态”回复备注。 


请记住要在“动态首选项”中添加您已对门户用户授予访问权的模块，只有这样，您才会收到通知。 
（在列示模块的顶部面板中输入“动态”，点击动态，转至动态首选项，选中模块，然后点击保存。）

将门户用户转移至另一门户用户类型

有时您需要更改用户的门户用户类型。例如，您为关注产品 A 和产品 B 的客户创建了两个不同门户。如果该客户不再有意购买产品 A 而改为想要购买产品 B，那么您可轻松将他们移至产品 B 门户用户类型。您可从以下任意位置更改：

  • 记录详情页面 - 您可从记录的详情页面更改门户用户类型。
  • 门户用户列表 - 如果要同时将多个门户用户更改为另一门户用户类型，那么您可从“门户配置”页面的“门户用户列表”弹出窗口中完成此操作。


将线索转化为联系人

在 Zoho CRM 中，您可手动将符合资格的线索转化为联系人，也可使用工作流规则自动进行。如果您为线索创建了一个门户用户类型，为联系人创建了两个门户用户类型，并已将 CRM 线索和联系人添加至相应门户，那么您在 CRM 中将线索转化为联系人时，系统会提示您在“联系人”下选择某个门户用户类型。例如，您有四个线索（A、B、C 和 D）属于“线索”门户用户类型，并有联系人 1 和联系人 2 分别属于“联系人”模块中的 2 个门户用户类型。在 CRM 中，将线索 A、B、C 和 D 转化为联系人时，系统会提示您选择要将这些线索转移至的“联系人”门户用户类型（联系人 1 或联系人 2）。



在用户页签上进行批量操作

在 "用户 "选项卡中，你可以根据用户的状态来过滤，并执行相关的批量操作。

过滤器和可执行的操作如下：
  1. 活跃用户：停用或从门户中移除。


  2. 已确认用户：更改门户用户类型（转换至另一门户）或移除。
  3. 未确认用户：重新邀请，更改用户类型或移除用户。

  4. 停用的用户：激活，更改用户类型或移除。

移除门户用户类型

有时您想要移除特定门户用户类型。首先需要将这些用户更改为另一门户用户类型，然后删除该门户用户类型。仅当您要删除用户的原始门户用户类型时，才能将用户更改为另一门户用户类型。

如果某个门户用户类型没有任何关联用户，那么您可按现状删除该类型。

要删除并转换门户用户类型，请执行以下操作：

  1. 转至设置 > 沟通渠道 > 门户。
  2. 选择门户，将鼠标指针放在该门户上，然后点击删除。
  3. 在弹出窗口中，点击转换并删除。
  4. 从下拉列表中选择门户用户类型以转换用户的门户用户类型。
  5. 点击是，继续。
备注
  1. 如果要重命名门户用户类型，请在 门户配置 页面中点击编辑选项。
  2. 如果您希望移除已添加至门户的用户，那么您可停用这些用户。您可改为添加另一用户，因为已停用用户不再计算在您的用户许可证之内。 

停用门户用户类型

可根据需要随时停用门户用户。

要停用门户用户，请执行以下操作：

  1. 选择门户用户类型，然后点击门户用户。
  2. 在 门户用户列表 弹出窗口中，关闭用户的状态栏。


管理门户用户的数据隐私

数据处理基础

作为数据控制者，为遵循 GDPR合规性，您需要根据某个合法依据处理数据。根据您的业务要求和自由裁量权，您可以从依据列表中选择处理依据：合法利益、合同、法律义务、重要利益、公共利益和同意。如果同意是用于处理数据的合法依据，那么 Zoho CRM 提供了一个选项以允许门户用户访问您存储的有关他们的详细信息并同意处理他们的个人数据。

在设置门户用户的数据隐私时，您必须考虑以下几点：

  • 仅当开启合规性设置后，才会对记录显示“数据隐私”页签。
  • 仅当数据处理依据为同意时，门户用户才能在其帐户中查看数据处理依据。
  • 门户用户还可以更新他们添加的线索或联系人的同意详情。
  • 门户用户可在门户内更新他们的同意详情。


数据主体权利

在 GDPR 下，门户用户具有与其个人信息相关的特定权利。他们可在门户的数据隐私部分中手动添加对应以下权利的请求：
  • 删除权利
  • 停止处理权利
  • 导出权利
  • 修改权利

他们还可代表他们添加至门户的联系人或线索在门户中添加请求。另请参阅数据主体权利