CRM 中的文档库
对于新注册用户，文档页签由 WorkDrive 提供支持。此更新正在分阶段推送给现有用户。有关该更新的帮助文档，请参阅：Zoho CRM 中的文档。
宣传册、PDF 文档、招标书、发票、对比文档、指南、演示文稿、表格等只是人们可能在商业中经常使用的文件中的一部分。您可能需要不断修改这些商业资源，并保持它们最新和相关性。为此，您需要一个文档仓库，一个可以组织和管理所有与您的业务相关的文件，并与您组织内的人员共享的地方。
Zoho CRM 中的文档页签充当一个图书馆，您可以在其中上传各种类型的文件，并根据组织 CRM 账户中用户的角色权限共享给用户。
可用性
需要权限
其角色对文档页签具有权限的用户，可以访问此功能。
默认情况下，具有管理员或标准角色的用户可以访问此功能。管理员需要为其他用户提供角色权限。
文档页签与其他具有页签可见性权限的页签类似。除此之外，还有针对文档及其文件夹的其他特定权限。
- 对于文档文件夹 - 管理文件夹权限
- 对于文档 - 查看、创建、修改和删除权限。
优势
- 节省存储空间
在 Zoho CRM 中，每个记录都可以从 Zoho Docs、Google Docs 和桌面附件文档。您还可以将同一文件附加到多个记录，这将占用额外的存储空间。这是因为，每个附件都会占用您在 CRM 中总分配的存储空间。例如，当您将一个 10MB 大小的文件上传到 5 个记录时，占用的存储空间将是 50MB（10 x 5）。使用文档页签，您可以节省大量存储空间，因为当文件附加到多个记录时，它们不会占用成倍的存储空间。
文档页签是一个中央存储库，您可以在其中上传文档并将其关联到各种记录。例如，您在文档页签下上传了一个 10 MB 大小的演示文稿。当您将此演示文稿作为附件关联到 5 条记录时，它仍然只占用 10 MB 的存储空间，而不是 50 MB（10 x 5）。 - 轻松共享文件
当您只想将上传到销售文件夹下的文件共享给销售团队时，在文档页签下更容易实现。不仅用户，您还可以将其与角色、职位及下属和组共享。 - 保持文件组织，以便快速参考
文件夹和子文件夹帮助您保持文档组织有序，以便随时快速参考。 - 避免同一文档的多个版本
它还帮助您维护文件的最新版本，供其他用户访问。您可以轻松地修改文件，并维护一份单一的最新文档副本。 - 将文档作为附件通过电子邮件发送
在向线索和联系人发送电子邮件时，您可以附加已上传到文档库中的文件。除了可以从桌面、Zoho Docs、Google Docs 等位置附加文件外，您现在还可以附加已上传到文档页签中的文件。
修改角色权限
默认情况下，具有管理员或标准角色的用户可以访问此功能。管理员需要根据其他用户可以访问此功能的权限提供角色权限。如上所述，文档及其文件夹具有以下权限集：
- 对于文档文件夹 - 管理文件夹权限。
- 对于文档 - 查看、创建、修改和删除权限。
要修改角色权限
- 点击
[设置图标] 并点击设置 > 用户与控制 > 安全控制 > 角色。 - 在角色 页面，点击您想要修改的角色的编辑链接。
- 在角色详情 页面，在模块权限下的基本权限中。
- 在文档权限的下拉列表中，根据需要勾选相应的框。
注意
- 您无法编辑默认角色，管理员和标准角色。建议您基于现有的默认角色定义自己的角色。
- Zoho CRM 中的文档页签与 Zoho Docs 不同。您在 Zoho Docs 中的所有文件将在此处不可用。如果您希望 Zoho Docs 中的文件在文档页签下可用，您需要在 Zoho CRM 中上传它们。