使用全局选项集

使用全局选项集

Zoho CRM中的全局选项集可帮助您轻松管理跨模块重复出现的选择列表值。有关此功能的概述，请参阅 全局选项集的概述。

我在哪里可以找到全局选项集？

角色中具有相应权限的用户可以在【设置】>【定制】>【模块和字段】>【全局选项集】查看设置。


以下功能可在您的全局选项集 中使用：
  1. 搜索：使用此功能通过名称搜索您的全局选项集。
  2. 创建全局选项集：使用此按钮创建一个新的全局选项集。
  3. 全局选项集主列表：使用此功能管理您所有的全局选项集。您还可以查看以下有用的详细信息：
    1. 正在使用全局选项集的模块
    2. 创建全局选项集的用户
    3. 创建全局选项集的时间
    4. 最后修改全局选项集的用户
    5. 进行最后修改的时间

创建全局选项集

创建全局选项集有三种方法：
  1. 从头开始创建全局选项集。
  2. 将现有的本地选项列表值集转换为全局选项集。
  3. 复制现有的全局选项集。

要从头创建一个全局选项集

  1. 转到设置[ ] > 定制 > 模块和字段 > 全局选项集。
  2. 单击创建全局选项集按钮。
  3. 在创建全局选项集 弹出窗口中，您可以输入以下详细信息：
    1. 全局选项集名称：这将用于在其他位置（如“选取列表属性”和“全局选项集”选项卡）显示。
    2. 描述： 鼠标悬停在特定全局选项集上时，将显示此处输入的说明。
    3. 全局选项集的值：
      1. 要添加新值，将鼠标悬停在一个值上并点击加号（+）图标。在出现的文本框中输入新值。
      2. 要删除一个值，将鼠标悬停在该值上并点击减号（-）图标。在这种情况下，该值将被移动到未使用值 部分。要永久删除一个值，您需要从未使用值 部分删除它（齿轮 图标 > 查看/添加未使用值）。
      3. 要重命名现有值，点击该值并输入新名称。
      4. 要替换现有值，将鼠标悬停在该值上并单击替换 图标。新值将替换现有记录和 CRM 中的其他位置的旧值。旧值将被移动到未使用值 部分。
      5. 要最大化全局选项集值字段，单击最大化 图标。
      6. 要访问添加预定义选项、批量添加选项 和查看/添加未使用的值 等，请点击齿轮图标 。
    4. 排序顺序偏好：可选择按输入顺序、字母排序等。

  4. 点击保存。

将现有的本地选项列表值集转换为全局选项集

  1. 转到设置[ ] > 定制 > 模块和字段。
  2. 点击所需的模块并选择一个布局。
  3. 在布局编辑器中，转到所需的下拉列表字段，点击设置图标并选择编辑属性。
  4. 在选择列表属性 页面，点击齿轮图标并选择转换为全局选项集。
  5. 在转换为全局选项集 弹出窗口中，输入要创建的全局选项集名称，然后点击保存。
  6. 点击完成并保存以保存布局。
  7. 要在此全局选项集中进行未来更改，请转到设置[ ] > 定制 > 模块和字段 > 全局选项集。

要复制现有的全局选项集

  1. 转到设置[ ] > 定制 > 模块和字段 > 全局选项集。
  2. 悬停在要复制的全局选项集上。点击省略号（...）图标并选择复制。
  3. 在复制全局选项集 弹出窗口中，描述、全局选项集值和排序顺序等字段将像原始全局选项集一样进行配置。
    全局选项集名称字段将采用以下格式的新名称："X_Cloned"（如果“X”是我们已复制的全局选项集名称）。进行所需更改。
  4. 点击保存。

将选择列表与全局选项集关联

您可以将新的和现有的选择列表与全局选项集进行关联。

要将新的选择列表与全局选项集关联

  1. 转到设置[ ] > 定制 > 模块和字段。
  2. 点击所需的模块并选择一个布局。
  3. 在布局编辑器中，转到新建字段 面板。将选择列表字段拖放到右侧所需模块部分。
  4. 在选择列表属性 页面，勾选全局选项集单选按钮。
  5. 从下拉列表中选择所需的全局选项集。
  6. 点击完成，然后保存布局。

要将现有选择列表与全局选项集相关联

  1. 转到设置[ ] > 定制 > 模块和字段。
  2. 点击所需的模块并选择一个布局。
  3. 在布局编辑器中，转到现有的选择列表字段，点击设置图标，然后选择编辑属性。
  4. 在选择列表属性 页面，勾选全局选项集单选按钮。
  5. 从下拉列表中选择所需的全局选项集。
  6. 有两种可能的步骤：
    1. 如果所有本地选择列表值都包含在全局选项集中，值将自动映射。转到第 7 步。
    2. 如果存在不在全局选项集中的本地选择列表值，将出现一个将 <选择列表名称> 与全局选项集关联 的弹出窗口。在这里，您可以手动将这些值映射到全局选项集中的值。
      1. 如果该值在其他 CRM 部分（如字段更新、工作流规则、条件等）中使用，则这是必填性的。这些选择列表值将有一个查看相关位置 的链接。映射值并点击完成。
      2. 如果您想在未映射此类本地值的情况下继续操作，您需要从链接中显示的所有相关位置中删除该值。
  7. 点击完成，然后保存布局。
Info

限制：

  1. 如果全局选项集与超过 15 个字段相关联，则无法替换或删除值。
  2. 如果全局选项集与超过 15 个字段相关联，则无法删除全局选项集。
  3. 如果全局选项集与超过 15 个字段相关联，则每次请求只能将 50 个值从未使用移动到已使用。这也将适用于任何新添加的值。

更新、删除和转换全局选项集

要更新一个全局选项集

  1. 转到设置[ ] > 定制 > 模块和字段 > 全局选项集。
  2. 将鼠标悬停在您想要更新的全局选项集上。点击省略号（...）图标并选择编辑。
  3. 在编辑全局选项集 弹出窗口中，进行必要的更新。您可以执行以下操作：
    1. 更改描述
    2. 添加选择列表值
    3. 移除选择列表值（即，将值移动到未使用值部分）
    4. 删除选择列表值
    5. 重命名选择列表值
    6. 替换选择列表值
    7. 更改排序顺序偏好
  4. 点击保存。
Notes您还可以通过悬停在全局选项集上，点击省略号（...）图标，然后选择替换值。

删除一个全局选项集

  1. 转到设置[ ] > 定制 > 模块和字段 > 全局选项集。
  2. 将鼠标悬停在要删除的全局选项集上。点击省略号（...）图标并选择删除。
  3. 在您确定要删除 <全局选项集名称> 吗？ 弹出窗口中，点击删除。如果该全局选项集与选择列表相关联，它们将在此弹出窗口中显示。
  4. 在删除全局选项集 弹出窗口中，点击确定。
Notes一旦删除，与该特定全局选项集关联的选择列表将转换为本地选择列表。

将全局选项集关联的选择列表转换为本地选择列表

  1. 转到设置[ ] > 定制 > 模块和字段。
  2. 点击所需的模块并选择一个布局。
  3. 在布局编辑器中，转到现有的选择列表字段，点击设置图标，然后选择编辑属性。
  4. 在选择列表属性 页面，勾选本地单选按钮。
  5. 在确认弹窗中，点击转换。
  6. 点击完成，并保存布局。

附加说明

  1. 将现有选项列表与全局选项集关联后，将保留跟踪历史记录。
  2. 目前全局选项集值无法进行颜色编码。
  3. 多选列表（新的和现有的）目前无法与全局选项集关联。
  4. 将选择列表与全局选项集关联后，“替换值”选项将从选项列表设置中删除。
  5. 在全局选项集中重命名或替换选择列表值，将更新所有现有记录以及 CRM 中的其他位置，如工作流规则、条件、报表等。
  6. 删除全局选项集中的选择列表值，将从相关选择列表中移除该值。它不会从现有记录或 CRM 中的其他位置（如工作流规则、条件、报表等）删除该值。
  7. 全局选项集在沙盒环境中受支持。一些限制包括：
    1. 在沙盒环境中，无法使用转换为全局选项集选项。
    2. 您不能更改现有选择列表的关联（从本地选择列表到全局选项集，从全局选项集到本地选择列表，或从一个全局选项集到另一个全局选项集）。
    3. 在创建新的选择列表时，您可以将其与全局选项集关联。一旦创建，您就不能更改其关联。
  8. 以下选择列表字段无法与全局选项集相关联：
    模块
    选择列表名称
    线索
    线索状态，称呼
    联系人
    称呼
    商机
    阶段
    任务
    状态，优先级
    通话
    呼出通话状态，通话类型
    报价
    阶段，运输
    采购订单
    状态，运输
    销售订单
    状态，运输
    发货单
    状态，运输
    供应商
    总分类账户  
    服务支持
    状态
    解决方案
    状态
    预约
    预约状态
    服务
    服务状态
  1. 以下与全局选项集相关的事件将被记录在审计日志中：
    事件
    审计日志条目格式
    用户 Y 创建了全局选项集 X
    Y 添加了一个名为 X 的全局选项集
    用户 Y 更新了全局选项集 X
    Y 更新了一个名为 X 的全局选项集
    全局选项集 X 被用户 Y 删除
    Y 删除了一个名为 X 的全局选项集
    用户 Y 在全局选项集 X 中将选项 Z 重命名为 W
    Y 在 X 全局选项集中将选项 Z 重命名为 W
    用户 Y 在全局选项集 X 中用 W 替换了选项 Z
    Y 将 X 全局选项集中从 Z 选项替换为 W 选项
    用户 Y 移除了全局选项集 X 中的选项 Z
    Y 移除了 X 全局选项集中的选项 Z

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