设置门户和邀请用户

设置门户和邀请用户

CRM中的门户旨在让管理员授予联系人、供应商或合作伙伴对CRM的访问权。门户用户可以访问授权模块和CRM中存在的一些相关数据，例如，产品，发货单和备注。他们还可查看、编辑或创建记录，也可添加备注和附件。

针对您的门户

业务案例
让我们考虑几个场景，以了解门户如何有助于您的业务。

在一个特许经营项目中——假设您经营快餐店，并授权其他人在其它地点经营该特许经营项目。您使用 Zoho CRM 来管理所有业务详情并跟进分店业绩。特许经营人可以要求查看其分店的业绩和客户的详细资料。您可为这些特许经营项目所有者创建专属门户，他们将能够在 CRM 中查看和编辑相关记录。 
  • 在汽车行业中 - 例如，您有一家汽车行，要跟进客户详细资料、销售车辆和维修计划，可创建门户并将其与客户共享。客户可在该门户中查看和编辑详情，并在CRM记录中更新。同样，如果他们想要维修车辆，可以使用门户填写详细资料。
  • 在快消品行业中 - 在零售店，您可以向为您的店铺供应产品的所有供应商发送批量邀请，以跟踪库存流动。这样，供应商可以修改订单，访问和编辑如定价、库存可用性、联系信息和配送差异等详细信息。
  • 在教育机构中 - 如果您经营教育机构，可将门户的访问权提供给家长，而不是手动输入每个学生的详细信息。他们可在门户中添加、更新或查看其子女的详细信息，系统可通过门户与家长共享学生的成绩。
  • 对于业务合作伙伴 - 假定您经营一家软件公司，并使用 CRM 来跟进联系人和线索或跟踪一些处于不同阶段的商机。您打算与合作伙伴会议讨论收益最高的商机和联系人，分别与每个合作伙伴共享这些信息过于繁琐，您可以创建门户，并给予他们对联系人模块的访问权，并在CRM的商机模块中添加联系人查找功能。这将允许他们查看联系人及其关联商机，还允许他们根据权限在各个模块中添加或移除详细信息。
  • 对于员工 - 您可以使用此增强功能邀请员工访问门户，以查看、编辑和执行特定任务。如果有一个包含您员工数据库的自定义模块，这也可以作为一个自助更新门户。
可用性

需要权限 
具有“管理门户角色”权限的用户可创建门户和邀请客户。


门户定价

以下是有关门户的定价和可创建的门户数量的详细信息。
  1. 您最多可以配置5个门户用户组。默认情况下，您可以在用户组（线索、联系人、供应商和自定义模块）中免费邀请最多 1,000 名用户。
  2. 要购买额外的门户用户许可，请参考下表的价格。如果您在购买过程中需要任何帮助，请联系 support@zohocorp.com.cn。
    许可数量范围
    价格（线索、联系人、供应商和自定义模块）
    1 - 1,000(前1,000个用户)
    免费
    1,001 - 2,000（下1,000个用户）
    ￥21/用户/月
    2,001 - 11,000（下9,000个用户）
    ￥14/用户/月
    11,000以上（超出上述范围的任何数字）
    ￥7/用户/月


假设您需要为您的零售商创建一个门户以及为他们提供门户用户许可。那么，您可以为零售商创建一个名为“零售商”的门户用户组，并邀请您的零售商加入门户。随着您业务的扩展，零售商的数量也在增加。让我们看看将他们添加到门户中需要多少钱：
  1. 对于 500 个门户用户：
    前 1,000 个用户免费。由于所有 500 个用户都在免费范围内，因此无需付费。
    总月费用：0 元

  1. 对于 5,000 个门户用户：
    前 1,000 个用户：免费 → ￥0
    接下来的 1,000 个用户（1,001 - 2,000）：1,000 × ￥21 = ￥21,000
    剩余的 3,000 个用户（2,001 - 5,000）：3,000 × ￥14 = ￥42,000
    总月费用：￥0（免费）+ ￥21,000 + ￥42,000 = ￥63,000

  1. 12,000 个门户用户：
    前 1,000 个用户：免费 → ￥0
    接下来的 1,000 个用户（1,001 - 2,000）：1,000 × ￥21 = ￥21,000
    接下来的 9,000 个用户（2,001 - 11,000）：9,000 × ￥14 = ￥126,000 
    剩余 1,000 个用户（超过 11,000）：1,000 × ￥7 = ￥7,000 
    总费用：0 元（免费）+ ￥21,000 + ￥126,000 + ￥7,000  = ￥154,000 

门户用户可执行的操作

创建、编辑或删除记录 - 他们可在具有访问权的 CRM 模块中创建、编辑或删除记录。 

编辑关联记录 - 门户用户可以编辑与其关联但由其他 CRM 用户添加的记录（如果他们具有所需的权限）。例如，如果商机或客户与门户用户相关联，那么他可以编辑这些记录的详细信息。 

编辑记录中的信息 - 他们可以编辑共享给他们的记录上的字段（甚至子表单中的字段），例如，地址、电话号码、电子邮件地址等。所做的更改将反映在 CRM 中。 
Notes注意：子表单权限需要单独维护。在父模块的门户模块配置中设置的权限不适用于子表单。
复制与线索/联系人相关联的记录（商机、发货单，报价等） - 他们可以复制与其关联的其他记录，并根据需要添加更多详情。例如，如果门户用户想要复制商机、报价或发货单，那么他们可以从现有记录中复制并在必要时进行编辑，而不是从头开始创建新记录。 

试用版的门户

旗舰版和超级版的试用版用户可以在 30 天的试用期间配置和使用门户。配置完成后，系统将创建一个针对联系人模块的系统定义的门户用户组，他们可以向其中添加最多 10 个用户。试用版中无法创建新的门户用户组。

如果试用账户未升级至旗舰版和超级版，将采取以下措施：
  1. 如果您订阅的是标准版或高级版，则试用版中创建的门户会保留。
  1. 如果您订阅了免费版，则门户详情将在 30 天后被删除。

设置门户

设置门户涉及以下四个步骤：
  1.  配置门户
  2. 创建门户用户组
    1. 提供用户组详细信息
    2. 配置门户模块
    3. 指定字段权限
默认情况下，您的公司名称将被用作门户名称，并用于生成一个 URL，您的客户将使用该 URL 访问门户。

配置门户

  1. 导航到 设置 > 沟通渠道 > 门户。
  2. 在门户页面，点击立即开始。
    您公司的名称将作为默认门户名称显示。
  3. 如有需要，编辑门户名称。如果门户名称已被使用，Zoho CRM 将提示您更改它。您可以在创建门户时更改门户名称。

  4. 客户门户 URL 将生成，门户名称将可用。点击立即配置。
  5.  您的门户已创建。您现在可以邀请您的联系人，或者稍后进行。
接下来，创建一个门户用户组，配置它，设置字段权限和邀请偏好。目前，邀请偏好和向电话号码发送门户邀请的功能仅支持在印度注册的公司。
一旦配置了门户，您将无法删除它。
注意
  1. 当您创建门户时，将自动创建一个名为“客户门户”的默认门户用户组，该用户组无法删除。但是，您可以根据需要随时开启或关闭该用户组的“状态”。
  2. 您可以创建4个其他用户组，并最多免费邀请 1,000 名用户。要添加更多用户，您需要额外付费购买。
  3. 您可以邀请并添加与超级管理员邮箱域名相同的用户到客户门户用户组，例如您的员工或合作伙伴。
  4. 仅在您已启用 通知短信 集成后，才可以将邀请偏好设置为电话。
    1. 目前，邀请偏好和向电话号码发送门户邀请的功能仅支持在印度注册的公司。
    2. 您可以从您的注册发送者 ID 向印度的客户发送与门户相关的短信消息。
    3. 基于电话号码的邀请和登录功能，将在我们未来的发布中向全球组织提供。
  5. 在为门户用户组设置邀请偏好后，一旦用户被添加到其中或为其创建了门户表单，您将无法修改它。如果您需要这样做，请联系 support@zohocorp.com.cn。

编辑门户 URL

门户创建后，您可以编辑门户名称。门户用户将收到关于 URL 更改的通知，以便他们继续无障碍地访问门户。


门户用户组
在创建门户链接后的第一步是决定用户组，以便创建一个。确定门户用户组是为哪种类型的用户创建的。
例如，门户用户可以是
  1. 为您生成线索的合作伙伴
  2. 访问您的数据库以获取库存信息的供应商
  3. 管理其个人资料和课程的学生
  4. 管理其个人资料、诊断、处方和预约的患者
  5. 销售您的产品的经销商
获得您创建的门户访问权限的用户将根据其权限在您的 CRM 中查看、创建、编辑和删除记录。在创建用户门户用户组之前，让我们快速回顾以下术语：
  1. 主模块：主模块包含用户组的个人信息，这些用户组是获准访问门户的授权客户。他们可以查看、创建、编辑和删除记录，具体权限如下。
    例如：对于客户用户组，主模块可能是联系人 模块。客户在登录门户后可以访问他们的个人信息，更新他们的个人资料和偏好设置，附加请求表单等。

  2. 相关模块：相关模块包含主模块中记录的交易信息。也就是说，这些模块由于它们所进行的交易而与主记录相连。
    例如：商机是您的联系人所做的交易。如果联系人模块是主模块，那么您可以配置商机模块为相关模块。同样，来自不同模块的交易记录也可以配置为相关模块。

  3. 公共模块：在某些情况下，公共模块也可能是一个相关模块。如果在相关模块部分或公共模块部分选择了此类模块，它将被从另一个类别中移除。

  4. Web页签：作为一家组织，您可能有一些客户在门户的帮助下访问您的 CRM。除了查看模块及其相关记录外，他们还可以访问Web页签。
    考虑一家服装店，它有一个网页 www.zylkerapparels.com/announcements，用于发布重要的业务更新，如赞助、合作、新收购等，供内部用户和利益相关者查看。他们可以通过门户与利益相关者共享此    Web页签，以便在 CRM 内部快速访问和轻松导航。您在 Zoho CRM 中创建的所有Web页签都将列出以供选择。
请注意，第一个门户用户组必须是客户。

创建门户用户组

  1. 转到设置 → 沟通渠道 → 门户
  2. 点击创建用户组
之后，创建用户组的三个主要步骤如下：
用户组详情
门户模块配置
字段权限
用户组详情
  1. 定义您的门户用户组。在门户用户组名称字段中，输入一个名称，例如家长、合作伙伴或服务代理商。
  2. 在下一字段主模块中，选择将决定该门户用户类型的模块。
  3. 在选择了主模块后，将出现更多字段。在其他模块字段中，选择适用于该门户用户组的相关模块，包括公共模块和web页签。
  4. 在门户邀请首选项下，在发送邀请的方式字段中，从两种模式中选择您的主要邀请方式：电子邮件/电话。
    您可以决定外部用户通过哪种方式被邀请到门户（电子邮件或电话）。可以为电子邮件和电话邀请创建模板：
    1. 有关电子邮件门户邀请模板的信息，请参阅电子邮件模板。
    2. 门户相关消息的短信模板在经过 DLT 批准并由 Zoho 验证后即可使用。
  5. 在相关字段中，选择包含电子邮件地址或电话号码的字段。门户邀请将发送到这些电子邮件地址或电话号码。
  6. 点击下一步。
选择邀请首选项：
  1. 门户用户使用手机号码登录并接收短信通知的选项将不会对所有用户可用，并且目前仅支持在印度注册的公司。
  2. 您可以从您注册的发件人 ID 向印度的客户发送与门户相关的短信。要向用户发送邀请，手机号码应以+91 开头。
  3. 印度电信监管局（TRAI）已实施分布式账本技术（DLT），以确保只有合法的短信消息发送给印度的客户。门户邀请短信消息必须通过在 DLT 注册的印度发送者 ID 发送。
  4. 此选项将在我们未来的版本中向全球组织提供。
将邀请首选项设置为电话的选项仅当您已启用 通知短信 集成后才可用。发送与门户相关的短信消息的信用点数将消耗来自通知短信集成信用点数。

门户模块配置
一旦您定义了用户组，就是时候配置您希望与客户共享的数据类型了。
以下是在配置过程中涉及的术语：
  1. 布局：选择一个或多个布局，以及可供门户用户访问的这些布局的向导，用于主要和其他相关模块。
  2. 权限：您可以为模块中的每个记录设置权限级别。门户用户只能根据其权限对记录执行操作。例如，您可以允许门户用户查看或编辑他们的许可号码或邮寄地址，或者给予供应商只读权限以购买订单。选择创建、编辑、查看、删除或编辑（共享）模块权限。编辑（共享）权限将允许门户用户编辑那些被 CRM 用户添加到模块中的记录。
  3. 关联条件：建立主模块与其他模块之间的关系，使工具了解此相关模块中的记录与主模块之间的关系。选择连接的查找字段或多选查找字段。这有助于工具在门户中显示门户用户的全部交易信息，并作为他们数据的个人曝光。
    除了直接交易信息之外，如果您想展示具有特定特征的记录，可以通过条件来实现。您可以为相关模块配置链接字段和/或标准来显示记录。
    1. 按值匹配：在此，您可以基于它们的值定义一个标准。例如：您可以选择显示所有建筑师模块中的记录，如果他们的经验大于 6 年。
      建筑师经验≥6 年
    2. 按字段匹配：此条件是通过字段比较值。例如：您可以选择显示所有相关模块的记录，如果主模块字段的值等于/不等于/等于/不包含相关模块记录的字段值。
      仓库状态包含联系人的邮寄省份。
  4. 视图类型：选择所需的模块视图方向，为记录选择列表视图或画布视图。
按照以下步骤配置门户用户组：

步骤 1：主模块配置
对于主模块，您将拥有默认的查看权限。如果您想给用户更多权限，如创建、编辑、删除等，您也可以在这个标签页中操作。您还可以确定您想要向门户用户公开的布局/向导。除了这些活动外，您还可以提供条件，以确定模块中哪些记录应该对门户用户显示。
步骤 2：相关模块配置
您可以依次配置您想要向门户用户公开的所有相关模块。
总之：
  1. 第一步的主记录对于门户用户始终可见，无论他们与相关模块的关系如何。
  2. 如果您已通过查找字段配置了相关模块，门户用户的交易记录将可见。
  3. 如果您通过条件配置了相关模块，那么匹配条件的模块中的记录将被暴露。
  4. 如果您选择了基于查找和条件同时暴露记录，那么将暴露门户用户的关联记录以及满足条件的记录。
步骤 3：公共模块配置
门户用户可以访问被指定为公共只读或公共可读/写/删除（通过数据共享设置）的模块。这些模块将列在公共模块部分，使用户能够查看其中的记录。
产品模块必须与门户用户共享，以便他们可以将产品与库存模块中现有的记录关联起来。

步骤 4：Web页签
所选的Web页签将无需设置即可列出，这里的主要考虑因素是权限。默认情况下，所有所选的Web页签都只有查看权限。
步骤 5：点击下一步。
字段权限
在上一步骤（门户模块配置）中您所选择的关联模块将在字段权限部分列出。您可以选择门户用户可以访问的字段。您还可以将客户无法编辑的字段标记为只读。CRM 内的必填字段在门户中也将被标记为必填。您还可以与门户用户共享子表单。
只有当门户用户在产品模块中对“单价”字段有查看权限时，他们才能查看产品的价格。
要指定字段权限
  1. 在字段权限页面，选择需要向门户用户提供的字段的复选框。
  2. 点击只读复选框（如有需要）。
  3. 点击保存并下一步以进入下一个布局或模块来定义字段权限。
    字段权限针对每个模块。它们不针对布局。
  4. 对所有模块和布局重复上述步骤。
  5. 如果父模块有子表单，请选择子表单并设置相应的权限。
  6. 点击完成以保存所有详细信息。
查看门户预览

查看门户预览

门户配置完成后，您可以预览门户，以查看客户将如何查看记录。

要查看门户预览
  1. 转到设置 > 沟通渠道 > 门户。
  2. 在客户门户配置 页面，点击预览。
  3. 从下拉列表中选择门户用户组以查看预览。
注意
您可以在完成门户模块配置后查看门户摘要。您可以在任何时候修改门户模块配置和字段权限。
购买门户用户

在门户配置页面内购买门户用户

  1. 前往设置 > 沟通渠道 > 门户。
  2. 点击购买。
  3. 输入您想要购买的门户用户数量，然后点击计算价格。
  4. 将鼠标指针悬停在问号上，您将找到有关价格计算详情的信息。
  5. 现在，点击付款并完成支付。

要在管理订阅 页面购买门户用户

  1. 点击您的个人资料图标，然后选择管理订阅。
  2. 在订阅 页面中点击升级用户/附加组件。
  3. 选择门户用户数量并点击继续。
  4. 点击付款。

使用门户用户组

门户邀请

自动邀请用户加入门户
您可以根据预定义条件自动向用户发送门户邀请，无需手动为每个用户启用访问权限。通过设置触发邀请的条件、自定义语言偏好以及使用详细日志跟踪失败的邀请，您可以简化此过程，快速识别和解决问题。

要向用户发送自动邀请：
  1. 导航至设置 >> 沟通渠道 >> 门户。
  2. 选择您要发送自动邀请的门户。
  3. 再次点击设置 >> 自动邀请。
  4. 点击立即配置。
  5. 选择您的语言偏好：单一语言或多种语言。
  6. 如果您选择了一种语言，请选择邀请语言并指定记录条件。
  7. 如果您选择了多种语言，请选择邀请语言并指定您希望发送邀请的语言数量条件。点击添加条件以发送更多语言的邀请。
  8. 在这种情况下，您可以设定一个通用条件，该条件必须先得到满足，之后特定语言条件才会生效，从而才能发送邀请。点击通用条件，在此处指定记录条件。

  9. 点击保存。

管理自动邀请配置

您可以根据需要随时编辑、暂停或删除自动邀请配置。点击“编辑配置”来编辑您的自动邀请设置。在编辑配置时，为了避免发送邀请，您可以选择禁用自动邀请，进行必要的编辑，然后重新启用自动邀请。要删除门户的配置，请点击“删除配置”。

对自动邀请，查看失败的邀请

您可以跟踪失败的邀请情况，包括诸如记录名称、电子邮件地址、失败日期以及失败原因等详细信息。这使您能够迅速识别并解决问题。


限制:
1. 允许设置的语言数量 = 25
2.  每组/每种语言允许的条件数量 = 10
单独邀请用户加入用户组
一旦创建好门户，您就可以开始邀请客户。电子邮件邀请将包含门户 URL 详情。用户接受邀请后，将被提示设置密码。在门户中，客户必须首先设置基本信息，如他们偏好的语言、时间格式、时区和国家。默认情况下，这些信息将基于发送邀请的 CRM 用户的地区信息填写。例外的是国家和语言详情，将基于门户用户的浏览器信息。然后，他们将被重定向到他们有权访问的模块页面。

发送邀请
  1. 前往一个模块（线索、联系人、自定义模块）并选择一条记录。
  2. 在记录详情页面，点击更多图标，然后点击发送门户邀请。
  3. 选择门户用户组。
  4. 选择要用于邀请邮件的模板语言。
  5. 点击邀请。
批量邀请用户加入用户组
您可以从创建门户的模块中批量邀请线索、联系人或其他人员。例如，如果您为线索模块创建了一个门户，您可以将您的线索邀请访问该门户。批量邀请可以发送给尚未被邀请加入任何门户且拥有有效电子邮件地址的用户。

批量向用户发送邀请
  1. 转到设置 > 沟通渠道 > 门户。
  2. 点击一个门户并转到用户选项卡。
  3. 点击邀请用户。
  4. 从显示的列表中选择用户并点击发送邀请。
  5. 选择模板语言并点击发送邀请。
一旦发送，门户操作状态对话框会显示收到和未收到邀请的用户数量。您可以通过点击查看失败邀请者来检查邀请失败的原因。
注意
  1. 邀请邮件仅 7 天有效。
  2. 即使他们创建了记录，门户用户也不能被指定为记录所有者。
    例如: Russell Brown是一个CRM用户，他邀请Sage Weiser以创建联系人和商机的权限访问门户。 当Sage通过门户创建联系人时，它将被添加到CRM数据库中，Russell Brown将成为新联系人的所有者。 
查看门户邀请失败的原因
发送门户邀请给用户失败的原因有几个。一旦发送邀请，您的 CRM 账户中会弹出一个消息，显示成功或失败的邀请数量。
点击查看未邀请成功者，可以查看未收到邀请的用户及其原因。
邀请失败可能有以下原因：
  1. 记录等待审批 - 如果记录正在等待任何审批流程的审批，则不会发送邀请，因为在此期间记录将被锁定。
  2. 记录等待审核 - 如果记录是审核流程的一部分，则不会向该记录发送门户邀请。
  3. 记录未获得同意 - 如果用户已将同意作为 GDPR 流程的一部分启用，则不会发送门户邀请。
  4. 邮箱地址包含不支持字符 - 英文大写和小写字母（A-Z，a-z）、数字 0 到 9 以及特殊字符如@、-、_、+。如果邮箱地址不是上述格式，门户邀请将失败。
  5. 电子邮件地址是匿名的-如果特定的电子邮件域是垃圾邮件，那么您不能发送邀请。  
  6. 达到门户的用户许可的最大限制 — 如果组织已达到可以为门户邀请的最大用户数量。  
  7. 门户用户已存在 - 如果该用户已经是门户用户组的一员，则无法发送另一个邀请。  
  8. 记录不存在 - 如果记录已经从CRM中删除，并且由于某种原因已向该记录发送邀请，则该记录将被拒绝。  
  9. 您没有模块的权限 - 如果CRM用户没有他正在发送的模块的权限，那么邀请将被拒绝。  
  10. 您没有记录的权限—如果CRM管理员没有特定模块的权限，那么他们将被限制从该模块发送邀请。  
  11. 记录在回收站中 - 如果邀请所发送到的用户的记录由于某种原因被移动到回收站，那么将不会发送门户邀请。  
编辑邀请首选项
您只能在用户组中没有添加任何用户或门户表单时编辑邀请首选项。

编辑邀请首选项
  1. 导航到设置 > 沟通渠道 > 门户。
  2. 选择一个用户组。
  3. 在右上角，点击“发送至：[邀请首选项]”附近的编辑图标。
  4. 做出变更，然后点击完成。

自定义门户邀请模板

 电子邮件模板
短信模板
 电子邮件模板
以下是对模板的定制选项：
  1. 自定义特定语言的模板：管理员可以编辑和保存不同语言的模板。

    在邀请用户时，管理员将被提示选择邀请电子邮件的语言。将为该语言保存的模板用于发送电子邮件。
  2. 设置默认的发件人和收件人地址：您可以设置用于发送邀请邮件的默认电子邮件地址——例如，zylker@portal-support.com（发件人）——并选择用于重定向回复邮件的电子邮件地址——例如，pattrick-jones@portal-support.com（收件人）。
  1. 使用自定义电子邮件主题或合并字段。
  2. 在邮件正文中使用合并字段：您可以将合并字段插入邮件正文中以获取确切的字段值。
  3. 格式化电子邮件文本：模板自定义窗口中提供了所有基本的文本自定义选项，如字体、大小、样式、颜色、背景、对齐等。您还可以在电子邮件正文中添加图片或超链接。
  4. 设置接受邀请的按钮或链接：您可以选择提供按钮或链接来接受邀请。
注意：
  1. 在发送邀请电子邮件时更改语言，这将会自动翻译电子邮件的默认系统提供内容。自定义内容需要翻译成特定语言。
  2. 您可以删除门户链接。但是，这样做会导致在保存模板时出现错误。您可以通过点击重置为默认链接来恢复原始链接和内容。
  3. 在确认电子邮件地址模板中，将显示确认电子邮件按钮，而不是接受邀请按钮。
定制邀请和确认电子邮件地址的模板
  1. 导航到设置> 沟通渠道 > 门户。
  2. 从选项列表中选择门户用户组。
  3. 点击设置选项卡。
  4. 点击电子邮件模板按钮。  
  5. 定制接受邀请、确认电子邮件地址或其他电子邮件模板。 
短信模板
此选项目前仅适用于在印度注册的公司。
以下为短信模板的自定义选项：
  1. 您可以为三种类型的短信消息设置模板：门户邀请短信、验证短信和忘记密码短信。
  2. 您可以将合并字段插入到短信消息正文中以获取确切的字段值。
注意事项
  1. 确保您有足够的信用额度来发送短信。
  2. 您需要在每个模板中添加“- 公司名称”这一术语，并复制内容以获得 DLT 批准。
  3. 模板在使用前必须获得 DLT 批准。
  4. 确保您的模板中的 CTA 已列入白名单。根据您的 CRM 数据中心，您需要将以下域名之一列入白名单：
    1. in.zcrm.to - IN 
    2. ca.zcrm.to - CA  
    3. us.zcrm.to - US  
    4. eu.zcrm.to - EU  
    5. au.zcrm.to - AU 
    6. cn.zcrm.to - CN 
    7. jp.zcrm.to - JP 
  5. 如果您修改了模板，之前批准的模板仍将被使用，直到修改后的模板获得批准。一旦修改后的模板获得批准，之前的模板将自动删除。
  6. 如果您在 CRM 中更改了用户的电话号码，用户将通过新的电话号码重新被邀请到门户。
  1. 短信模板不是针对单个门户用户组的。模板的更改将反映在所有将邀请偏好设置为电话的门户用户组的短信中。
  2. 对于设置为电话邀请偏好的门户用户组，您只能在所有模板都获得批准后邀请门户用户。在此之前，这些门户用户组将处于禁用状态。
要为门户自定义短信模板
  1. 导航至设置 > 沟通渠道 > 门户。
  2. 选择门户用户组。
  3. 导航至设置标签页。
  4. 在短信模板下，将鼠标悬停在所需模板上，点击其对应的编辑图标进行修改。
  5. 点击保存。

  6. 复制模板内容并提交 DLT 审批。


  7. 模板内容获得 DLT 批准后，点击提交 DLT 文件。如果您关闭了自定义短信模板 弹窗，请重复步骤 1、2 和 3 来访问它。
  8. 在提交 DLT 文件 弹窗中，点击上传文件并选择 DLT 文件。
  9.  点击下一步。
  10. 在 CRM 模板映射 弹窗中，将 DLT 批准的模板与 CRM 模板进行映射。
  11. 点击保存。Zoho 将验证这些模板。
  12. 验证后，您会看到相同的通知。启用门户用户组后，您就可以开始邀请您的门户用户了。


用户管理操作

更新门户用户的电子邮件地址或电话号码
您可以从记录详情页面更新现有门户用户的电子邮件地址或电话号码。请注意，我们指的是用于发送门户邀请的字段。更新后，您将收到提示消息，说明用户的门户访问权限将发生变化。

要更新电子邮件地址或电话号码：
  1. 访问特定模块（联系人、线索、供应商等）的记录详情页面
  2. 更新与记录关联的电子邮件地址或电话号码。
  3. 在询问门户访问更改的弹出窗口中，点击是，继续。

注意：
  1. 如果已确认用户的电子邮件地址发生更改，将更新新的电子邮件地址，状态将更改为尚未确认。将发送一封确认电子邮件。
  2. 如果已确认用户的电话号码发生更改，他们只能使用新的号码登录。
  3. 在电子邮件中点击确认电子邮件按钮后，现有门户用户可以无缝访问他们现有的门户，无需再次设置密码。
  4. 如果我们更改了未经确认的用户的电子邮件地址，则会更新新的电子邮件，并且状态保持不变，尚未确认。
  5. 在禁用用户的情况下，如果我们更改了他们的电子邮件地址，将在用户激活时发送一封电子邮件以确认他们的电子邮件地址。 在确认后，他们可以继续访问他们现有的门户帐户。 
移除门户用户
您可以从门户中移除用户。他们的门户访问权限将被撤销。您可以在需要时重新邀请他们。

要从门户用户组中移除用户
  1. 点击门户用户组。
  2. 导航到用户选项卡。
  3. 使用用户状态或按名称搜索来过滤用户。
  4. 选择您想要删除的用户，然后点击删除用户。
  5. 在确认弹窗内，再次点击移除用户。
将门户用户转移到另一个门户用户组
可能存在需要将用户从一个门户用户组移动到另一个门户用户组的情况。例如，您为对产品 A 和产品 B 感兴趣的客户创建了两个不同的门户。如果客户不再对购买产品 A 感兴趣，而想购买产品 B，您可以轻松地将他们移动到产品 B 门户用户组。您可以从以下任何位置将用户从一个门户用户组转移到另一个：
  • 记录详情页面 - 您可以在记录详情页面更改门户用户组。
  • 门户用户列表 - 如果您想一次性将多个门户用户转移到另一个门户用户组，您可以从门户配置页面中的门户用户列表弹出窗口中操作。
  • 在转换过程中 - 在 Zoho CRM 中，您可以通过手动或使用工作流规则自动将合格线索转换为联系人。如果您为线索创建了一个门户用户组，为联系人创建了两个用户组，并将您的 CRM 线索和联系人添加到相应的门户中，当您在 CRM 中将线索转换为联系人时，系统会提示您选择一个联系人门户用户组。

    例如，您在线索门户用户组中有四个线索，A、B、C 和 D，在联系人模块中有两个门户用户组，联系人 1 和联系人 2。当您将线索 A、B、C 和 D 转换为 CRM 中的联系人时，将提示您选择联系人门户用户组（联系人 1 或联系人 2）以转移线索。
注意: 您可以将用户的门户用户组转移到具有相同邀请首选项的另一个用户组。
从“用户”标签页筛选并执行批量操作
在用户标签页中，您可以按用户状态进行筛选并执行相关批量操作。

过滤器列表和可执行的操作包括：
  1. 所有用户：所有被邀请并已注册到门户的用户，包括已禁用的用户，都列在这里。
    在此，您可以移除用户组中的用户。
  2. 活跃用户：这些用户已接受发送的邀请或通过门户表单登录到门户用户组，目前可以访问门户。
    您可以禁用、从用户组中移除用户或更改他们的操作状态。
  3. 已确认用户：这些用户已接受发送的邀请或通过门户表单登录到门户用户组。此类用户包括所有活跃用户以及之前有权访问门户的已禁用用户。如果已确认用户更新了他们的电子邮件地址，他们将被移动到未确认 和已禁用 阶段。将发送一封邮件以确认他们的电子邮件更新，确认后，用户将过渡到已确认和活跃阶段。
    您可以从门户用户组中移除用户，使用更改用户组按钮将用户转移到同一模块的另一个用户组，或更改他们的操作状态。
  4. 未确认用户：这些用户要么未接受发送的邀请，要么未确认他们的更新电子邮件地址。如果未确认用户更新了他们的电子邮件地址，他们仍将保持未确认状态。
    1. 邀请尚未接受：这些用户尚未接受门户的邀请。在执行批量重新邀请操作后，将发送接受邀请电子邮件。
    2. 登录被暂停：在 CRM 中更新后未确认其更新电子邮件地址的门户用户。这些用户应确认其更新后的电子邮件地址。
  5. 停用的用户: 这些用户是从组织中终止门户访问的用户。 您可以激活访问、更改门户用户组或删除用户。 
  6. 等待门户访问的用户: 这些用户已使用门户表单注册，但尚未访问门户用户组。 当达到门户表单访问限制时，就会发生这种情况。 一旦管理员购买了足够的许可，允许他们进入用户组，他们就可以向等待的用户授予访问权限。

用户活动与 CRM 可见性

Notes具有门户访问权限的用户可以创建、编辑、删除备注、附件文件，或删除备注的附件，作为门户活动的一部分。然而，他们不能将附件作为单独的相关列表添加、查看、编辑或删除通过门户共享的记录。
查看 CRM 中门户用户添加的信息
门户用户添加的记录、备注或值可以在动态信息中查看，或者直接在 CRM 模块中查看。

例如，Russel 是一位 CRM 用户，他邀请了 Sage 访问联系人模块门户，并授予了创建联系人和商机的权限。由于 Sage 是由 Russel 邀请的，因此每当 Sage 在门户中创建新的联系人并保存记录时，Russel 都可以在他的 CRM 账户中的联系人模块内查看它，并且默认成为记录的所有者。

每次更新都会在动态中收到通知。例如，如果记录中添加了备注，您将通过动态收到通知。您还可以从动态中回复备注。

请记得在动态首选项中添加您已授权给门户用户访问权限的模块，只有这样才能收到通知。
（在顶部面板中，在模块列表中输入
“动态”。点击动态 > 动态首选项 > 勾选模块>点击保存。）

删除/禁用门户用户组

删除用户组
可能存在需要删除特定门户用户组的情况。在这种情况下，您首先需要将用户转移到另一个门户用户组，然后删除门户用户组。只有在您想删除原始门户用户组的情况下，才能将用户转移到另一个门户用户组。如果您尚未将任何用户关联到门户用户组，则可以直接删除。

删除并转移门户用户组
  1. 前往设置 > 沟通渠道 > 门户。
  2. 选择一个门户用户组，将其悬停，然后点击删除图标。
  3. 如果用户组中存在用户，并且同一模块的另一个用户组，那么要转移门户用户，请从下拉列表中选择一个门户用户组，然后点击转移和删除。
  4. 如果没有用户组中的用户，您可以直接通过点击“是，继续”来删除它。
注意
  1. 客户门户 用户组，默认包含在联系人模块中，不能被删除。
  2. 如果用户组中存在用户，而同一模块中没有其他用户组，则无法删除门户用户组。
  3. 如果要重命名门户用户组，请单击门户配置 页面中的编辑选项。 
  4. 如果您不希望添加到门户的用户再成为门户的一部分，可以停用这些用户。 您可以添加另一个用户，因为停用的用户不会计入您的用户许可。
停用用户组
您可以在需要时随时停用门户用户。

要停用门户用户
  1. 选择一个门户用户组并点击用户。
  2. 在用户选项卡中，筛选已确认的用户。
  3. 关闭用户的操作开关。

管理门户用户的数据隐私

数据处理基础
作为数据控制者，为了符合 GDPR 规定，您需要根据合法基础处理数据。根据您的业务需求和自行判断，您可以从以下合法基础中选择一个处理数据的基础：合法权益、合同、法律义务、重大利益、公共利益和同意。如果同意是处理数据的合法基础，Zoho CRM 提供了一种选项，允许门户用户访问您存储的关于他们的详细信息，并同意处理他们的个人数据。

在设置门户用户的隐私数据时，您必须考虑以下要点 :

  • 只有在开启合规设置之后，才会为记录显示数据隐私选项卡。
  • 门户用户只能在其账户中查看数据处理的依据，前提是数据处理依据是同意。
  • 门户用户还可以更新他们添加的线索或联系人的同意详情。
  • 门户用户可以在门户内更新他们的同意详情。
数据主体权利
根据 GDPR，门户用户对其个人信息享有一定的权利。他们可以从门户中的数据隐私部分手动添加以下权利的请求：
  • 删除权
  • 停止处理权
  • 导出权
  • 更正权

他们还可以代表他们添加到门户的联系人或线索在门户中添加请求。另请参阅数据主体权利




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