管理邮件模板

管理邮件模板

有效的沟通对企业来说很重要。Zoho Desk提供了几个预定义的邮件模板，可用于向您的客户和客服人员发送邮件通知。例如，在收到客户的工单时，您可以使用预定义的邮件模板向客户发送确认邮件。

这里是Zoho Desk内可用的预置的邮件模板 :

对于请求人员 :
  1. 告知收到他们的工单
  2. 告知他们工单内所抄送的用户
  3. 在收到新响应时告知
  4. 添加评论到他们的工单
  5. 删除他们工单内的评论
  6. 修改他们工单内的评论
  7. 添加解决方案到他们的工单
  8. 关闭他们的工单时告知
对于客服人员:
  1. 收到新工单
  2. 分配工单给他们
  3. 请求人员回复他们的工单
  4. 分配蓝图迁移给他们
  5. 分配任务给他们
  6. 分配通话给他们
  7. 分配活动给他们
  8. 任务提醒
  9. 通话提醒
  10. 活动提醒
  11. 完成为他们的工单所创建的任务
  12. 完成为他们的工单所创建的通话
  13. 完成为他们的工单所创建的活动
  14. 添加评论到他们的工单
  15. 删除他们工单内的评论
  16. 修改他们工单内的评论
  17. 收到他们工单的满意度评价
  18. 收到对他们文章的反馈
  19. 收到待审核文章
  20. 送审的文章由审稿人发布
  21. 属于他们的文章即将过期
  22. 属于他们的文章已经过期
  23. 收到待审核工单
  24. 升级工单 
  25. 蓝图状态升级
  26. 工单移动到他们的部门
对于团队:
  1. 分配工单给团队
  2. 请求人员回复团队的工单
  3. 添加评论到团队的工单
  4. 删除团队工单内的评论
  5. 修改团队工单内的评论
  6. 分配任务给团队
  7. 分配通话给团队
  8. 分配活动给团队
  9. 完成为团队工单所创建的任务
  10. 完成为团队工单所创建的通话
  11. 完成为团队工单所创建的活动
可以根据您的业务需求，对这些预置的模块做进一步的定制。

注意:
  • 只有具有管理邮件和工单模板角色权限的用户才能够访问此功能。
  • 付费版的Zoho Desk用户可以定制邮件模板。

创建邮件模板
您可以创建和使用邮件模板以发送邮件给您的客户和客服人员。
创建邮件模板:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 在设置落地  页，点击定制下的模板。
  3. 在邮件模板 页面，从下拉菜单内选择部门。
  4. 点击右上方区域内的添加模板图标 (  ) 并选择新建模板。
  5. 在新建模板 页面，从下拉列表内选择模板类型。
  6. 输入模板名称。
  7. 从选择文件夹下拉列表内选择模板文件夹。
  8. 对于模板，添加其发件人、主题等详细信息。
  9. 在消息部分，通过调取各模块的字段来创建邮件消息正文。
  10. 从基于类别 (客服人员、机构或者指定模块)的插入占位符下拉列表内，点击所需的字段。占位符文本将会粘贴到消息区域。
    您也可以提供邮件模板主题的占位符文本。

  11. 点击预览以查看您的邮件。
  12. 点击保存。

注意:
  • 在您发送邮件模板时，实际值将会替换占位符文本。
  • 您可以创建包含32000个字符的模板。
  • 通过插入HTML选项，您可以将视频嵌入到您的邮件模板。
  • 邮件模板是模块级的。您可以为模块如工单、联系人等创建模板。 
  • 邮件模板是部门级的。

修改邮件模板
通过修改所需的字段，您可以修改现有的邮件模板。
修改邮件模板:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 在设置落地  页，点击定制下的模板。
  3. 在邮件模板 页面，从下拉菜单内选择部门。
  4. 点击邮件模板旁边的编辑图标 (  ) 。
  5. 在编辑邮件模板 页面，修改邮件模板的详细信息。
  6. 点击预览以查看您的邮件。
  7. 点击保存。

删除邮件模板
有时, 您可能会删除不适合将来引用的邮件模板。但是, 请注意，您不能删除公开邮件模板。
删除邮件模板:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 在设置落地  页，点击定制下的模板。
  3. 在邮件模板 页面，从下拉菜单内选择部门。
  4. 点击邮件模板旁边的删除图标 (  ) 。
  5. 点击确认以进行确认。

创建邮件模板文件夹
文件夹是可以存储邮件模板的地方。每个文件夹都可以有单独的安全权限。创建新文件夹时, 可以将其设置为公开或私有，下面是共享设置:
  1. 文件夹可供所有客服人员访问
  2. 文件夹只供您访问
  3. 文件夹只可供以下客服人员访问
如果您选择选项3，则您可以将访问权限提供给:
  1. 团队
  2. 职位
  3. 职位及其下属
  4. 客服人员
如果您只需几个用户拥有访问权限，那么客服人员可能会是您的最佳选择。

创建邮件模板文件夹:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 在设置落地  页，点击定制下的模板。
  3. 在邮件模板 页面，从下拉菜单内选择部门。
  4. 点击右上方区域内的添加模板图标 (  ) 并选择新建模板文件夹。
  5. 在文件夹详情部分，做如下操作:
  6. 输入文件夹名称。
  7. 在描述文本框内指定有关文件夹的其它信息。
  8. 在查看权限下，选择合适的权限设置。
  9. 点击保存。
      
您可以点击文件夹名称旁的编辑 (  ) 或删除 (  ) 图标来修改或删除文件夹。

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