一次讲透一个CRM更新【2】上篇

一次讲透一个CRM更新【2】上篇

近期我们推出《一次讲透一个CRM更新》系列的第一篇，关于支持选择列表的全局选项集。我们希望Zoho CRM老客户可以通过系列内容及时了解新功能新用法，然后尽快应用到实际业务中。CRM更新的系列文章对新用户也有参考价值，比如其他CRM企业用户的一些典型场景和解决方案，说不定会给您带来一些启发。


本期，小Z要介绍的CRM更新功能是关于：CRM锁定记录。


为什么要锁定CRM记录？


在某些业务场景中，CRM记录需要被锁定。所谓锁定，可以先简单理解为不可编辑。什么情况下需要锁定CRM记录呢？小Z咨询了几位CRM实施同事，收集到一些真实的企业需求场景，帮助大家了解为什么CRM需要锁定记录。


A公司：商机走到最后阶段时，不允许做改动


A公司是一家科技企业，他们对商机的流程规范性和数据准确性要求较高，并且希望通过商机阶段的状态精准评估前期市场营销投入ROI。因此，当商机已经进入了最后阶段，即阶段为“成交”或“丢单”后，这条商机需要被锁定，不能再进行编辑或删除等操作。


B公司：线索进入CRM后，立即锁定电话和邮箱字段


B公司是课程培训行业，销售团队非常卷，竞争激烈，抢客户的情况时有发生。之前出现过恶意修改客户电话的事，销售先把正确电话记下来，然后在系统中小小改动一下，其他销售再联系的时候不是空号就是没需求。管理层为此头疼不已，即使有时间轴记录下来谁在什么时间做了什么修改，但都是事后诸葛亮，发现的时候损失已经无法弥补了。因此，B公司希望从源头杜绝恶意更改客户信息的情况，线索进入CRM后立即锁定电话和邮箱等与联系方式相关的字段，杜绝销售人员擅自修改客户联系方式。


C公司：审批完成后的记录，锁定不能修改


C公司是一家设备制造企业，业务中对审批过程要求严格，合同、销售订单、财务付款等均要走审批流。审批流程一旦全部完成，不允许修改任何信息，包括金额、数量、附加的文档都不能再做修改。


以上是比较常见的记录锁定应用场景，当您在业务中有类似需求的时候，不要忘记Zoho CRM支持针对模块设置锁定。


CRM如何锁定记录？如何解锁？


Zoho CRM的记录锁定功能，让用户能够在满足某些条件时手动或自动锁定记录以及解锁，下面来看如何操作。


首先，需要给不同的模块开启锁定功能，并且配置锁定的方式和规则。


假如我们希望下图中的“商机”模块可以锁定记录，那就要先为商机模块开启记录锁定功能，再做锁定记录配置。




进行配置的时候，可以选择“手动”锁定记录。




也可以选择“自动”锁定，设置锁定规则，当满足条件时就会“自动”锁定记录。在实际应用中自动锁定更为常见。




关于自动锁定的4个补充说明：


  1. 每个模块最多可以设置五个规则。每个规则都有一个规则名称，当记录被锁定时，该名称将显示在记录详细信息页面中。

  2. 可以选择针对所有角色锁定记录，也可以针对部分角色锁定记录。

  3. 可选择被限制的操作是什么，在默认情况下，限制“编辑”操作。

  4. 允许设置锁定时可以修改的字段。


从以上4点可以发现，Zoho CRM自定义能力还是蛮强的，灵活中透着严谨，严谨中不失灵活。


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