通过团队文件夹对外共享文件和文件夹

通过团队文件夹对外共享文件和文件夹

当您与团队外部的人员共享团队文件时，切记要保留对原始文件的控制权。WorkDrive 允许您通过以下三种方式与外部用户共享团队文件夹中的文件和文件夹：
1. 直接使用电子邮件地址进行共享
文件的访问权限级别：查看、查看和评论、编辑、共享
文件夹的访问权限级别：查看、查看和评论、编辑、组织

2. 通过默认权限进行共享（适用于互联网上的任何人）
外部用户只能查看和下载文件和文件夹。

3. 通过自定义外部共享链接进行共享
  1. 创建新的外部共享链接并设置密码和到期日期，允许或禁止下载，甚至可以让用户通过共享链接提供信息，以助于限制访问权限和跟踪活动。

  2. 文件的访问权限级别：查看、查看和评论、编辑
    文件夹的访问权限级别：查看、编辑、上传

  3. 您可以为每个文件或文件夹创建多个自定义外部共享链接。
备注
  1. 可以在团队级别和团队文件夹级别启用或禁用外部共享功能。
  2. 如果在团队文件夹中启用了外部共享功能，则只有团队文件夹的管理员和组织者才能对外共享文件和文件夹。
  3. 如果禁用了外部共享功能，则管理员和组织者将无法通过团队文件夹对外共享文件和文件夹。

直接使用电子邮件地址进行共享

1. 在左窗格中选择一个团队文件夹。
2. 选择一个文件或文件夹，然后单击顶部操作栏中的共享图标。
3. 输入用户的电子邮件地址并分配访问权限级别。
4. 根据需要添加私人讯息。
5. 单击共享。



用户将收到有关此共享的电子邮件通知。

团队用户可以直接与以下人员共享文件和文件夹： 
  1. WorkDrive 中其他团队或机构的用户
  2. WorkDrive 中的个人版用户
  3. 外部用户（没有 WorkDrive 或 Zoho 帐户的用户）
WorkDrive 个人版用户也可以使用电子邮件地址直接与团队用户共享文件和文件夹。
  1. 当您与拥有 Zoho 帐户的外部用户进行共享时，他们必须登录自己的帐户后才能访问任何共享的文件和文件夹。
  2. 当您与没有 Zoho 帐户的外部用户进行共享时，他们无需注册 Zoho 帐户，只需使用公共链接即可访问共享的文件和文件夹（具有链接的任何人都可以访问）。但是，如果要评论或编辑文件，外部用户必须注册 Zoho 帐户。

通过默认权限进行共享（适用于互联网上的任何人）

1. 在左窗格中的团队文件夹下选择一个团队文件夹。
默认情况下，团队文件夹中会显示“文件夹”选项卡。

2. 选择一个文件或文件夹，然后单击顶部操作栏中的共享图标 。此时将出现一个“共享”对话框。
或者，您也可以右键单击文件或文件夹，然后选择共享。 

3. 在“共享”对话框中，单击永久链接旁边的更改可见性。



4. 默认情况下将会选中团队文件夹成员和共享协作者。选择互联网上的任何人。



5. 单击保存。

6. 单击复制，然后通过电子邮件、群聊或社交网站与外部用户共享链接。

7. 要停止与互联网上的任何人共享文件或文件夹，请单击“共享”对话框中永久链接旁边的更改可见性，然后选择团队文件夹成员和共享协作者或团队中的任何人。

外部用户只能查看和下载文件或文件夹。
1. 在左窗格中的团队文件夹下选择一个团队文件夹。
默认情况下，团队文件夹中会显示“文件夹”选项卡。

2. 选择一个文件或文件夹，然后单击顶部操作栏中的共享图标 。此时将出现一个“共享”对话框。 



3. 单击新建外部共享链接。外部共享链接对话框将会打开。
或者，您也可以右键单击文件或文件夹，然后选择共享 > 新建外部共享链接。

4. 为链接输入一个名称以方便参考。

5. 为要对外共享的文件或文件夹选择相应的访问权限级别。

文件权限：

对于 Zoho 格式的文件（即 Writer、Sheet 和 Show），可以为外部用户提供查看、查看和评论或编辑访问权限。
对于非 Zoho 格式的文件（文档、电子表格和演示文稿），以及其他文件类型（如图像、视频和 PDF），只能为外部用户提供查看访问权限。

文件夹的权限：

查看 - 限制外部用户只能查看文件夹内的文件。
上传 - 允许外部用户执行以下操作：
      上传文件（各个 WorkDrive 版本可能会有相应的文件上传限制）
      预览和下载文件
编辑 - 允许外部用户上传和编辑文件夹内的文件。

备注
  1. 对于入门版、团队版和企业版，规定的最大文件上传大小分别为 1 GB、5 GB 和 50 GB。
  2. 外部用户只能编辑 Zoho 本机格式的文件（即 Zoho Writer、Zoho Sheet 和 Zoho Show）。
  3. 所有外部共享链接均为公共链接，即任何具有链接的人都可以访问这些链接。您可以设置密码和到期日期以限制用户的访问权限。

6. 要为文件或文件夹启用密码访问，请开启设置密码选项并输入密码。

当共享机密文件和文件夹时，您可以为它们添加密码。任何尝试打开链接的用户都必须提供您设置的密码才能访问相关文件或文件夹。

7. 开启设置到期日期选项，以便为共享文件或文件夹设置一个到期日期。共享链接在此日期后将会失效。

考虑这样一个场景，您的团队在某个固定期限内与客户或交易方进行交易。您可以为与他们共享的链接设置一个到期日期，以确保在合同结束后他们无法访问您的文件或文件夹。

8. 开启允许下载选项，以允许外部用户下载共享的文件或文件夹。如果您想阻止用户下载文件或文件夹，请关闭该功能。

9. 开启请求用户数据选项，然后选择所需的用户详细信息（如姓名、电子邮件地址和电话号码）。如果启用了此功能，则用户每次必须提交个人详细信息才能访问文件或文件夹。这样，您就可以知道哪些人通过外部共享链接打开了您的文件或文件夹。

信息
  1. 如果您在共享链接中未请求外部用户提供用户名，则 WorkDrive 将用访客 # 来指代外部用户（按顺序依次为访客 1、访客 2 等）。
  2. 创建外部共享链接后，您将无法启用或编辑此设置。



10. 单击创建。一个新对话框将打开。

11. 单击复制，然后通过群聊或社交网站与外部用户共享链接。
 
12. 要通过电子邮件发送共享链接，请输入外部用户的电子邮件地址并以逗号分隔，根据需要添加私人讯息，然后单击发送电子邮件。

13. 关闭对话框并再次单击顶部的共享图标，然后在“共享”对话框底部查看您创建的外部共享链接。

14. 单击共享链接旁边的操作，您可以选择以下其中一个选项：



复制链接 - 复制共享链接以与外部用户共享。

查看统计信息 - 查看通过此外部共享链接访问文件的外部用户列表，了解他们的查看和下载次数以及最近访问文件的日期和时间。



电子邮件共享链接 - 通过电子邮件将共享链接发送给外部用户。

更改设置 - 在创建链接后可以随时更改共享链接设置（密码、到期日期和下载设置），或为同一文件创建新的自定义共享链接。

删除共享链接 - 在需要时可以删除共享链接。

备注
  1. 您可以为单个文件或文件夹创建多个自定义外部共享链接，并与相应的人员或群组共享这些链接。
  2. 您可以单击“共享”对话框中的统计信息来查找每个下载链接的单独访问统计信息。
  3. 要访问对外共享的文件或文件夹，外部用户必须转到用于接收该共享链接的电子邮件或应用。即便外部用户拥有 Zoho 帐户，共享的文件或文件夹也不会出现在其文件夹中的任何位置。
  4. 删除外部共享链接将会一并移除外部用户对文件或文件夹的访问权限。
当您与外部用户长期合作（例如 6-12 个月）时，您可以将他们作为客户用户添加到您的团队中，并为他们提供有限的角色和权限，以便更好地开展协作。

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