理解邮件送达与退信

理解邮件送达与退信

当您需要向客户传达重要信息时,最快的方法之一就是通过邮件。尽管存在一些新的和现代的通信技术,但邮件仍然是客户在需要获取企业帮助时的首选沟通渠道。

然而,经常被忽视的是 - 确保将邮件无缝送达给您的客户。我们感同身受。您起草一个邮件工单,发送,然后当您检查工单时-您看到它“退信”。或者更糟的是,您发送的即时通知永远抵达不到您客户那里。

在这篇文章内,让我们讨论一下:
  • 什么是退信以及发生的原因?
  • 退信的影响是什么?
  • 您摆脱退信的方式是什么?

什么是退信?
退信是指发往Zoho Desk的那些邮件未送达到您的邮箱。它们通常会作为新会话出现在您的工单内。但是,除非您仔细查看工单历史,否则无法识别通知邮件中的退信。存在2种退信:
  • 硬退信
  • 软退信

硬退信
硬退信是指由于各种原因,邮件永久性地无法送达到Zoho Desk。其中一些原因如下:
  • 收件人邮箱地址不存在。
  • 域名不存在。
  • 收件人的邮箱服务器已锁定收件。
软退信
软退信是临时性的失败,收件人有机会最终收到Zoho Desk邮件。发生情况有:
  • 您的邮件回复太大了。
  • 客户的收件箱满了。
  • 收件人的服务器已宕机或脱机。

退信的影响是什么?
Zoho Desk认真对待退信,因为它们不仅影响邮件的送达,而且影响用于发送邮件的邮箱服务的声誉,在这种情况下,Zoho,我们会监控不断发送邮件给无效联系人的帐户,并时常锁定邮箱地址。如果您不能发送邮件给联系人,这意味着下列情况之一在影响您的帐户
  • 当一封邮件硬退信时,Zoho Desk将会对其永久性地锁定。
  • 当一封邮件软退信时,仍然允许您继续发送邮件,但最多5次。如果在连续性的第5次结束时,Zoho Desk不能送达该邮件,软退信会转换为硬退信,这样,邮箱地址将会被永久性地锁定

您摆脱退信的方式是什么?
当您发送一条工单回复或通知邮件但却未送达给对方时,这是令人沮丧的。也许是一个退信因素已经影响了您的帐户。但是,并非所有退信都是永久性的。

一个被标记为"硬退信"的邮箱地址可以自锁定列表内移除。 如果您确信联系人的邮箱地址是有效的,则请写信给技术支持团队support@zohocorp.com.cn

如果您账户的退信率过高,您的发件功能可能会直接被锁定,而无任何的告警。此锁定仅针对您的邮件通知而非工单回复。如果您发现自己处于此情形,请写信给技术支持团队support@zohocorp.com.cn ,我们将会对Zoho Desk白名单进行所需的操作。

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