管理帮助中心用户

管理帮助中心用户

帮助中心用户是喜欢通过阅读您的知识库文章或社区帖子来找到解决方案的用户。当他们无法找到答案时，他们可以通过提交一张工单来从您的客服人员处寻求解决方案。用户还可以在不离开帮助中心的情况下进行对话交流和跟踪他们工单的状态。

您可以向您的帮助中心添加用户，有3种不同的方式:
  1. 手动添加用户
  2. 用户自注册
    • 需审核的自注册 
  3. 自动邀请用户

手动添加用户
您的客户访问您的帮助中心的一种方式是手动邀请他们。当您邀请用户时，系统将发送一封包含链接的邮件给注册者。他们必须访问链接来创建他们的密码以登录到帮助中心。
添加帮助中心用户:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 点击渠道下的帮助中心 。
  3. 选择您想要自定义的帮助中心。
  4. 点击帮助中心 子菜单下的的用户。
  5. 在用户 页面，点击右上方区域内的邀请用户图标 (  ) 。
  6. 输入您想要邀请的用户的邮箱地址。
  7. 点击邀请。
















这里是一些手动邀请用户的其它方式:
  • 在联系人详细信息 页面，点击右上角的更多操作图标 (  ) ，然后点击添加为最终用户。
  • 在联系人列表 页面，选择一个或者多个联系人，然后点击批量操作菜单内的添加为最终用户。

用户自注册
自注册允许用户自行注册自己的帮助中心帐户。通过允许用户自行注册，可以减少花在跟踪和邀请新用户的时间。所有您需要做的是引导您的客户到您的帮助中心，以便在帮助中心进行注册并立即开始使用。
为您的帮助中心启用自注册:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 点击渠道下的帮助中心。
  3. 选择您想要自定义的帮助中心。
  4. 点击帮助中心 子菜单下的访问设置 页。
  5. 启用权限下的允许客户注册客户门户选项。
    此更改将会立即保存。
如果您选择开放性注册，垃圾邮件发送者会尝试在您的帮助中心创建多个账户。您可以为注册者启用审核，以使它们慢下来或完全停止。

启用对注册的审核:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 点击渠道下的帮助中心。
  3. 选择您想要自定义的帮助中心。
  4. 点击帮助中心 子菜单下的访问设置 页。
  5. 启用权限下的审核客户在帮助中心内的注册选项。
    此更改将会立即保存。

注意:
  • 审核选项只有在您启用了客户自注册帮助中心之后才是可用的。
  • 注册审核对启用了远程认证的账户是不可用的。

审核是如何工作的？
这里是涉及到注册您帮助中心的相关几个步骤:
  1. 一旦用户注册了您的帮助中心, 他们将看到一个通知, 即他们的注册将被发送给管理员进行审批。
  2. 您将会收到一个新用户注册的邮件通知。此通知会发送给所有的管理员和具有审核最终用户注册权限的客服人员。您可以使用邮件内所包含的链接来查看和审批该注册。另请参考管理角色权限。
  3. 您也可以访问帮助中心 设置下的用户页面，以批准或拒绝注册请求。
  4. 当您审批一个新用户时，他们将会收到一封包含创建密码和登录帮助中心的链接的邮件。如果您拒绝了请求，那么他们并不会收到注册被拒绝的通知。

自动邀请用户
在客户提交第一个工单时, 您可以提示客户注册帮助中心。例如, 当John发送邮件到Zoho Desk, 他将立即收到注册您帮助中心的邀请。当他注册时, 他可以实时关注和追踪他的工单状态。
启用用户的自动邀请 :
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 点击渠道下的帮助中心。
  3. 选择您想要自定义的帮助中心。
  4. 点击帮助中心 子菜单下的访问设置 页。
  5. 转至自动邀请权限部分。
  6. 从下拉框内指定要自动发送邀请的部门。
    此更改将会立即保存。
注意:
  • 您也可以选择所有激活的部门以开启自动邀请。
  • 邀请仅在新的或现有联系人通过技术支持渠道提交第一个工单时才会发送。

更新用户邮箱地址

在注册您的帮助中心后，您的最终用户将使用他们的邮箱地址作为登录的用户ID。如果有人需要更新他们的邮箱地址，则他们可以通过点击帮助中心页面顶部的个人简档来实现。管理员还可以在“帮助中心设置”下更改最终用户的邮箱地址。无论是谁更新该邮箱地址，最终用户都必须访问他们的邮箱账户并点击验证邮件内的链接来激活他们的简档。现在让我们看看作为管理员该如何更新最终用户的电子邮件地址。

要更新邮箱地址:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 点击渠道下的帮助中心。
  3. 选择您想要自定义的帮助中心。
  4. 点击帮助中心 子菜单下的 用户 。
  5. 在页面顶部切换到活跃视图。
  6. 鼠标指针悬停并点击对应用户的 编辑 图标 (  ) 。
    您还可以使用搜索框 来定位用户。
  7. 在 客户确认  页面，在电子邮件 字段输入新的邮箱地址。
  8. 点击 保存。
您必须要求最终用户通过单击发送到新邮箱地址的链接来确认邮箱地址变更。

将用户与组和标签关联起来

您可以将活跃的最终用户与添加到帮助中心的组 和 标签签相关联。通过将用户与组关联，可以限制用户对特定知识库部分或社区论坛的访问。标签可用于对社区中的用户进行分类或标识。

要关联组和标签 :
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  )。
  2. 点击渠道下的帮助中心。
  3. 选择您想要自定义的帮助中心。
  4. 点击帮助中心 子菜单下的 用户 。
  5. 在页面顶部切换到活跃视图。
  6. 鼠标指针悬停并点击对应用户的 编辑 图标 (  ) 。
    You can also use the     search box to locate the user.



  7. 在 用户组  部分，做如下操作:
    1. 选择希望在其内将组与用户相关联的帮助中心(如果有多个)。
    2. 点击 关联组 ，然后选择您想要关联的组。
    3. 点击 添加。
  8. 在用户标签  部分，做如下操作:
    1. 选择希望在其内将标签与用户相关联的帮助中心(如果有多个)。
    2. 点击 关联标签 ，然后选择您想要关联的标签。
    3. 点击 添加。
  9. 点击 保存。



注意:
  1. 保存之后，只有最近的标签会显示在用户的旁边。
  2. 您可以在“活跃”选项卡中批量选择用户，并一次性将他们与组和标签关联起来。

禁用帮助中心用户
您可以通过在Zoho Desk中禁用用户来撤消对帮助中心的访问权限。一旦禁用, 用户将无法登录到您的帮助中心。
禁用用户:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 点击渠道下的帮助中心。
  3. 选择您想要自定义的帮助中心。
  4. 点击帮助中心 子菜单下的 用户 。
  5. 在页面顶部切换到活跃视图。
  6. 将您的鼠标指针悬停并点击用户旁边的编辑图标 (  ) 。
    您可以使用搜索框 来快速定位用户。
  7. 在客户信息 页，取消勾选激活选项。
  8. 点击保存。
该用户将会被禁用，并且发送一封关于禁用的通知邮件。如需要，您可以重新邀请用户。

这里是一些禁用用户的其它方式:
  • 在激活的最终用户 视图，选择一个或者多个用户，然后点击批量操作菜单下的禁用最终用户。
  • 在联系人详细信息 页面，点击右上角的更多操作图标 (  )，然后点击禁用最终用户。

激活帮助中心用户
对于之前已接受邀请但已被禁止访问您帮助中心的用户，您可以对其进行激活。 
激活用户:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 点击渠道下的帮助中心。
  3. 选择您想要自定义的帮助中心。
  4. 点击帮助中心 子菜单下的 用户 。
  5. 在页面顶部切换到活跃视图。
  6. 将您的鼠标指针悬停并点击用户旁边的激活图标 (  ) 。
    您可以使用搜索框 来快速定位用户。
  7. 点击激活。


该用户将会被激活，并会发送给其一封关于激活的通知邮件。

这里是一些激活用户的其它方式:
  • 在禁用的最终用户 视图，选择一个或者多个用户，然后点击批量操作菜单下的激活最终用户。
  • 在联系人详细信息 页面，点击右上角的更多操作图标 (  )，然后点击激活最终用户。

重新邀请帮助中心用户
您可以重新邀请尚未接受您早前的邀请的用户。
重新邀请用户:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 点击渠道下的帮助中心。
  3. 选择您想要自定义的帮助中心。
  4. 点击帮助中心 子菜单下的 用户 。
  5. 在页面顶部切换到活跃视图。
  6. 将您的鼠标指针悬停并点击用户旁边的重新邀请图标 (  ) 。
    您可以使用    搜索框 来快速定位用户。


或者，您可以点击联系人详细信息 页面内的更多操作 图标 (  ) ，然后点击重新邀请。重新邀请的最终用户将会接收到一封包含注册链接的邮件。用户应该访问该链接以创建他们的密码并登陆至帮助中心。

删除帮助中心邀请
只要用户尚未注册, 您就可以撤销邀请邮件。当您撤消此操作时, 在之前的邀请期间所共享的注册链接将失效, 用户无法注册您的帮助中心。
撤销帮助中心邀请:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 点击渠道下的帮助中心。
  3. 选择您想要自定义的帮助中心。
  4. 点击帮助中心 子菜单下的 用户 。
  5. 在页面顶部切换到邀请的用户视图。
  6. 将您的鼠标指针悬停并点击用户旁边的删除图标 (  ) 。
    您可以使用    搜索框 来快速定位用户。
邀请立即被撤销。

删除最终用户

您可以删除Zoho Desk中的最终用户，以履行通用数据保护法规（GDPR）规定的义务。管理员和客服人员（具有最终用户简档权限）都可以删除最终用户。当最终用户被删除时，Zoho Desk会清除他们的简档数据。但是，他们的工单、社区帖子和知识库反馈都会保留下来。这些记录中的用户名将替换为占位符字符串“匿名”或您输入的昵称。

要删除最终用户:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 点击渠道下的帮助中心。
  3. 选择您想要自定义的帮助中心。
  4. 点击帮助中心 子菜单下的 用户 。
  5. 将您的鼠标指针悬停并点击用户旁边的删除图标 (  ) 。



  6. 在 删除最终用户 窗口，选择用户在被删除之后的显示方式。
    您可以在 匿名     和 昵称之间进行选择。
  7. 点击 删除。
用户会立即被删除。

注意:
  1. 对于删除的最终用户，将从工单中清除其联系信息。所以要确保您对于他们 无未关闭的工单。
  2. 被邀请的用户不能匿名。您可以简单地删除他们的邀请，以从帮助台删除他们。
  3. 无法撤消删除最终用户。删除时请确保选择了正确的用户。