标记个人字段

GDPR将个人数据定义为，任何与已识别或可识别的自然人（即数据主体）相关的信息。个人数据的范围很广，其中包括电子邮件地址、位置、手机号码、身份证号，等等。在 Zoho CRM 中，可以将包含此类数据的字段标示为个人字段，并进一步分类为普通或敏感。GDPR旨在保护所有的个人数据，其中有一个特殊类别，可以被称为敏感的个人数据。处理敏感数据必须格外小心，因为这些数据可能包括与健康状况相关的信息、医疗记录、财务详细信息、生物特征数据、宗教信息或者任何其他可以唯一地识别数据主体的数据。

在Zoho CRM中的设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 首选项下，您将选择包含数据主体个人信息的模块，且必须符合GDPR。只有在这些模块中才会提供 管理个人字段 选项。将字段标示为个人字段后，这些字段中的数据就不会在以下情况传送或共享：数据导出、API 使用以及与 Zoho CRM 的其他服务（Books、Finance、Campaigns，等等）集成。

管理个人字段

您可以从两个位置将字段标示为个人字段。

从模块页面。
在编辑布局时。

从模块页面管理个人字段的步骤：

点击设置 > 定制 > 模块与字段。
将鼠标指针悬停在包含数据主体个人信息的模块上。
点击选项列表中的管理个人字段。
只有在您通过设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 首选项选中的模块中才会提供此选项。
在 个人字段 部分中，点击标记个人字段。
在弹出窗口中，从下拉列表选择字段。
自动编号、公式、用户和查找类型的字段不能标示为个人字段，因此不会显示在下拉列表中。
选择个人数据类型，普通或敏感。
点击添加字段以将更多字段标示为个人字段。
对于每个模块，最多可以添加 30 个字段作为个人字段。
点击完成。

从页面布局中管理个人字段的步骤：

点击设置 > 定制 > 模块与字段。
点击包含数据主体个人信息的模块。
选择布局。
在 编辑布局 页面中，点击要标示为个人字段的字段的更多图标。
自动编号、公式、用户和查找类型的字段不能标示为个人字段。
点击编辑属性。
- 在 [字段] 属性 弹出窗口中，勾选包含个人数据复选框。
- 选择个人数据类型，普通或敏感。
- 点击完成。
点击保存，保存对布局所做的更改。

注意

自动编号、公式、用户和查找类型的字段不可标记为个人字段。
您也可以在子表单中标记个人字段。
在子表单中，添加合计字段时，请注意合计和公式字段不可标记为个人字段。但是，在 新字段 下，数字、货币和小数字段可以标示为个人字段。
关联的项目 - 使用 Webhook、自定义函数、电子邮件模板以及与Zoho CRM的集成时，可能会与 CRM 外部共享个人字段的数据。为避免此类情况，您可点击信息图标，以查看使用特定字段的使用情况。这可以帮助您根据需要采取必要行动。

在数据隐私部分查看个人字段

记录的“数据隐私”部分还包含有关个人字段的详细信息。它会列出标记为“敏感”的字段数，以及标记为“普通”的字段数。

查看个人字段的步骤：

打开您CRM帐户中的数据主体记录。
该记录可以位于“线索”、“联系人”、“供应商”或任何其他已启用“GDPR 合规性”的自定义模块中。
点击数据隐私。
在 个人数据 部分下，将会显示敏感和正常字段数详细信息。
点击数字，即可查看所选记录敏感和正常的字段详情。

个人数据处理

或许您已经将部分数据标记为普通数据，其他数据标记为敏感数据。Zoho CRM让您可以决定限制通过API或其他与Zoho CRM集成的应用程序访问的个人数据类型。您可使用下列选项，对其次级处理者之间共享的数据主体个人数据进行保护。

限制数据传送到Zoho应用程序和第三方应用程序

要开展业务，您可使用多个软件工具，其中包括电子邮件服务提供程序、客户关系管理系统以及协作平台。在许多情况下，这些应用程序紧密集成，客户的数据在这些平台之间共享。重要的是，您所使用的这些第三方处理程序也有直接和法律义务遵守GDPR。为保护客户的数据，Zoho CRM提供了限制将个人数据共享给 Zoho应用程序以及与CRM帐户集成的第三方应用程序的选项。

下表列出各种集成的详细信息，以及限制个人数据所产生的影响。某些字段是集成所必需的。例如，对于Zoho Projects集成，“电子邮件”是必需字段。如果将“电子邮件”标示为个人字段，那么数据将不会从CRM推送到 Projects。您可在下列各表中找到更多此类详细信息。

*请注意，“名字”和“姓氏”不可标示为个人字段。*

与 Zoho 应用程序集成

与 Zoho 应用程序集成	集成所必需的字段	限制个人数据有何影响？
Zoho Desk	姓氏和电子邮件	不会从Zoho CRM推送数据。
Zoho Projects	电子邮件	不会通过创建或关联项目来添加客户端用户。
Zoho Finance Suite	姓氏和电子邮件	不会从 Zoho CRM 推送数据。
Zoho Campaigns	电子邮件	不会从 Zoho CRM 推送数据。
Zoho Recruit	电子邮件	不会从 Zoho CRM 推送数据。
Zoho Cliq	不适用	除个人字段中的数据以外的详细信息将通过 Zoho Cliq 进行共享。
Zoho Analytics	不适用	如果某个先前已同步的字段受限，那么将会删除基于这些字段的报告。
Zoho Writer	不适用	不适用
Zoho Motivator	不适用	不适用
Zoho Creator	不适用	不适用
Zoho Mail	不适用	不适用
Zoho Calendar	不适用	不适用
Zoho Social	不适用	不适用
Zoho Sales IQ	不适用	不适用
Zoho Survey	不适用	不适用

与第三方应用程序的集成

与其它应用程序的集成	集成的必要项	限制个人数据有何影响？
Microsoft Office 365	名字	由于“名字”不可标记为个人字段，该集成照常工作。
Microsoft Outlook	名字	因为“名字”不可标记为个人字段，该集成照常工作。
Google ContactsGoogle 联系人	名字	因为“名字”不可标记为个人字段，该集成照常工作。
Slack	不适用	除个人字段中的数据以外的详细信息将通过Slack进行共享。
Android or iOS Speech Recognizer (Zia Voice)	不适用	只有呼叫Zia的操作被禁用，与Zia的聊天选项将照常工作。

限制数据传输到Zoho应用的步骤：

点击设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 首选项。
在限制个人数据处理 部分中，开启限制数据传送到Zoho应用程序。
查看弹窗告知的影响，并点击限制个人数据以继续。
从数据类型下拉列表中选择下列其中一项：
- 仅敏感数据 - 所有敏感个人字段中的值均无法通过第三方集成传输。
- 正常和敏感数据 - 普通个人字段和敏感个人字段中的值均无法通过第三方集成传输。
点击保存。

限制数据传输到第三方应用程序的步骤：

点击设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 首选项。
在限制个人数据处理 部分中，开启限制数据传送到第三方应用。
从数据类型下拉列表中选择下列其中一项：
- 仅敏感数据 - 所有敏感个人字段中的值均无法通过第三方集成传输。
- 正常和敏感数据 - 普通个人字段和敏感个人字段中的值均无法通过第三方集成传输。
从应用程序下拉列表中选择要限制数据传送的集成。
点击保存。

限制通过API来访问数据

利用API，其他应用程序可以连接到CRM帐户，并可以传送数据。通过API传送数据时，您必须确保仅在目的明确的情况下共享客户的个人数据。为确保数据安全，Zoho CRM提供了限制通过API共享个人数据的选项。

限制数据后，您就无法在Zoho CRM 中更新所标记字段中的个人数据，也无法通过API在系统外部共享该数据。

限制通过API访问数据的步骤：

点击设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 首选项。
在限制个人数据处理 部分中，开启限制通过API访问数据以将其启用。
从数据类型下拉列表中选择下列其中一项：
- 仅敏感数据 - 所有敏感个人字段中的值均无法通过API来访问。
- 正常和敏感数据 - 普通个人字段和敏感个人字段中的值均无法通过API来访问。
点击保存。

限制导出数据

在某些情况下您可能需要导出数据，或者为确保安全，您不想导出个人数据。在此情况下，您可限制导出个人数据（普通个人数据和敏感个人数据）。包括在“Zoho Sheet”视图中导出报告和更新数据。在限制将导出操作用于个人数据时，请注意下列事项。

在“Zoho Sheet”视图中，个人字段不会出现在工作表视图中。
报表中的个人字段不会被导出（其它字段将被导出）。对于计划报表，也是如此。
矩阵式报表的行和列都需要字段。当其中任何字段为个人字段（不可导出）时，矩阵报表无法提供准确数据。因此，含个人字段的矩阵报表不会被导出。对于预定的矩阵式计划报表，情况也是如此。
何时不会导出报表：
- 在列中使用的字段不会被导出。
- 在摘要报表中，分组列中使用的个人字段不会被导出。
- 如果在“小计”列或行中使用个人字段，则无法导出矩阵报表。

限制导出数据的步骤：

点击设置 > 用户与控制 > 合规性设置 > 首选项。
在限制个人数据处理 部分中，开启限制导出数据。
查看弹窗所示影响，并点击限制个人数据以继续。
从数据类型下拉列表中选择下列其中一项：
- 仅敏感数据 - 所有敏感个人字段中的值均无法在导出的数据中访问。
- 正常和敏感数据 - 普通个人字段和敏感个人字段中的值均无法在导出的数据中访问。
点击保存。