处理会议

处理会议

可用性
权限
访问会议模块的权限，包括查看，创建，编辑和删除。
会议是在给定时间和地点进行的活动。在Zoho CRM用户主页，日历，以及其它相关记录可以看到会议。

要创建会议

  1. 在会议模块，点击创建会议。
  2. 在 会议信息 弹窗中，指定事项详情。
  3. 点击保存。

要从日历创建会议

  1. 在CRM账户中点击 日历图标 。选择日，周，月视图。
  2. 在 日历 中，点击创建链接，或点击日历中的时间。
  3. 在 会议信息 弹窗中，指定会议详情。
  4. 点击保存。
注意
  1. 会议在指定日期和时间自动关闭。会议没有状态更新。

创建重复会议

需要在特定日期和时间重复进行的会议，可以创建重复会议。您也可以在列表视图中批量创建重复任务。

要创建重复活动

  1. 在会议模块，点击创建会议。
  2. 在 会议信息 页面，指定相关详细信息。
  3. 在 重复 字段，输入以下信息：
    • 指定重复事件的 起始 和 结束 日期时间。
    • 指定 重复类型 。
    • 点击 保存。

设置会议提醒

在会议开始之前，可以向参会者发送会议提醒。有两种发送提醒的方式：

  • 通过邮件提醒
  • 通过弹窗提醒
通过会议模块创建会议时，无法禁用任意提醒选项。默认两个选项均被选中。可以在日历首选项中关闭电子邮件提醒。无法在日历中禁用弹窗提醒。
要设置会议提醒
  1. 在 会议 页签，点击需要设置提醒的会议。
  2. 在 会议详情  页面，点击 编辑。
  3. 选择提醒时间。
  4. 点击 保存。

添加参与者并邀请其参加会议

带有与会者名单的邮件邀请将从CRM发送给所有被邀请者。
最多可邀请50名参与者。
要邀请多个用户，线索或联系人
  1. 在 会议 页签，点击想要添加参与者的会议。
  2. 在 参与者分栏，点击添加。
    同样也可点击编辑，在弹窗中添加参与者。
  3. 在 添加参与者 弹窗中，选择想要添加参与者的组。
    也可以直接搜索用户，线索，联系人等。
  4. 在用户，线索，或者联系人列表，勾选相应复选框。
  5. 在通过邮箱地址邀请文本框里，指定您想要邀请的参与者，这些参与者的详细信息在Zoho CRM中是不存在的。
  6. 点击添加。

每次被邀请者接受，拒绝，或保留邀请时，您都会收到关于RSVP状态的邮件通知。您也可以点击“参与者状态”窗口中的“重新邀请”按钮，单独对其进行邀请。

会议模块的标准字段

下面是Zoho定义的会议模块可用的标准字段列表：
字段名称
 说明
新会议 为会议指定名称。
地点
 输入会议地点。
全天
 如果是全天会议请勾选此复选框。
起始日期时间
 指定会议开始的日期和时间。
结束日期时间
 指定会议结束的日期和时间。
参与者

添加参与会议的人员。
关联对象
 选择与会议关联的线索或联系人。
重复
 指定会议重复模式。
描述
 关于会议的详细信息。
提醒
 为会议设置提醒。

在会议模块为选择列表的值启用颜色编码

在会议模块，可以给选择类表的值赋予颜色，以便于识别。这些值将在以下地方以彩色显示：CRM日历、记录的相关列表、提醒、主页、列表视图、看板视图等。一个布局中只有1个选择列表字段，一个字段最多可以有20个值被颜色编码。
管理员或具有模块定制权限的用户可以决定选择列表值的颜色。

对选择列表的值进行颜色编码
  1. 进入 设置 > 定制 > 模块与字段。
  2. 在模块列表视图页面，点击会议。
  3. 选择标准布局来添加选择列表。
  4. 从新字段托盘中选择或添加一个选择列表到布局中。
  5. 点击选择列表的更多(...)选项，选择编辑属性。 
  6. 勾选 对选择列表选项启用颜色。
  7. 通过点击每个选项的调色板来分配颜色。
  8. 点击更多颜色查找更多颜色。
  9. 点击完成。


与会人员签到

如果工作需要您经常出差，那么签到就很合适。在Zoho CRM中，销售经理和小孩搜代表可以Zoho CRM移动应用的签到帮助下，轻松管理他们与工作有关的访问。 

Zoho CRM移动应用签到与会议相关联。从某一位置签到时，应用会提醒您选择一个会议与此签到关联。您可以单击所需会议进行签到。如果没有会议，系统会提醒您创建新会议。

查看以下场景案例，了解如何组织管理Zoho CRM中的签到。

  • 销售经理创建会议，（客户访问）由销售代表进行。
  • 销售代表访问客户办公室，并从各处签到。
  • 每个签到都与Zoho CRM中的会议相关会议关联。销售经理可以得知，销售代表已经拜访了客户。
  • 另外，签到会作为备注关联至Zoho CRM的线索或联系人。
  • 根据签到情况，销售经理可以创建报表，得出推论。例如，可以根据地点或特定销售代表进行的签到创建报表。

请注意，签到只能在移动应用中进行，网页版不支持。一旦签到，该地点就记录在CRM中了；这是一种保持访问客户跟踪的简单方法。

可用性
需要权限
具有创建会议权限的用户可以进行会议签到。

到达客户办公室后，可以使用Zoho CRM手机app进行签到。签到时，将与会议相关联。 

要将签到与会议关联

  1. 进入线索/联系人/客户 模块（手机app）。
  2. 点击签到图标创建签到。
  3. 如果已有一个与联系人相关的会议，那么现有会议就会显示出来。
    选择一个会议。签到就作为备注关联到会议了。
  4. 如果没有会议，系统会提示您为此签到创建一个新会议。
    创建一个新的会议，并将签到与该会议关联起来。

注意
  1. 签到后，关于签到的更新会自动更新在动态中。

查看签到的详细信息

一旦签到与会议相关联，签到的详情就可以在与之相关的会议详情页以及相关的线索/联系人/客户详情页中查看。

在会议详情页查看签到详情

  1. 进入会议模块。
  2. 点击所需会议。
  3. 与之关联的签到将显示出来。

在线索/联系人/客户详情页查看签到详情

  1. 进入 线索/联系人/客户 模块。
    签到也可关联至任何可以关联会议的模块。
  2. 点击所需记录。
  3. 与记录关联的签到信息就作为备注显示出来了。

创建签到报表

销售经理可以创建销售报表，对销售代表进行的实地考察进行推论。Zoho CRM提供一系列默认报表。

要访问签到报表

  1. 进入报表模块。
  2. 点击会议报表。
    将列出默认报表。您也可以基于签到创建新报表。