管理Zoho Mail附加组件用户

管理Zoho Mail附加组件用户

Zoho Mail附加组件帮助您在Zoho CRM账户中管理客户通信。可以使用附加组件追踪客户与CRM用户的邮件沟通。不止如此，管理员可以使用以下功能来管理Zoho Mail附加组件用户。

  • 备份被停用用户的电子邮件地址。
  • 锁定邮件附加组件配置。
  • 解锁邮件附加组件配置。

当CRM中使用Zoho Mail的用户被停用，这些功能就发挥作用了。每当用户被停用，该用户与客户所有的邮件往来都会丢失。为避免这种情况发生，您可以选择对被停用用户的电子邮件账户进行备份。这样一来，与记录相关的电子邮件就被保存下来了，也便于其他用户（销售代表）接管。

注意
  1. 您仅可备份POP3的邮箱账户。无法为IMAP用户进行备份。
  2. 仅可对具有记录级共享和完全共享的账户类型进行备份。另外，管理员可以锁定用户的附加组件设置，所以在他们的账户被停用之前，就不能把账户设为私人账户了。
  3. 您要备份的电子邮件域，应该与您的域名相匹配。
可用性
需要的权限
角色中具有管理员权限的用户可以使用此功能。

备份用户的电子邮件账户

仅可对具有记录级共享和完全共享的账户类型进行备份。一旦备份，所有与该用户相关联的记录都将可用。

要进行数据备份

  1. 进入设置 > 用户及控制> 安全控制 > Zoho Mail 附加组件用户。
  2. 在 Zoho Mail附加组件用户 页面，将列出所有使用Zoho Mail附加组件的活跃和已认证用户。

    您可以查看所有用户的邮箱，账户类型详情。也可以查看已停用用户的邮件备份详情。
  3. 点击备份数据。
    将启动与CRM记录相关的电子邮件备份。一旦进行备份，状态为 已完成。

锁定Zoho Mail附加组件配置

Zoho Mail插件配置仅可由用户自己更改。您不能修改其它用户邮箱账户的配置。但是，作为管理员您可以锁定这些配置。锁定后，用户不能够对邮件插件设置进行更改，包括更改账户类型和邮箱。

此功能在您想要对停用用户备份数据时发挥作用。仅可对具有记录级共享和完全共享的账户类型进行备份。所以，为了限制用户将账户类型设为私有，您可以锁定邮件插件配置。


注意
  1. 如果您的Zoho CRM中有不止一个管理员，您将无法锁定或解锁自己的Mail附加组件配置。只能锁定其他管理员的配置。
  2. 如果您是Zoho CRM中唯一的管理员，就可以锁定或解锁自己的Mail附加组件配置。
  3. 您无法锁定设置为私人账户用户的Mail附加组件配置。

要锁定邮件附加组件配置

  1. 进入设置 > 用户及控制 > 安全控制> Zoho Mail 附加组件用户。
    在 Zoho Mail附加组件用户 页面，将列出所有使用Zoho Mail附加组件的活跃和已认证用户。
    您可以查看所有用户的邮箱，账户类型详情。也可以查看已停用用户的邮件备份详情。
  2. 点击锁定相应用户的配置。

 解锁Zoho Mail附加组件配置

作为管理员，您可以随时锁定用户的mail插件配置，对他们更改设置进行限制。也可以解锁配置。


注意
  1. 如果您的Zoho CRM中有不止一个管理员，您将无法锁定或解锁自己的Mail附加组件配置。只能锁定其他管理员的配置。
  2. 如果您是Zoho CRM中唯一的管理员，就可以锁定或解锁自己的Mail附加组件配置。

解锁邮件附加组件配置

  1. 进入设置 > 用户及控制 > 安全控制> Zoho Mail 附加组件用户。
    在 Zoho Mail附加组件用户 页面，将列出所有使用Zoho Mail附加组件的活跃和已认证用户。
    您可以查看所有用户的邮箱，账户类型详情。也可以查看已停用用户的邮件备份详情。
  2. 点击解锁相应用户的配置。

最新备份

用户被禁用时，可以对其邮箱账户进行备份。也有这样的情况，用户重新加入公司并使用CRM账户发送邮件。如果用户再次被禁用，您可以备份CRM账户相关联的最新邮件。
两种情况下最新备份不可用：

  1. 如果用户在被管理员激活时没有保存Zoho Mail附加组件，用户需要登陆账号保存mail附件组件配置。
  2. 如果用户设置为私人账户，管理员就不能在禁用用户之后再次备份数据了。

要进行最新备份

  1. 进入设置 > 用户及控制 > 安全控制> Zoho Mail 附加组件用户。
  2. 在 Zoho Mail附加组件用户 页面，选择停用用户对应的复选框。
  3. 点击最新备份。