配置MS Outlook (Windows)插件

配置MS Outlook (Windows)插件

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在开始同步联系人、任务和日历活动之前，您需要做一些基本设置。

登录 Zoho CRM 插件

要开始使用，首先您需要使用您的 Zoho CRM 登录凭证登录 Zoho CRM 插件。您也可以使用 Google Apps、Google、Yahoo 或 Facebook 登录凭证登录，但需要不同的密码。

登录 Zoho CRM 插件
  1. 在 Microsoft Outlook 中，转到 Zoho CRM 选项卡，点击菜单 > 登录。
  2. 在 Zoho CRM 登录 弹出窗口中，点击继续登录。

    您将被重定向到默认浏览器中的 Zoho CRM 账户页面。
  3. 输入电子邮件地址/电话号码、密码，然后点击登录。
  4. 阅读 CRM Outlook 插件希望访问的信息，然后点击接受。

    请注意，一旦您点击接受，您将需要大约 20 秒来登录。

    登录后，Zoho CRM 插件中的所有选项都将启用。

注意
  • 如果您无法查看 Zoho CRM 插件，请检查以下内容：
    （以下操作会适配您所使用的 MS Outlook 版本）
  • 在 MS Outlook 中，点击帮助 > 禁用项目。确保 Zoho CRM 不在列表中。
    如果它在禁用项目 下，请选择它并点击启用。请注意，此选项可能会根据您所使用的 MS Outlook 版本而有所不同。
  • 在 MS Outlook 中，点击工具 > 信任中心 >附加组件。从管理下拉列表中选择“禁用项”，然后点击转到。
    如果 Zoho CRM 列在“禁用项”下，请选择并点击启用。

设置联系人、任务和日历的类别和文件夹

当您设置联系人、任务或日历（活动）的同步时，您可以指定要同步的记录的类别和文件夹。

要设置联系人的类别和文件夹
  1. 在 Microsoft Outlook 中，点击 Zoho CRM > 设置。
  2. 在设置对话框 中，点击联系人选项卡。



  3. 从联系人文件夹中选择一个文件夹。
    仅从所选文件夹同步记录。
  4. 对于选择类别 选项，选择您希望同步的类别，仅同步此类别下的记录。
    默认情况下，将选择 Zoho 类别以仅同步属于 Zoho 类别的记录。您不能清除 Zoho 复选框。
  5. 勾选自动同步 Outlook 联系人更改到 Zoho CRM。
    选择此选项后，MS Outlook 中的联系人将自动同步到 Zoho CRM。
  6. 在选择与 Outlook 同步的 Zoho CRM 联系人类型 部分，根据您的需求选择以下选项之一：
    • 所有联系人 - 指您和您的下属在角色层级中拥有的联系人，以及通过数据共享规则和区域共享给您查看的联系人。（即 Zoho CRM 中“所有联系人”视图中的联系人）。
    • 我拥有的联系人 - 指您拥有的联系人（即 Zoho CRM 中“我的联系人”视图中的联系人）
      此设置同样适用于任务和活动。
  7. 点击保存。
注意
为设置任务和日历的分类，请在设置对话框中选择任务或日历选项卡。以联系人部分提到的步骤为参考，为任务和日历选择合适的选项。

 配置邮件设置

从“电子邮件”选项卡，您可以配置外发邮件设置，以及插件中的“添加电子邮件”选项。

发送邮件设置 - 您可以指定是否将发出的邮件自动添加到 Zoho CRM 中的联系人。

添加电子邮件设置 - 根据收件人的电子邮件地址，在 Zoho CRM 中搜索正确的联系人或线索，并将电子邮件与匹配的记录关联。如果收件人的电子邮件地址与 CRM 中的记录不匹配，您可以选择自动创建记录并将电子邮件与其关联。您可以定义电子邮件是否应与 Zoho CRM 中的联系人或线索关联。

配置邮件设置
  1. 在 Microsoft Outlook 中，点击 Zoho CRM > 设置。
  2. 在设置 对话框中，点击电子邮件选项卡。
  3. 对于发出的电子邮件，请执行以下操作：
    • 选择一个存储发出的电子邮件的已发送邮件文件夹。
    • 如果需要，选中自动将发出的电子邮件添加到 Zoho CRM 的复选框。
  4. 对于邮件设置，如果需要，请选中以下复选框：
    • 在联系人中搜索收件人的电子邮件地址，并将发送的电子邮件关联到匹配的联系人。
    • 在线索中搜索收件人的电子邮件地址，并将发送的电子邮件关联到匹配的线索。
      如果没有匹配的线索/联系人，请从下拉列表中选择“联系人”或“线索”以创建新记录。



  5. 点击保存。

配置冲突解决设置

冲突解决设置用于在同步过程中字段值存在冲突的重复记录时。对于这些冲突记录，如果记录正在更新，则将应用所选选项。请注意，这些选项在添加新记录时不会应用。

配置冲突解决设置
  1. 在 Microsoft Outlook 中，点击 Zoho CRM > 设置。
  2. 在设置 对话框中，单击冲突解决选项卡。
  3. 从以下选项中选择冲突解决：
    • 一个弹窗告警将帮助我决定 - 您可以手动选择需要添加的信息
    • 让MS Outlook 获胜 - MS Outlook 的值将覆盖 Zoho CRM 的值。
    • 让 Zoho CRM 获胜 - Zoho CRM 的值将覆盖MS Outlook 的值。



  4. 点击应用 > 保存。
注意
  • 联系人重复检查主要基于联系人的电子邮件 ID。如果没有电子邮件地址，则根据名字和姓氏来识别重复项。
  • 任务重复检查基于主题和结束日期。
  • 活动重复检查基于主题、开始日期和时间以及结束日期和时间。

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