与 Office 365同步会议、联系人和任务

将 Zoho CRM 会议与 Office 365进行同步

当您启用 Office 365 的会议同步功能时，您可以从 Office 365 账户中可用的日历列表中选择一个日历来设置同步。一旦启用同步，您所选的 Office 365 日历中的会议将自动出现在 Zoho CRM 中，并且在此日历中创建的任何会议都将同步到 Zoho CRM。只有 CRM 中属于您的会议才会与 Office 365 同步。此外，您在设置过程中可以选择单向或双向同步。

如果线索或联系人邀请您参加会议，并且您接受了邀请，那么该会议也可以添加到您选择的 Office 365 日历中。您可以通过勾选  “检查客户的会议邀请电子邮件并将它们作为会议添加到 Zoho CRM 中”  复选框来设置此功能。此功能不仅限于线索和联系人；如果会议的受邀者也是 Zoho CRM 用户，那些会议也将同步到 CRM 系统中。

此外，您可以根据从 Office 365 选择的日历中的活动，在 CRM 中自动标记自己为不可用。这可以通过启用自动时间锁定功能并在设置 Office 365 同步时选择所需的日历来设置。

要启用 Zoho CRM 会议与 Office 365 的同步

1. 转到设置 > 应用市场 > Microsoft。
   
2. 在 Office 365 选项卡中，点击会议下的启用。
   
   您将被重定向到Microsoft ，以便使用您的 Office 365 凭据登录。
3. 在同步配置的弹出窗口中执行以下操作：
   
1. 启用同步
   
   
   
   
2. 选择要同步的 Office 365 日历。
   
3. 选择任何一种同步选项：
   
1. 双向同步
   
2. 单向：Zoho CRM 日历到 Office365 日历
   
3. 单向：Office365 日历到 Zoho CRM 日历
   
4. 启用 根据您的 Office365 日历中的会议自动在 Zoho CRM 日历中锁定时间（如有需要）。
   
   
   
   
   您最多可以选择 5 个希望考虑锁定时间的日历。

您在 Zoho CRM 或 Office365 日历中安排的会议现在将相互同步。

在完成了同步设置，并且您已启用了根据这些日历阻止时段的选项之后，则它将表明您在特定时段不可用，并提供有关会议的信息。

机构内的其他用户将能够查看不可用状态，但无法访问会议的详细信息。

注意

1. 如果您的 Office 365 和 Zoho CRM 的用户 ID 相同，同步将立即启用。如果 Zoho CRM 和 Office 365 的登录用户 ID 不同，则您必须登录到您的 Office 365 账户以启用同步。首次启用时需要这样做。
   
2. Zoho CRM 中添加到会议的参与者不会与 Office 365 同步。
   
3. 如果启用了检查客户的会议邀请电子邮件并将它们添加为 Zoho CRM 中的会议，请注意以下事项：
   
1. 如果会议组织者是您 CRM 账户中的线索/联系人，则会议将从 Office 365 中的我的日历 同步到 Zoho CRM。除了线索/联系人之外，即使（会议）被邀请的人是 CRM 用户，这些会议也将同步到 Zoho CRM。
   
2. 因为 Zoho CRM 中的用户只能作为主持人，所以启用检查客户的会议邀请电子邮件并将它们添加为 Zoho CRM 中的会议的用户将默认成为会议的主持人
   
3. 如果多个用户已配置检查客户的会议邀请电子邮件并将它们添加为 Zoho CRM 中的会议，并且他们都被邀请参加会议，那么会议将分别为所有用户单独创建，而不是作为一个共同的会议。
   
4. 用户标记为“空闲”的活动不会与 Zoho CRM 同步。这种行为确保只有标记为“忙碌”或具有其他状态的活动包含在同步流程中。

禁用会议同步

要禁用会议同步

1. 在您的 Zoho CRM 账户中，点击设置 > 应用市场 > Microsoft。
   
2. 在会议 部分，点击禁用。
   
   现在将禁用 Office 365 和 Zoho CRM 之间的日历同步。
   或者，您也可以通过在您的 Office 365 账户中删除 Zoho CRM 日历来禁用同步。
   

注意

1. 当您禁用同步或从 Office 365 删除 Zoho CRM 日历时，同步的会议将从 Office 365 中删除。然而，这些会议在 Zoho CRM 中将保持完整。
   
2. 重复会议无法与 Office 365 同步
   

同步 Zoho CRM 联系人与 Office 365

您可以将 Zoho CRM 联系人同步到 Office 365，这样您就可以在两个地方高效地处理联系人，而无需在两个应用程序之间切换。任何用户都可以在 Zoho CRM 中启用联系人同步，将其 Zoho CRM 账户与 Office 365 账户同步。一旦启用同步，Zoho CRM 联系人文件夹将在 Office 365 中创建。当联系人添加到该文件夹时，它们将自动捕获到 Zoho CRM 的联系人模块中。只有用户拥有的联系人会与 Office 365 同步。

要启用 Zoho CRM 联系人与 Office 365 的同步

1. 在您的 Zoho CRM 账户中，点击设置 > 应用市场 > Microsoft。
   
2. 在联系人 部分，点击启用。
   
   
   
   
   
3. 在配置弹出窗口中，将Microsoft 的字段与 Zoho CRM 的字段进行映射。已有一个默认映射可用 - 如有需要，您可以编辑它。
   
   
4. 在 Office 365 中删除后， 如果您想Zoho CRM 联系人一同删除，则勾选复选框。
   请注意，通过 API 不支持映射的 Microsoft 联系人字段将不会在此配置弹出窗口中可用。
   现在将启用 Office 365 和 Zoho CRM 之间的联系人同步。您将在您的 Office 365 账户中看到一个 Zoho CRM 联系人文件夹。
   
   

您在任一应用程序中创建的联系人现在将相互同步。请注意，同步的联系人将在  Zoho CRM 联系人 中显示，而不是在其他联系人中。

注意事项：

1. 当启用 Office 365 联系人集成时，最多可同步 10,000 个联系人。
2. 如果用户使用类别结构而不是文件夹，则必须将他们的联系人分类在“Zoho CRM 联系人 - 用户‘机构名称’ ”下。这是 Zoho CRM 在启用 MS 联系人同步功能时专门创建的类别。通过这种方式对联系人进行分类，用户可以方便地在 O365 和 Zoho CRM 之间同步联系人。
   

禁用联系人同步

要禁用 Zoho CRM 与 Office 365 的联系人同步

1. 在您的 Zoho CRM 账户中，点击设置 > 应用市场 > Microsoft。
   
2. 在联系人 部分，点击禁用。
   
   
   
   现在将禁用 Office 365 和 Zoho CRM 之间的联系人同步。
   或者，您也可以通过删除 Office 365 账户中的 Zoho CRM 联系人文件夹来禁用同步。

注意

1. 当您禁用同步时，Zoho CRM 联系人文件夹将从 Office 365 中删除。然而，联系人将保持完整在 Zoho CRM 中。
   

与 Office 365同步 Zoho CRM 任务

在 Zoho CRM 中创建的任务可以与 Office 365 同步，反之亦然，这使您可以从一个地方跟踪所有任务。一旦启用同步，将在 Office 365 账户中创建一个名为“Zoho CRM 任务”的文件夹，其中将显示所有 CRM 任务。当在 Office 365 中创建任务时，它们将立即被捕获在 Zoho CRM 的“任务模块”中。

要启用 Zoho CRM 任务与 Office 365 的同步

1. 转到设置 > 应用市场 > Microsoft。
2. 在 Office 365 标签下，任务 选项卡中点击启用。
   
   
3. 在配置 页面，将 Microsoft Office 365 的字段与 Zoho CRM 进行映射。
   
   
4. 点击下一步。
   
5. 将 Zoho CRM 中存在的额外字段值映射到 Microsoft Office 365。
   
   
6. 点击启用。
   您还可以点击编辑同步选项并更改字段映射（如有需要）。
   

注意

1. 为了同步 Zoho CRM 和 Office 365，用户应具有对任务模块的创建、编辑和删除权限。
   
2. 重复性任务和提醒无法在 Zoho CRM 和 Office 365 之间同步。
   
3. 如果 Zoho CRM 中的任务所有者发生变更，则任务将从 Office 365 中删除。
   
4. 如果将任务从 Office 365 中的 Zoho CRM 任务文件夹移动到另一个文件夹，则它将从 Zoho CRM 中删除。
   
5. 如果在任一服务中删除任务：Zoho CRM 或 Office 365，它将自动从另一服务中删除。
   

禁用任务同步

禁用 Tasks 365 同步将删除 Office 365 中的 Zoho CRM 任务文件夹以及同步的任务。然而，从 Zoho CRM 创建的任务将保持原样。

注意 

1. 如果您手动从 Office 365 中删除 Zoho CRM 任务文件夹，则同步将禁用。
   

要禁用同步

1. 转到设置 > 应用市场 > Microsoft。
   
2. 在会议 部分下的 Office 365 标签页中，点击禁用。
   
   

邀请 Office 365 用户

一旦启用了 ‘用于Zoho CRM的 Office 365’ ，您就可以将来自您的 Office 365 账户的用户邀请为 Zoho CRM 中的用户。邀请用户包括以下情况。

注意

1. 只有当两个账户的登录用户 ID 相同时，来自 Office 365 的用户才能添加到 Zoho CRM 中。如果不同，您将无法将来自 Office 365 的用户添加到 Zoho CRM 中。
   

案例 #1：管理员向 Office 365 用户发送用户邀请

在这种情况下，管理员向 Office 365 用户发送邀请，用户随后接受邀请。

邀请 Office 365 账户中的用户

1. 在您的 Zoho CRM 账户中，点击设置 > 常规 > 用户。
   
2. 在用户 页面，点击 Office 365 用户。
   
   
   
   +新用户选项用于邀请一个新用户（该用户不一定使用 Office 365）加入您的 Zoho CRM 账户。
3. 在添加用户 弹出窗口中，从列表中选择所需用户并点击保存。
   
   
   
   一封邀请邮件将被发送到所选用户。

要接受 Zoho CRM 的邀请

1. 点击您从 Office 365 账户管理员收到的电子邮件中的邀请链接。
   或者，在您的 Office 365 账户中，浏览并从应用部分点击 Zoho CRM 应用。
2. 在 Zoho CRM 登录页面，接受条款和条件以加入您机构的 CRM 账户。
   如果您想与  已使用其他电子邮件地址注册的现有 Zoho CRM 账户  进行关联，请点击“关联我的账户”并使用您现有的 Zoho CRM 凭证登录。请注意，在这种情况下，您不会加入您收到了邀请的账户，而是您已经是其中一员的另一个 Zoho CRM 账户。

案例 #2：Office 365 用户请求加入 Zoho CRM  

在这种情况下，一位 Office 365 用户请求管理员将其添加到 CRM 账户中，管理员批准了该请求。

要请求加入您的 Zoho CRM 机构账户

如果您未被邀请加入机构的 CRM 账户，但希望加入，您可以发送一个加入账户的请求。

1. 在您的 Office 365 账户中，点击应用 图标。
   
2. 浏览并点击 Zoho CRM 应用。
   在 Zoho CRM 页面，您将得知您的机构已经拥有一个 Zoho CRM 账户。
3. 点击请求加入。
   将向所有在 Zoho CRM 用户角色中启用了管理用户权限的用户发送电子邮件请求。

要批准 Office 365 用户加入您的 Zoho CRM 账户

1. 点击您从 Office 365 用户收到的请求邮件中提供的批准链接。
   您将直接进入 Zoho CRM 的用户部分。
   请注意，只有当您在 Zoho CRM 用户资料中启用了管理用户权限时，您才能添加用户。
2. 在添加新用户 弹出窗口中，点击批准并添加。
   Office 365 用户现在将作为 Zoho CRM 用户添加。

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