数据备份

数据备份

为了遵守公司的规章制度，每个企业都有必要对CRM数据进行备份以便在本地维护，也可以供以后使用数据时进行参考。

可用性
需要的权限
拥有管理员角色的用户可以请求数据备份。
超级版用户可以免费使用四次数据备份。

注意：
  • 目前不支持通过IMAP配置的电子邮件数据备份。
  • 根据要归档的数据大小，数据备份通常需要几分钟到几个小时的时间。数据规模越小，完成备份所需的时间就越短。
  • 可从设置 > 数据管理 > 数据备份下载备份。
  • 从创建备份的日期开始计算，备份的下载链接最多保持7天有效。

选择备份时间

您可以选择立即下载备份，也可以将其安排在特定时间下载。这里列出了可供您选择何时备份 CRM 数据的选项。

  1. 每月两次
  2. 每月一次
  3. 每周一次
  4. 立即下载

每月两次

基于您选择的时间间隔，每月进行两次数据备份。例如，如果您选择“星期一”，那么每隔一周的星期一就可以下载备份。

提示：
  • 对于使用付费版（超级版除外）的用户，建议选择此类型，这样可以有效利用默认提供的两次免费备份机会，而无需购买额外备份。
  • 对于使用超级版的用户（每月提供 4 次免费备份），如果选择此类型，他们将只使用其中的两次免费备份机会，可以根据需要再使用剩下的两次免费备份机会。

一月一次

每月下载一次备份。您可以选择准备下载备份的日期或时间。

例如，如果选择按日期下载数据备份且日期选择为15号，那么以后将在每月的15 号下载数据备份。

如果选择按时间下载数据备份且选择时间为周一，那么以后将在每个月的第一个周一来下载数据备份。

提示：

  • 对于使用付费版（超级版除外）的用户（每月提供2次免费备份），选择此类型之后，他们将只使用其中的 1 次免费备份。可以根据需要使用剩下的1次免费备份机会进行备份。
  • 对于使用超级版的用户（每月提供4次免费备份），选择此类型之后，他们将只使用其中的1次免费备份。可以根据需要使用剩下的3次免费备份机会进行备份。

每周一次

每周将下载一次数据备份，您可以选择下载备份的时间。  例如，如果选择周一，那么当月的每个周一都将进行数据备份。  

注意：
  • 对于使用付费版的用户，如果选择“每周”数据备份，可以直接从备份窗口中购买每周循环数据备份。他们可以在随后的提示信息中点击支付选项并完成购买。

立即下载

如果您想按需进行数据备份，可以选择“立即下载”选项。


计划数据备份

计划数据备份的步骤：
  1. 以管理员权限登录 Zoho CRM账户。
  2. 访问设置 > 数据管理 > 数据备份。
  3. 点击单选按钮以选择应该进行备份的时间，然后点击完成。
    接下来是备份摘要界面。
    显示所选择的备份类型、备份状态以及下一次备份将何时进行。


下载数据备份

一旦数据备份已就绪，具有管理员权限的用户就可以下载它。数据和附件将分组到不同的 .zip 文件夹中。

CRM 数据 - 将提供每个模块下的记录。
CRM 附件  - 将提供 CRM 中的所有附件，即，模块中记录相关联的附件。

下载数据备份的步骤：
  1. 以管理员权限登录Zoho CRM账户。
  2. 访问设置 > 数据管理 > 数据备份。
  3. 点击下载部分的文件，下载该备份文件。


日志

此处将列出按时间顺序执行的与数据备份相关的操作。它们包括： 
  1. 配置  - 安排备份后，日志将根据用户选择的配置进行更新。例如，李先生安排了每两周备份一次数据。
  2. 备份可供下载  - 备份已准备好，等待下载。
  3. 下载备份  - 当用户下载备份文件时。
  4. 停止计划的备份
  5. 备份购买详情  - 所购买备份附加组件的详情将会在日志中更新。
      

数据备份通知

在下列情况下，配置备份的管理员会收到弹出通知：

  • 计划备份时。

  • 正在备份时。

  • 备份可供下载时。

  • 管理员停止备份时。

停止循环备份

安排数据备份后，您可以根据需要选择将其取消。

注意：

  • 此操作将不会停止用于进行每周备份的循环订购付款，要取消订购，请访问订购页面。
  • 您无法停止当前正在运行或可供下载的备份。

停止备份的步骤：

  1. 以管理员权限登录您的 Zoho CRM 帐户。
  2. 访问设置 > 数据管理 > 数据备份。
  3. 在“数据备份”页面中，点击 备份摘要  窗口中的停止备份。

  4. 点击弹出窗口中的我了解，停止备份。
    点击取消以停止该操作。

购买备份

使用 Zoho CRM 免费版的用户必须购买一次性数据备份附加组件，或升级到 Zoho CRM 付费版并利用所提供的免费数据备份。免费备份机会用尽后，如果您想要备份 CRM 数据，那么可以购买该附加组件。
注意：系统将基于您的登录地区显示价格。 

从订阅页面购买备份（适用于使用免费版的用户），请执行以下操作：

  1. 以管理员权限登录Zoho CRM 帐户。
  2. 点击右上角头像 > 订购 > 升级。升级至所需版本（以旗舰版为例）。
  3. 在附件组件部分勾选每周数据备份。

  4. 选择一次性备份数据数量。


    点击继续。
  5. 输入 开单详情  并点击继续付款。
      

从数据备份窗口购买（适用于使用免费版的用户），请执行以下操作：

  1. 以管理员权限登录Zoho CRM 帐户。
  2. 访问设置 > 数据管理 > 数据备份。
  3. 点击“数据备份”页面中的立即下载。
    接下来将显示“购买备份”弹出窗口，您可以在该窗口中选择一次性数据备份数量，然后点击继续。

  4. 输入 支付明细  并点击付款。
购买一次性数据备份附加组件（适用于Zoho CRM付费用户）

免费数据备份次数用完之后，如果您想要继续备份，那么就可以购买一次性数据备份附加组件。 

要从订购页面购买数据备份，请执行以下操作：

  1. 以管理员权限登录 Zoho CRM 帐户。
  2. 点击右上角头像 > 订购 > 管理订购。
  3. 在 一次性附加组件 部分中，点击购买更多。
      
  4. 从下拉列表中选择一次性备份附加组件的数量，并点击继续。
      
  5. 选择交易方式，点击付款。

要从数据备份页面购买，请执行以下操作：

  1. 访问设置 > 数据管理 > 数据备份。
  2. 选择重复类型，然后点击完成。
  3. 将弹出购买数据备份附加组件的窗口。
    只有当您用完数据备份附加组件的所有可用次数时，才会弹出此窗口。

  4. 选择备份数量并点击付款。

降级附加组件

要降级附加组件，请执行以下操作：

  1. 以管理员权限登录Zoho CRM 帐户。
  2. 点击右上角头像 > 订购 > 管理订购。

  3. 点击降级用户/附加组件。   
  4. 选中您已订购的备份复选框，然后点击降级。  
  5. 点击确认。
文件格式

导出的 CRM 数据将采用 .CSV 格式，压缩在一个归档 (*. zip) 文件中。您可以在文本编辑器或电子表格中打开该文件。

下面列出了在微软Excel应用中打开CSV文件的步骤：

对于 Microsoft Excel 2007 用户：

  1. 打开 Microsoft Excel。
  2. 在数据页签上，从“获得外部数据”部分中选择文本源。
  3. 在导入文本文件 对话框中，选择导出的 CSV 文件，然后点击导入。
  4. 在文本导入向导对话框中，指定如下项：
    • 文件类型：在文件类型中选择“分隔符”。
    • 文件原始格式：选择文件源为 " Unicode(UTF-8) "，然后点击下一步。
    • 分隔符：选择分隔符为“逗号”，然后点击完成。

      系统会提示您选择单元格的范围。
  5. 选择单元格范围，相应的 CRM 数据将导入到电子表格中。

对于 Microsoft Excel 2003 用户：

  1. 打开 Microsoft Excel。
  2. 点击数据页签 > 获取外部数据 > 导入数据。
  3. 在选择数据源 对话框中，选择导出的 CSV 文件，然后点击打开。
  4. 在文本导入向导 对话框中，指定如下项：
    • 文件类型：在文件类型中选择“分隔符”。
    • 文件原始格式：选择文件源为 "Unicode(UTF-8)"，然后点击下一步。
    • 分隔符：选择分隔符为“逗号”，然后点击完成。
      系统会提示您选择单元格的范围。
  5. 选择单元格范围，相应的 CRM 数据将导入到电子表格中。

注意：
  • Zoho CRM 决不会以任何方式将任何有害信息或数据植入您的导出文件中。然而，为避免您遭受未知安全威胁，建议您在使用 MS Excel 打开导出的文件时，查找有关可执行操作的警告。避免更新从 Zoho CRM 导出的 CSV 文件中的任何命令。
  • 下面这些内容将不包括在数据备份中：
    • 电子邮件 - 电子邮件内容和附件。
    • 文档
    • 通过集成获取的任何数据。
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