配置管理工具
宗旨和范围
CRM管理是具有挑战性的过程，主要涉及到将您机构的问题与CRM解决方案进行映射，然后有效地执行或配置这些选定的解决方案。从这一点来说，管理员的职责不仅是创建有用的配置，也需要监控其使用情况。可能有的工作流已经过时，有的模板不能调用相应的合并字段，有的报表已经无效。
另外，在有多个管理员的情况下，可能会出现这种情况。管理员出于临时需要配置了一些设置，他们离开后这些设置就废弃了。zheshi就需要定期盘点CRM中的设置哪些仍然有用，哪些没有必要使用了。如果不定期清理这些废弃配置，可能会带来以下不便：
- 系统不按预期工作。
- 每个配置的限额用完（例如工作流，模板，字段）。
- 打破团队职能。
因此删去CRM中未使用/过时的配置是很有必要的，这就是管理工具出现的原因。管理工具帮助您查看配置的列表，删除不需要的配置。
管理工具如何工作
目前，Zoho CRM内的管理工具可以帮助您删除不需要的模板、自定义视图、工作流规则、报表、职位、角色以及web表单。
一旦进入管理工具，将看到所有所选功能和模块的可用配置列表。
例如，这是线索模块所有自定义视图列表。
您可以通过两种方式删除无用的自定义视图。
- 手动选择配置
在您明确知道要删除哪项配置时，适合手动选择。例如，您不小心创建了几个具有错误条件的自定义视图，与其从“自定义视图”部分手动删除每个视图，不如访问管理工具，选中视图并删除。 - 使用条件过滤配置
这种方法适用于，您想删除一组符合某种条件的配置，但不确定设置的名称和数量。例如，想要删除所有创建于某日期的配置，或者某人创建的配置，就可以使用条件来过滤这些配置，并批量删除。
手动选择配置
- 进入设置 > 数据管理> 管理工具。
- 点击开始使用。
- 选择您想要查看和删除配置的功能及相应模块。如线索模块的自定义视图。
- 选择其中不需要的视图，并点击删除自定义视图，进行永久删除。
使用条件过滤配置
- 在 管理工具 页面，选择功能和模块，点击添加条件。
- 输入相应条件和值。例如，您想要过滤出一年前最后一次访问的 自定义视图。
您可以设置 上次访问 为条件之一并应用。您只需要设置条件“上次访问日期在某时间之前”。 - 点击显示结果。这项操作将获取2022年9月12日前最后一次访问的自定义视图的完整列表，如本例所示。
此例中有一些无标题的名称，或者随机名称，可能是作为测试使用创建的，后来被忽略了。这些设置的存在可能会阻碍流程顺利进行，并绕软功能限制。使用“上次访问”的条件过滤这些视图后，可以全选或选择一部分，然后点击删除自定义视图。
管理工具中的条件 — 示例与建议
根据您选择的功能或者模块， 用于过滤删除配置的条件会有所不同。
比如，模板的可用条与自定义视图的条件不相同。
以下是可供选择的功能及其相关条件。
第一阶段工具 :
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模板
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自定义视图
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工作流
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报表
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第二阶段工具 :
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职位
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角色
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Web表单
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根据具体需要，可以选择条件来过滤所需配置并进行删除。以下示例帮助管理员进行操作。
a) 基于时间的条件
在任意CRM账户中，可能需要基于时间条件过滤不再使用的配置。任何最后一次使用在很久之前的配置都可以移出系统。“上次访问”条件可用于所有设置—自定义视图，报表，工作流以及模板。
a) 基于人的条件
某些情况下，可能需要过滤出特定用户所做的设置。例如，用户李明辞职后，需要删除所有李明创建的自定义视图。您可以使用“创建者” 并选中该用户。将显示满足所述条件的自定义视图，可以全选并进行删除。
同样地，您也可以使用最合适的一系列条件来过滤出所选配置并进行删除。“上次执行”，“视图名”，“文件名”— 分别用来过滤工作流，自定义视图和模板。
删除历史
可以根据功能和时间查看通过管理工具进行删除的操作历史。
注意：
- 适用于旗舰版及以上版本。试用版本不支持。
- 通过管理工具移除的配置将永久删除。
- 系统定义的配置不会显示在管理工具中，以供删除。
- 只有最近的500,000条日志可供查看。任何其它日志将被永久删除。