批量发送邮件

批量发送邮件

与客户建立牢固的联系，这在业务中是至关重要的，实现这一目标的有效方法之一是通过熟练的电子邮件沟通。Zoho CRM提供了一系列专门为销售目的而设计的群发邮件通信工具。这些工具使用户能够与众多客户建立联系、创建自动应答、安排群发邮件，并创建易于访问的电子邮件模板。


在销售环境中使用群发邮件的好处是很多的 : 
  1. 时间效率: 简化联系整个客户群的过程，节省了沟通工作的宝贵时间。
  2. 计划调度: 用户可以根据个人或地区时区精确地安排电子邮件，以优化覆盖范围并增加便利性。
  3. 发/不发营销邮件的机制 : 客户可以灵活选择 发/不发 营销邮件，确保遵守GDPR等法规并尊重收件人的隐私偏好。
Zoho CRM的群发邮件功能专注于高效、个性化和细致的电子邮件互动。为了让您更清楚地了解这些产品，重要的是要认识到各种类型的销售邮件，您可以使用它们来制作：
  1. 销售促销的邮件 : 通过强调特别优惠或促销来促进销售。
  2. 交叉销售或追加销售的邮件 : 推荐额外的产品或升级，以提高客户购买。
  3. 欢迎或入职邮件 : 向新客户介绍产品或服务，并指导他们完成最初的步骤。
  4. 活动邀请 : 邀请客户参加活动、网络研讨会或特别聚会。
  5. 产品公告或更新 : 让客户了解新产品、功能或更新。 
  6. 重新参与电子邮件 : 鼓励不活跃的客户重新参与品牌。
  7. 问卷调查和反馈 : 从客户那里收集有价值的见解，以改进产品或服务。
  8. 跟进邮件 : 在销售或互动后跟进客户，以确保客户满意。
  9. 续订/订阅邮件: 提醒客户续订订阅或会员资格。
通过探索这些不同类型的销售邮件，用户可以战略性地使用Zoho CRM的群发邮件功能来实现特定的销售相关目的，增强他们的整体沟通和参与策略。

Notes
备注:
  1. Zoho CRM中的群发邮件功能适用于线索、联系人、商机和自定义模块。提供了一种通用的方法，可以根据特定的业务需求与客户互动。 该功能使用户能够在客户交互的各个阶段向广大受众发送量身定制的更新或个性化的跟进邮件。
  2. 需要注意的是，虽然Zoho CRM中的群发邮件起到了推动者的作用，但它们并不能取代专业邮件营销软件工具提供的更专业的功能；它们在CRM生态系统中的主要用途是简化和增强您的业务流程。
  3. 在部署群发邮件之前，需要记住一些重要的考虑因素，例如记录中电子邮件地址的有效性，这是确保成功通信所必需的。
  4. 群发邮件的执行取决于Zoho CRM版本的电子邮件限制。 在给定的时间内，最多只能安排10封群发邮件。 电子邮件限制详情请参阅此处。
  5. 在使用群发邮件功能之前，必须创建电子邮件模板，以确保顺畅高效的电子邮件通信。 电子邮件模板提供了有价值的见解和指导，以最佳方式使用此功能。

发送和安排群发邮件

Zoho CRM使您能够一次性地有效发送多封电子邮件，具有立即发送或安排特定时间发送的灵活性。 假设您需要在太平洋标准时间上午10点给一些客户发电子邮件，但那时您正忙于一个会议。 不用担心，您可以把邮件安排在那个时间。

对于任何给定的时间段，每个模块最多可以设置10个群发邮件处理。在选择收信人时，您有三个选择 :
  1. 从模块列表视图中选择联系人。
  2. 使用自定义视图选择联系人。
  3. 根据条件选择联系人。

从模块列表视图群发邮件 :

  1. 选择模块 (线索, 联系人, 商机等)
  2. 从记录的模块列表选择记录(一条或多条) ，然后点击发送邮件。
  3. 在发送邮件弹窗内，选择邮件模板。
  4. 或者, 您可以点击创建模板链接，以新建一个模板。
    另请参阅: 创建邮件模板
  5. 在发件人和添加回复到字段下，做如下操作 :
    1. 从下拉列表中选择其中一个选项 (请注意，默认情况下，您的电子邮件地址将显示在两个字段中):
      1. 记录所有者的电子邮件地址 
      2. 机构邮箱地址（如果已经配置）。
        另请参阅>> 机构邮箱地址
  6. 在发送选项下，做如下操作 :
    1. 点击立即发送，以立马发送邮件。
    2. 点击预定以稍后发送邮件。为您想要定时发送的邮件设置日期和时间。
  7. 您可以设置跟进操作 :
    1. 点击 + 触发操作
    2. 您可以根据以下电子邮件事件选择触发器：当电子邮件被打开时，当电子邮件被点击时，或者当电子邮件被退回时。
    3. 选择触发器后，您可以配置以下一个或多个选项：“更新字段”、“添加跟进任务”或“安排通话”。
    4. 点击完成。
  8. 点击发送或预定。

 从自定义视图列表批量发送邮件 :

  1. 在模块列表视图页面, 点击操作按钮。
  2. 从下拉列表选项内选择群发邮件。
  3. 在群发邮件汇总 页面，点击创建群发邮件。
  4. 从自定义视图的下拉列表内选择收件人。
  5. 选择邮件模板，重复之前部分的详细步骤，以发送或预定群发邮件。

基于条件群发邮件:

  1. 在模块列表视图页面，点击操作按钮。
  2. 从下拉列表选项内选择群发邮件。
  3. 在群发邮件汇总 页面，点击创建群发邮件。
  4. 在到  下，点击下拉列表内的基于条件 。
  5. 在指定条件下，输入明细信息。
  6. 点击保存。
  7. 选择邮件模板，重复之前部分的详细步骤，以发送或预定群发邮件。

设置群发邮件的触发动作

您可以根据群发邮件的执行情况来自动执行某些操作，包括更新字段、安排跟进任务或预约通话 — 所有这些都由电子邮件是否被打开、点击或退回来触发。

例如，在联系人打开或点击您的电子邮件后，您可以自动安排跟进任务，例如向他们发送有关您产品的更多详细信息。 相反，如果电子邮件被退回，您可以设置自动字段更新。

下面是一些可以应用触发器操作的场景 :
打开或点击邮件 : 当收件人打开或点击群发邮件时，您可以自动执行某些操作，例如更新字段，安排跟进任务或预约通话。
邮件退信 : 如果群发邮件被退信（未能交付），您可以自动触发字段更新。

设置触发器操作 :

  1. 在群发邮件弹窗内，点击触发一个操作。
  2. 从下拉列表内选择以下其中一个触发器 :
    1. 邮件已打开
    2. 邮件已点击
    3. 邮件已退回
  3. 选择一个操作, 点击配置，做以下操作：
    1. 更新字段 - 选择在打开、点击或退信电子邮件时应该更新的字段。
      1. 再更新字段弹窗 内，从下拉列表内选择字段，输入相应的值。
      2. 点击保存。
    2. 添加跟进任务 - 选择此选项，为打开或点击的邮件记录添加跟进任务。
      1. 在添加跟进任务弹窗 内，输入像主题、到期日期、状态、优先级以及受让人这些明细信息。
      2. 点击保存。
    3. 预约通话 - 当邮件被打开或点击时，选择此按钮可以预约通话。
      1. 在预约通话 弹窗内，输入主题。
      2. 从下拉列表内选择所有者。
      3. 选择通话开始时间。
      4. 点击完成。
  4. 点击完成。

Notes
备注:
  1. 对于被退回的邮件，您只能更新一个字段； 您不能添加跟进任务或预约通话。
  2. 对于每个触发器操作，您最多可以添加3个字段更新、3个跟进任务和三个预约通话。

对群发邮件添加跟进邮件  

当您批量发送邮件时，Zoho CRM可以通过安排跟进邮件来提前安排。 假设您在第一天向客户发送了一封欢迎邮件。 然后，您可以为那些收到或打开欢迎信息的人设置在特定日期或特定天数后发送跟进邮件。

更重要的是，您可以通过排除某些客户来定制您的跟进服务。 例如，您可以选择不向已经购买的人发送跟进邮件。 如果您想为跟进添加额外的操作，例如触发特定事件 - Zoho CRM可以实现。

Notes
备注:
  1. 如果您选择向打开第一封电子邮件的客户发送跟进邮件，则不允许为跟进邮件选择特定日期，而是必须将跟进邮件配置为在特定天数后发送。
  2. 您最多可以在群发邮件中添加3封跟进邮件。

添加跟进邮件 :

  1. 在群发邮件汇总 页面，点击创建群发邮件。
  2. 滚动到跟进邮件，点击添加跟进邮件。
  3. 在跟进弹窗内，为 谁应该收到此跟进邮件？选择值。
  4. 如果要限制某些收件人接收电子邮件，请点击要忽略的指定条件。
  5. 选择邮件模板。
  6. 在何时应该跟进该电子邮件  被发送？中输入天数或从日历中选择日期。
  7. 点击添加。
  8. 在 跟进操作内，点击触发一个操作，然后从下拉列表内选择触发器。

编辑, 停止, 或删除邮件:   

在Zoho CRM的群发邮件汇总页面上，您可以清楚地了解您的电子邮件活动，包括哪些电子邮件已被安排，发送或停止。 让我们进一步分析您可以做些什么：
  1. 预约邮件 : 此部分列出了计划稍后发送的批量和跟进邮件。 您可以编辑、停止或删除它们。 重要提示：如果您在邮件发送时间的15分钟内编辑了邮件，它就会被移到已停止列表中。 删除群发邮件也会删除相关的跟进邮件。
  2. 已发送的邮件: 在这里，您可以看到已经发送的电子邮件。 如果需要，您可以删除它们。 如果群发邮件已发送，但跟进邮件尚未处理，您可以在已发送邮件部分编辑跟进邮件。 此外，您还可以获得有关已发送电子邮件的深刻统计数据，包括已发送、已退回、已送达、已打开、未打开、已点击和未点击的数量。
  3. 已停止的邮件: 对于从未发送过的邮件，会驻留在这里。 您可以编辑、启动或删除它们。 删除已停止的邮件也会删除任何相关的后续邮件。
Notes
备注
  1. 只有创建群发邮件的用户才能编辑、停止或启动群发邮件。 其他用户只能查看或删除。
  2. 您也可以尝试Zoho Campaigns集成，以使用您的线索和联系人在Zoho CRM内进行邮件营销活动。 此外，您可以跟踪点击、退信率，以及更多，以及使用Zoho Campaigns的标准电子邮件模板。

查看邮件统计信息  

了解您发送的电子邮件的表现是至关重要的，在Zoho CRM中，您可以很容易地在电子邮件汇总页面上检查这些统计数据。 这些统计数据可以让您了解已发送、已打开、已点击、已退信、已送达、未打开和未点击的电子邮件数量。 此外，您还可以看到每个类别的收件人列表。
这里是如何查看您的电子邮件统计 :
  1. 转到群发邮件汇总页面。
  2. 点击已发送的电子邮件，并选择任何特定的电子邮件。
  3. 查看可用的邮件统计信息。 
  4. 要查看收件人的详细列表，请点击已打开或已退信等类别。 


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