邮件的工作流

配置工作流规则可以使许多工作实现自动化，从而更轻松地管理日常活动。例如，每次联系人进入 CRM 时，系统会自动向销售代表分配任务以与联系人通话并收集详情，在通话后两天，电子邮件会自动发送给该联系人，如果该联系人对您的产品表现出兴趣，他们的状态将被自动更新为“感兴趣”。这样，可以简化日常业务活动，以减少团队成员的体力劳动，并确保每项任务都在规定的时间内完成。

同样，可以在接收或发送电子邮件时触发各种自动操作。让我们看一下某些业务场景。

业务场景

案例 1：如果将电子邮件已在几天前发送给特定发件人或几天未收到答复，则自动创建任务

假定您的某位员工一周未在岗。在此期间，她收到客户Mike的电子邮件，要求紧急更换产品。Mike两天未收到回复，并再次发送一封电子邮件给销售经理。一天后电子邮件仍然没有收到回复，此后他致电支持团队寻求帮助。尽管问题已在当天得到解决，但迁移期间造成的持续延误一定给客户留下了负面印象。通过通过工作流规则触发自动操作，可以防止此类情况的发生。

可能有一些条件：

传入电子邮件两天未收到回复
并且电子邮件被发送给 support@zylker.com

以下是可能的操作：

系统分配任务以向客户发送即时回复。

案例 2：停止将自动电子邮件市场活动发送给已回复某个电子邮件市场活动的线索

假定您已经设置了一个工作流规则，每两天向不符合资格的潜在客户发送一次电子邮件水滴式市场活动，并希望一旦潜在客户对其中任何一封电子邮件做出回复，就停止发送电子邮件。您可创建两个工作流规则：

用于每两天发送一次电子邮件水滴式市场活动的工作流规则：
- 用于“线索”模块的工作流规则。条件为：创建线索并且线索状态为“不符合资格”
- 发送即时电子邮件通知
- 将计划电子邮件通知的发送时间设置为从规则触发时间开始计算的第 2 天、第 4 天、第 6 天、第 8 天（以此类推）。
用于在收到潜在客户回复后停止发送电子邮件水滴式市场活动的工作流规则：
- 为传入电子邮件设置带有以下条件的规则：电子邮件必须发送给 zylker@promotional-events.com，并且活动类型为促销活动。
- 将即时操作设置为：将线索状态字段更新为“符合资格”

为邮件配置工作流规则

已使用 IMAP 与 Zoho CRM 集成的任何电子邮件服务（例如，Gmail、MS Outlook、Yahoo mail、Zoho Mail 等）可用于设置工作流规则。配置包含以下三个步骤：

电子邮件的工作流规则在 Sandbox 中尚不受支持。

第 I 部分：规则执行

可为传入和传出邮件设置规则。可对位于不同阶段的邮件执行规则，例如：

对于传入邮件：已接收、未回复、已开启且未回复。
对于传出邮件：已发送、已退回、已开启、已点击、已开启且未回复、未回复。

第 II 部分：指定条件

定义 "when" 后，应执行规则，您需要指定执行规则时需要满足的条件。您可为特定邮件字段或模块设置条件。

根据邮件字段：可选择特定邮件字段作为条件。例如，如果附件包含“提案”或发件人为 "someone@zylker.com"，请执行该规则。您可选择的邮件字段包括：附件名称、抄送、发件人、收件人、具有附件和主题。而且，如果您设置多个条件，那么您可选择是在满足“所有条件”还是“任意条件”时执行规则。
根据模块：你选择要对其执行规则的模块。您可以选择线索、联系人、未知模块或自定义模块。发件人为新用户或尚未添加至您的 CRM 帐户时，您可选择未知模块。请注意，如果您选择未知模块，那么必须根据邮件字段设置条件。例如，您可设置类似以下的规则：如果将来自未知发件人的任何邮件发送到 CEO 的邮件地址，那么必须执行特定操作。

备注

只能对传入邮件选择未知模块。
未知发件人在 CRM 中可添加为线索或联系人。创建发件人的记录后，后续邮件会被视为从线索/联系人接收的邮件。即，发件人不再被视为未知发件人。

必须指定满足条件时应执行的操作。您可以选择以下即时操作：

邮件通知
任务
字段更新
创建记录 - 仅适用于未知项
Webhook
函数
通知 - 通过Slack或Cliq

备注

对于未知模块，只有 webhook、函数和创建记录操作可用。将发件人添加为 CRM 中的记录后，您将能够设置其他操作，例如，发送电子邮件通知，更新字段和创建任务。
邮件在 CRM 中未被视为独立模块，因此您无法在自动化 > 操作 > 任务下创建任务。

要为邮件创建工作流规则，请执行以下操作：

转至设置 > 自动化 > 工作流规则。
点击创建规则。
在创建新规则页面中执行以下操作：
- 从模块下拉列表中选择电子邮件。
- 输入规则名称和说明。
- 点击下一步。
选择传入电子邮件或传出电子邮件，并在想要何时执行规则？下选择条件。
点击下一步。
在条件中执行以下操作：
- 在要为邮件字段设置条件吗？点击是/否。
- 如果选择是，请输入电子邮件字段。
- 在将此规则应用于中，选择模块。
- 在要对哪个（模块）应用此规则？中，选择全部或指定条件。
- 点击下一步。
选择即时操作。
点击保存。