Zia电子邮件智能 - 概述和主要功能
大多数业务沟通和交易都通过电子邮件进行，无论是与客户、潜在客户、合作伙伴还是供应商。除了作为重要的沟通方式外，电子邮件还是重要信息的正式存储库。有关会议日程、业务议程、地址、发货单、社交帐户等的详细信息都可以在电子邮件中获取，用户代表可能需要花费大量时间来将此类详细信息手动输入到 CRM 数据库中。
在 Zoho CRM 中，Zia 可以帮助他们从电子邮件中捕获重要信息，例如客户的个人信息或会议详细信息。此外，人们甚至无需阅读整个对话，就可以根据 Zia 的建议知道电子邮件的意图，例如，请求、查询或投诉。
可用性
所需权限
高级版及更高版本的组织可以访问电子邮件智能功能。
从电子邮件签名进行数据充实
在专业电子邮件中，签名被视为一个人的公司身份，因为它们包含有关发件人的信息。它包含有关其在公司中的职位、其社交帐户和联系方式的详细信息。人们甚至使用电子邮件签名来建立品牌知名度、推动网站流量或宣传其他活动。
既然签名中提供了此类有价值的信息，为什么不让 Zia 帮助在 CRM 帐户中捕获此类详细信息呢。Zia 根据电子邮件进行数据填充的功能，可促进通过电子邮件签名为线索、联系人和客户进行数据填充。电子邮件签名中提到的电子邮件地址、网站、联系电话、公司名称、社交帐户、职位、公司位置和地址等详细信息可以捕获到 CRM 记录中。这将有助于减少手动更新记录所需的时间和精力，此外，还可以确保数据的准确性。
在 CRM 中，我们识别了一些常用字段，例如传真、职位、电话号码、姓氏、电子邮件等，并将其称为“充实字段”。但是，由于可能会在 CRM 帐户中引用这些名称不同的字段，为避免混淆或错误的数据输入，我们让您使用正确的 CRM 字段映射这些填充的字段。
注意：
此功能仅在“线索”、“联系人”或“客户”模块中可用。仅有权限访问这些模块的用户才能使用此功能。
要从电子邮件签名填充数据，请执行以下操作：
- 从“线索”、“联系人”或“客户”模块中选择一条记录。
- 从记录的相关列表中打开一封电子邮件。
- 点击填充数据。
如果没有新信息，您将从 Zia 收到一个通知，说明这一点。 - 在 Zia 数据填充页面中，点击配置字段映射。
- 在填充设置页面中的 Zoho CRM 字段页签下，从下拉列表中选择字段。
- 点击保存。
注意：
- 如果您已经在 CRM 帐户中安装了“数据填充”插件，则几乎不会从互联网自动填充基于全球或公司的信息。如果需要，您可以使用从电子邮件签名中检索到的信息覆盖这些字段。您可以通过选择“更新”页签下相应字段的复选框来指示 CRM 这样做。
- 您可以同时使用插件和电子邮件签名来填充您的 CRM 数据。前者可以从互联网上填充有关记录的所有全局信息，而后者可以填充记录的个人信息。
总结邮件
企业依赖电子邮件与客户和内部利益相关者进行日常沟通。但在繁忙的日程中，逐封查看邮件线程以理解或或许记住上下文并相应回复，本身就是一项繁琐的工作。这就是为什么 Zia 具备总结电子邮件的功能。
Zia 可以总结记录中的每封邮件——包括单独的邮件和邮件线程。它会为您提供邮件的概要，这样您就可以快速浏览并了解邮件的严重程度，从而在不阅读所有对话的情况下优先处理回复。
注意：
- 总结可从相关邮件列表的列表视图中访问。
- 通过一个线程，您可以总结上一封邮件的内容和整个线程的背景信息。
- 作为总结，Zia 提取了邮件的核心内容。它不能创建也无法操纵消息的情绪或语气。
- 使用点赞/点踩反馈，您可以提交对总结准确性的反馈。
- 仅英语、西班牙语、日语和德语的线程将被总结。
从电子邮件进行活动提取
电子邮件通常不仅包含响应或业务对话，还包含更多信息。企业可以通过电子邮件发送网络研讨会邀请或发送会议链接、共享议程或场所详细信息、安排通话，或者经理可以通过电子邮件将任务分配给团队成员。这些信息可以捕获为 CRM 中的活动，以进行记录保存和适当的跟进。但是，手动添加这些详细信息可能很耗时，且在从电子邮件手动复制详细信息时也可能会导致意外错误。Zia 从电子邮件进行活动提取的功能，可以帮助您从电子邮件中自动捕获会议、任务和通话。
Zia 可以识别并找到电子邮件中提到的活动，并建议销售人员从电子邮件中将活动添加到 CRM。他们可以编辑建议并输入更多详细信息，也可以按原样保存活动。Zia 的建议可以在记录的相关列表以及销售信号中的电子邮件中看到。
需考虑的事项
- 如果电子邮件中提到多个会议，则 Zia 将捕获最独特的会议。例如，如果电子邮件中表明在上午 9:00 有一个通话，在下午 4:00 有一个任务，则 Zia 将选择上午 9:00 的通话，因为这是它第一次发生。
- 这些活动将自动调整为企业的营业时间。例如，如果客户在电子邮件中提到的时间和日期是太平洋标准时间上午 10:00，则该时间将转换为企业所在的时区。
- 如果未在帐户中配置营业时间或轮班时间，则所有活动都将考虑默认时间，即上午 9:00。
- 如果提及的时间或日期是下午 3:00 至 3:30 或 3 月 20 日至 22 日之类的范围，则 Zia 将选择第一个实例，即下午 3:00 和 3 月 20 日。为了确保准确性，建议您在保存之前检查填充的时间和日期，并根据需要进行编辑。
- Zia 将仅捕获安排在将来日期的会议/任务/通话。例如，如果计划在当天开会，则 Zia 将不会选择该活动。
要从电子邮件捕获活动，请执行以下操作：
- 访问线索/联系人/商机 模块或等同的自定义模块，并选择一条记录。
- 在电子邮件相关列表中，打开一封电子邮件，然后点击捕获会议/计划通话/计划任务。
- 在“活动信息”弹出窗口中，查看填充的会议/任务/通话详细信息。
如果需要，请编辑详细信息。
对未来的期待
我们一直在努力最大限度地提高 Zia 的能力，从而为我们的客户带来最大的利益。以下是我们详细计划中的一些安排：
- 从电子邮件中捕获多个活动并将其标记在电子邮件正文中。
- 从电子邮件中提取的活动建议放在电子邮件外的一个常用位置，这样即使您错过了电子邮件，也不会错过活动。
- 根据用户对建议的编辑来创建反馈环路，并解析模型以提高准确性。
- 使用更多行业特定的关键字培训 Zia，并提高其准确性。
翻译邮件
跨越地域的企业，其客户和合作伙伴在邮件中会使用多种语言进行交流。当地语言成为他们的官方语言，在这种情况下，中心站点的客服将无法理解客户需求，并因语言问题而面临失去客户的风险。为了避免这种情况，Zia 为您提供内置功能，可在显示时翻译邮件。
有了这个功能，您可以将主题、撰写界面和阅读窗格翻译成所需的语言，而无需导入翻译文件或使用 AI 密钥。
对于接收的不同语言邮件，当您点击翻译时，Zia 会自动将其翻译为您设置的默认语言。如果您想更改这一偏好，可以在执行此本地翻译后显示的语言框中进行设置。
注意：
- 翻译选项适用于电子邮件窗口中的所有用户。
- 这是一个纯文本翻译功能。您无法从图像中翻译文本。
- Zia 可以翻译多达 74 种语言。
电子邮件的意图
Zia 将监视电子邮件对话并突出显示所收到电子邮件的意图。她将了解电子邮件的内容并捕获以下意图：请求、查询、投诉及其他。
帮助 Zia 提供反馈
Zia 主动监控邮件对话，提供关于情绪、意图、情感等方面的洞察，丰富数据，并从邮件内容中提取活动。虽然 Zia 力求准确，但偶尔可能出现错误。为了提高精确度，“帮助 Zia”选项允许用户提供反馈或指导 Zia 以实现持续改进。
向 Zia 提供反馈
向 Zia 提供反馈
- 前往联系人模块，在关联列表中打开电子邮件。
- 打开您想要提供反馈的邮件。
- 点击帮助 Zia。
出现帮助我们改进 Zia的弹窗。 - 根据您的要求，您可以决定保留或更改 Zia 从收到的电子邮件中提取的每项情感、意图和情绪的预期值。您可以通过从下拉列表中选择选项来完成此操作。
- 您也可以在"反馈"部分的"如有任何意见"区域以文本内容形式提供您的反馈。
- 点击用户同意复选框，即表示您同意不向 Zia 披露任何个人信息。
- 如果您想知道 Zia 将如何处理您的个人信息，请点击同意内容中不包含我的个人信息的文本。
Zia如何查看您的邮件弹窗会出现。 - 您可以在出现的弹窗中查看邮件的详细信息，然后决定您希望 Zia 如何读取您的信息。也就是说，您可以保留信息为隐藏内容，或用实际信息替换隐藏内容。
- 点击更新。
- 点击帮助我们改进 Zia弹窗中的提交按钮。
注意事项
- 所有用户提供反馈都将经过人工审核，并用于训练 Zia 算法。
- 勾选用户同意复选框是启用提交按钮的必要条件。
- 当电子邮件智能功能启用时，"帮助 Zia"选项才可用。
- 用户在提供反馈后，可以预期更改会有延迟，因为 Zia 需要一定量的数据来进行训练和更新。
另请参阅