团队间协调的请求者角色

团队间协调的请求者角色

Zoho CRM 中的请求者页签和请求者

Zoho CRM 中的“请求者”页签与团队模块中的“请求者”资料紧密相连。当您访问此页签时，您将看到所有已将您添加为请求者的团队模块列表。您可以在这里提出和跟踪请求。

为什么我们需要“请求者”页签？

您有多少次处于这样的情况中：
  1. 客户现在想要状态更新，但内部团队进展缓慢。
  2. 您转向团队中唯一一个认识每个其他团队的人。您需要紧急从这个其他团队请求一些工作。
  3. 您向另一个团队的一名成员提出了请求，但自那以后就没有收到回复。
  4. 您开始您的回复时表示歉意，因为有人昨天询问了进度更新，而您却在聊天窗口中错过了。
  5. 您打电话给某人，为您的请求提供背景信息。您发现自己还在与另一支团队做同样的事情。您反复这样做。
  6. 您的经理询问您什么阻碍了交易的进行，您可以想象出您需要进行多次聊天和电话，以获取其他团队多个请求的最新状态。
 
在许多现代组织中，由于工作需要多个团队的合作才能完成，因此会出现这种情况。这在销售领域尤为明显。随着您的业务规模扩大，交易规模变大，销售代表需要与多个面向客户的团队快速合作，以赢得交易。
尽管此类跨职能请求很重要，但它们通常通过聊天和电子邮件进行。这解释了上述情况的普遍性：落后于团队获取更新、交易过程中的瓶颈、交接过程中的情境丢失、缺乏责任感和可见性，等等。

在 Zoho CRM 中，通过要求您的团队使用“请求者”页签进行协调，可以避免此类情况。这是 Zoho CRM 中所有跨职能请求的一站式服务。

从提出请求的人的角度

您每次想要向其他团队请求某项内容时，都会去这个页签。要跟踪此类请求的状态、查看谁正在处理它们或添加备注，您也去同一个页签。当客户或您的经理询问状态时，您只需前往这个页签，几秒钟内就能让他们知道。

从解决请求的人的角度来看

每个请求实际上都是需要执行工作的团队所属的团队模块中的一个记录。因此，当他们打开团队模块时，他们会看到一个新记录。例如，销售代表提出合同审查请求，这将在法律团队拥有的合同审查团队模块中创建一个记录。他们可以在团队中分配这项工作，完成他们的内部流程，并解决请求。整个历史记录都跟踪在记录的时间轴上。法律团队的经理可以创建仪表板来跟踪关键绩效指标（KPI）、个人绩效和其他指标。随着他们对 CRM 越来越熟悉，他们甚至可以自动化工作，创建审批流程等。
这样，提出请求的人和解决请求的人都可以以结构化、可见和可问责的方式进行协调，以产生更好的业务成果。

如何将用户添加为团队模块的请求者？

  1. 点击侧边栏中的团队模块，然后点击更多图标。
  2. 选择管理用户访问。
  3. 在出现的弹出窗口中，点击添加用户。
  4. 选择一个或多个用户。
  5. 将访问类型选择为请求者，并为这些用户点击添加。
  6. 您将看到所选用户被添加到您选择的请求者角色中。所选用户将收到一封电子邮件，告知他们已被添加为该团队模块的请求者。

请求者如何提出请求？

  1. 点击侧边栏中的请求者页签，您将看到一组您已被添加为请求者的团队模块列表。
  2. 点击顶部的加号图标以创建新的请求。
  3. 每个创建的请求都将作为新记录添加到团队模块中。您可以在请求者页签中跟踪您请求的状态。在侧边栏中选择团队模块，以查看该团队模块中的所有请求。

Notes
注意：
团队模块通常通过查找字段与父模块相关联。您可以直接从父记录的相关列表中提出请求。
例如，如果预销售演示团队模块与商机模块相关联，打开商机记录，转到预销售演示相关列表，然后点击添加或新建。这将打开带有自动填充商机的请求表单。

请求者设置

每个团队的工作方式都不同，请求者设置让团队可以根据自己的需求定义如何处理收到的请求。他们可以选择为新创建的记录分配新的所有者，通过二维码或链接邀请请求者，或者允许所有组织用户作为请求者。

记录所有者的分配

一旦收到请求，团队将在团队模块中处理这些请求。这个过程的第一步是将请求分配给合适的团队成员。您可以使用请求者设置选项将请求者页签或其它地方提交的请求创建的记录的所有权转移。您可以选择分配多个所有者，或者为该团队模块的任何请求建立分配规则。
要转移记录所有权：
  1. 导航到团队模块，点击更多(...)选项。
  2. 选择请求者设置。
  3. 您可以选择记录的所有者。最多可以选择五位用户作为记录所有者。
  4. 或者，团队模块管理员可以通过记录详情页面更改非请求创建的记录的所有者。点击所有者字段旁边的编辑图标，并选择新的记录所有者。在这种情况下，只能选择一个新所有者。
  5. 如果您想根据标准自动分配，可以为团队模块通过请求创建的所有记录设置一个分配规则。您可以从下拉菜单中选择一个分配规则或创建一个新的分配规则。
  6. 点击保存。
Notes
注意：
  1. 可选作为记录所有者的 5 个用户将从团队模块中的管理员、经理、成员和参与者名单中选择。
  2. 如果没有指定特定用户，系统将自动将管理员设置为请求者创建的记录的所有者。
  3. 如果尝试从系统中删除选定的记录所有者，将出现警报，限制删除以维护记录所有权的完整性。
  4. 创建的分配规则将应用于提交给该团队模块的所有请求。
  5. 如果您尝试删除该规则，系统会告知您无法删除，因为该规则与团队模块的请求者设置相关联。只有更改该团队模块的设置，您才能删除该规则。

通过二维码或链接邀请请求者

现在，您可以直接从团队模块的请求者设置中生成唯一的链接或二维码。将此与您想要邀请的任何请求者分享。他们只需点击链接或扫描二维码，就会立即被添加为请求者，您无需进行任何手动操作。


允许所有组织用户作为请求者

使用此选项，您可以自动允许您组织中的每位用户成为团队模块的请求者。这对于面向整个组织的团队来说非常理想。