常见问题: Zoho CRM内的网格视图

常见问题: Zoho CRM内的网格视图

Zoho CRM 中的网格视图是什么，它是如何增强记录管理的？

Zoho CRM 中的网格视图允许您以方便的电子表格式布局处理您的记录。它使得直接添加或更新数据变得容易，快速执行批量编辑，审阅和批准记录，以及总结数值信息，而无需使用外部电子表格。特别适用于处理大量数据时，网格视图有助于简化销售审阅、记录批准或一般数据管理等工作，为您节省时间和精力。

引入网格视图的目的是什么，它与 Zoho CRM 中其他可用视图有何不同之处？

网格视图在新一代UI中引入，旨在使用户管理和交互大量数据变得更加容易和快捷。以下是它被引入的原因以及它与列表、看板、图表等其他视图的不同之处：

引入网格视图的原因：

  1. 为了简化处理大量数据集的工作，无需使用外部电子表格。
  2. 为了使批量更新和编辑更加容易，无需在多个屏幕之间导航。
  3. 为了在 CRM 中直接简化审批和数据汇总等流程，节省用户宝贵的时间。

网格视图与其他 CRM 视图的区别：

  1. 类似电子表格的界面：提供行和列，使用户熟悉电子表格的用户能够轻松使用。
  2. 直接编辑：允许在同一屏幕内进行直接编辑和更新，与列表或看板视图不同，在这些视图中，详细编辑通常需要打开单独的页面。
  3. 批量数据处理：专门为处理批量操作、审批和汇总数值数据而构建——这些功能在画布或时间轴视图等视图中不太实用。
  4. 定制布局：根据模块布局仅显示相关记录，与通用列表格式相比，提供更清晰、更专注的视图。
简而言之，网格视图独特地将易用性、快速编辑、批量操作和数据汇总结合到一个方便、熟悉的界面中，帮助用户更高效地处理 CRM 数据。

用户可以直接在网格视图中执行哪些操作，而无需切换到其他屏幕？

以下是用户可以在 Zoho CRM 的网格视图中直接执行的操作，无需切换到单独的屏幕：
  1. 创建新记录：轻松直接从网格中添加新条目，无需打开单独的创建表单。
  2. 编辑现有记录：通过双击单元格并输入更新后的数据，快速进行更改。
  3. 批量更新记录：选择多个记录或拖动单元格，一次性应用更改，节省大量时间。
  4. 汇总数值数据：在网格中直接计算总和、平均值或其他汇总，无需外部计算。
  5. 批准或拒绝记录：通过在网格中直接批准、拒绝或委派记录来简化审查和批准任务。
  6. 快速查看和共享记录：直接从网格中访问记录详情或与同事共享记录，无需打开单个记录页面。
  7. 使用图表可视化数据：快速将选择列表字段转换为网格中的图表，以立即识别趋势或模式。
这些直接操作简化了日常 CRM 任务，减少了不必要的步骤，提高了用户的生产力。

网格视图“布局特定”是什么意思，它如何影响用户体验？

当我们说网格视图是“布局特定的”，这意味着它显示您正在查看的特定布局中显示的数据——例如，在商机、线索或客户模块中的布局。每个模块中的布局都服务于独特的目的，并包括对其预期任务最重要的不同字段。

例如：
  1. 商机模块：网格视图通过强调商机阶段、预期关闭日期或商机所有者等字段，使销售团队能够更高效地更新和管理商机，具体取决于它提供的布局。
  2. 线索模块：它可以显示与线索相关的字段，例如线索状态、转化率或跟进操作，使营销人员能够根据可用的布局处理和监控线索。

这对用户体验的影响：

  1. 相关性：用户只能看到与其当前任务相关的字段和数据，使 CRM 界面更加简洁，更专注。
  2. 效率：仅显示必要字段，用户花费更少的时间在无关信息中搜索，从而实现更快地做出决策和更新。
  3. 个性化：它为用户提供与他们的特定工作流相匹配的定制体验，提高舒适度和易用性。

在网格视图中直接创建记录有什么限制？

是的，在网格视图中直接创建记录存在某些限制。具体来说，在以下情况下无法直接按行创建记录：
  1. 必填字段缺失：如果网格视图中任何必填字段未被包含（选择）在列中，您必须使用标准记录创建弹出表单。
  2. 布局规则已启用：如果您的模块已配置布局规则（根据其他字段的值控制字段可见性或行为），您不能直接从网格中创建记录；您必须使用弹出表单。
  3. 数据充实功能已启用：如果您的模块启用了数据充实功能，则不支持直接在网格中创建记录，需要使用弹出表单。
  4. 向导设置为默认：当向导被设置为默认记录创建方法时，行级创建不可用，您必须使用默认的基于向导的弹出表单。
  5. 集成了市场活动模块的布局：与市场活动模块集成的布局不支持按行创建记录。
在这些场景中，记录创建仍然可行，但您将被重定向到默认创建表单或向导，而不是在网格视图中直接添加记录。

用户如何在网格视图中汇总和可视化数据？

用户可以直接在 Zoho CRM 的网格视图中总结和可视化数据。以下是他们可以这样做的步骤：

汇总数值数据（聚合值）：

  • 您可以做什么：
    • 直接在网格中计算汇总，如总计、平均值、最小值或最大值。
    • 快速了解重要的数值洞察（例如，商机的总收入或平均商机价值），无需导出数据。
  • 如何汇总数据：
    • 点击“添加汇总”选项（可在列菜单或数值列底部找到）。
    • 选择所需的汇总计算，例如总和、平均值、最小值或最大值。
    • 所选的汇总值将显示在该列底部，便于一眼看出。
  1. 支持汇总的字段：
    1. 数字、小数、货币、长整数字段和百分比。
  • 不支持的字段：

    • 电话和自动编号字段。

使用图表可视化数据：

  • 您可以这样做：
    • 从列菜单中选择“以图表汇总”选项。
    • 将选择列表字段（具有预定义选项的字段）直接在网格中转换为可视化图表。
    • 快速发现趋势、模式或数据分布——例如商机阶段或线索状态。
  • 如何可视化数据：
    • 选择包含选择列表数据的列。
    • 选择图表表示选项。
    • 查看图形化汇总（例如，饼图或柱状图），并直接与图表部分交互以深入了解特定记录。
在网格视图中快速总结和可视化数据的能力显著简化了决策过程，使用户能够立即获得洞察并采取行动，而无需离开 CRM。

我能否直接从网格视图中审批记录，涉及哪些流程？

是的，网格视图允许用户通过在网格本身直接处理批准或拒绝来简化审批流程。用户可以简单地：
  1. 导航到等待审批的记录（该记录将显示审批图标）
  2. 选择批准、拒绝或委派操作。
  3. 提供评论、选择拒绝原因（如果拒绝），或直接从网格委派给其他用户，无需访问单独的审批页面或单个记录详情。

我能否直接从网格视图查看记录字段，涉及哪些流程？

您可以查看网格中的记录，而不是导航到“我的工作”或记录详情页面。用户可以简单地：
  1. 导航到正确的模块（线索、联系人、商机），然后导航到自定义视图（待审核的商机/待审核的线索）或我的工作。
  2. Click the review icon next to each record.
    点击每条记录旁边的审查图标。
  3. 如果您选择批准记录，如有必要请输入评论，然后点击批准，或者如果您选择拒绝记录，如有必要请输入评论，选择拒绝原因，然后点击拒绝。

用户在使用网格视图时应该注意哪些特定的限制或不受支持的功能？

是的，在使用 Zoho CRM 的网格视图时，用户应牢记一些特定的限制和不支持的功能。这些包括：
  1. 换行模式：不支持单元格内的文本换行，这意味着长文本可能会被截断或需要滚动才能完全查看。
  2. 客户端脚本：不支持用于控制字段行为或用户界面交互的自定义客户端脚本配置。
  3. 多布局（页面选择）：管理具有多个布局的模块的用户无法一次性选择不同布局下的所有记录。相反，需要逐个或按页面选择记录。
  4. 集成市场活动模块：与市场活动模块集成的布局中，无法直接按行创建记录。用户必须使用标准记录创建表单。
  5. 模块可用性限制：某些模块中不可用网格视图，特别是：
    1. 任务、会议和通话模块。
    2. 财务和其他基于集成的模块。
    3. 服务和预约模块。

用户如何在 Zoho CRM 中切换到网格视图？

切换到网格视图：

  1. 在 Zoho CRM 中，从主侧边栏选择一个模块。
  2. 点击通常位于顶部区域的模块视图图标。
  3. 从选项中选择网格视图。您的模块数据将随后以类似电子表格的界面呈现。

是否可以直接从网格视图中共享记录，以促进团队成员之间的协作？

是的，您可以直接在网格视图中与团队成员共享记录，使协作更加简单快捷。

以下是操作方法：

  1. 将鼠标悬停在您想要共享的特定记录上。
  2. 点击出现的“...”（更多操作）图标。
  3. 从菜单中选择共享选项。
  4. 选择您想要共享记录的团队成员，并在网格中直接完成操作，无需打开详细记录页面。

用户是否可以在网格视图中执行批量更新，以及有哪些方法可以实现这一点？

是的，用户可以在网格视图中轻松执行批量更新，简化了同时更新多个记录的过程。有两种简单的方法可以实现这一点：

方法 1：拖动单元格值

  1. 选择一个包含您要复制的数据的单元格。
  2. 拖动它到下方或旁边的多个单元格中。
  3. 从最初选择的单元格自动填充数据到所有选中的单元格。

方法 2：逐个选择多条记录

  1. 单独选择多个您希望更新的记录。
  2. 在所选记录中输入新值。
  3. 新值将立即一次性应用于所有所选记录。
这两种方法都消除了逐个更新记录的需要，在处理大量数据集时可以显著节省时间和精力。

网格视图是否消除了将数据导出到外部电子表格进行基本分析的需求？

是的，网格视图显著减少了将数据导出到外部电子表格进行基本分析的需求。它允许用户直接在 Zoho CRM 中总结数值数据——例如总计、平均值、最小值和最大值——提供即时洞察，无需额外步骤。用户还可以在网格中直接将选择列表数据可视化为图表，快速识别模式和趋势。

虽然网格视图并不能完全消除所有使用外部电子表格的情况（用于高级或高度专业化的分析），但它有效地涵盖了大多数常见和日常的分析任务，简化了工作流程，为用户节省了大量时间和精力。

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