处理会议

处理会议

可用性
权限
访问会议模块的权限，包括查看，创建，编辑和删除。

创建会议

会议是在特定时间和地点，企业与其客户之间进行互动的活动。会议可以用来介绍产品功能、讨论服务内容、协商各种商业方案，或出于许多其他原因。在 Zoho CRM 中，我们根据会议地点将会议分为三类：线上、办公室和客户位置。

  • 线上 - 当会议通过任何集成的供应商以在线方式举行时。（例如 Zoho Meeting、Zoom 等。）

  • 客户位置 - 当会议在您和客户都喜欢的地点举行时。（可以是客户的办公室或其他常见地点。）

  • 办公室 - 当会议在您的办公地点举行时。

要创建会议

  1. 在会议模块，点击创建会议。
  2. 在会议信息弹窗中，指定以下详细信息：

    1. 指定会议名称。
    2. 从列表中选择会议地点。

      1. 线上：从提供商选择列表中选择会议提供商。

      2. 对于客户位置或办公室：在位置字段中指定适当的位置详情。

    3. 如果会议是一整天，请勾选全天复选框。
    4. Set the date and time for the meeting's start and end in the From and To fields.
      在“起始日期时间”和“结束日期时间”字段中设置会议的开始和结束日期及时间。
    5. 从用户列表中选择会议主持人。
    6. 邀请会议参与者。
  3. 点击保存。

要从日历创建会议

  1. 在CRM账户中点击 日历图标 。选择日，周，月视图。
  2. 在 日历 中，点击创建链接，或点击日历中的时间。
  3. 在 会议信息 弹窗中，指定会议详情。
  4. 点击保存。
Notes
注意
  1. 会议在指定日期和时间自动关闭。会议没有状态更新。

创建重复会议

需要在特定日期和时间重复进行的会议，可以创建重复会议。您也可以在列表视图中批量创建重复任务。

要创建重复活动

  1. 在会议模块，点击创建会议。
  2. 在 会议信息 页面，指定相关详细信息。
  3. 在 重复 字段，输入以下信息：
    • 指定重复事件的 起始 和 结束 日期时间。
    • 指定 重复类型 。
    • 点击 保存。

每日描述
每天如果会议应每天重复执行，则选择此项。
每___天重复一次选择此选项以指定会议的重复执行频率，按天计。
每周描述
每____周重复执行输入会议的重复执行频率，按周计。
星期几选择一周中的重复执行的那天对应的复选框。
每月描述
每 ___ 月的第__天输入会议应隔多久（按月计）在指定日期重复执行。
每 ___ 月的____ 日选择会议应在每个月的哪一天重复执行。
每年描述
每___ ____输入会议在一年中应重复执行几次。
在____的____ ____输入会议应隔多久（按年计）在指定日期重复执行。

设置会议提醒

在会议开始之前，可以向参会者发送会议提醒。有两种发送提醒的方式：

  • 通过邮件提醒
  • 通过弹窗提醒
Info通过会议模块创建会议时，无法禁用任意提醒选项。默认两个选项均被选中。可以在日历首选项中关闭电子邮件提醒。无法在日历中禁用弹窗提醒。
要设置会议提醒
  1. 在 会议 页签，点击需要设置提醒的会议。
  2. 在 会议详情  页面，点击 编辑。
  3. 选择提醒时间。
  4. 点击 保存。

添加参与者并邀请其参加会议

带有与会者名单的邮件邀请将从CRM发送给所有被邀请者。
最多可邀请50名参与者。
要邀请多个用户，线索或联系人
  1. 在 会议 页签，点击想要添加参与者的会议。
  2. 在 参与者分栏，点击添加。
    同样也可点击编辑，在弹窗中添加参与者。
  3. 在 添加参与者 弹窗中，选择想要添加参与者的组。
    也可以直接搜索用户，线索，联系人等。
  4. 在用户，线索，或者联系人列表，勾选相应复选框。
  5. 在通过邮箱地址邀请文本框里，指定您想要邀请的参与者，这些参与者的详细信息在Zoho CRM中是不存在的。
  6. 点击添加。

每次被邀请者接受，拒绝，或保留邀请时，您都会收到关于RSVP状态的邮件通知。您也可以点击“参与者状态”窗口中的“重新邀请”按钮，单独对其进行邀请。

会议模块的标准字段

下面是Zoho定义的会议模块可用的标准字段列表：

字段名称

描述

标题

为会议指定一个标题。

会议场所

选择会议专用场地。

地点

客户位置或办公室作为会议地点时，会议地址的文本字段。

提供商

如需线上会议，请从会议首选项 中启用的提供商选项中进行选择。

全天

如果这是一整天会议，请勾选此复选框。

起始日期时间

指定会议开始的时间和日期。

结束日期时间

指定会议结束的日期和时间。

主持人

从用户列表中选择会议主持人。

参与者

添加将参加会议的与会者。

关联对象

选择与会议相关的联系人或线索。

重复

指定会议的重复模式。

  描述

指定会议的详细信息。

提醒

为会议设置提醒。


会议首选项

从可用会议提供商列表中选择，以便在线上会议的情况下作为提供商字段的选项。

要添加会议提供商

  1. 前往设置 > 定制 > 模块和字段 > 会议

  2. 点击首选项选项卡。

  3. 点击+添加提供商。

  4. 在“在线会议市场”弹窗中，选择希望在创建线上会议时可用的会议服务商。

  5. 点击启用。

 

禁用会议提供商

  1. 进入设置 > 定制 > 模块和字段 > 会议

  2. 点击首选项选项卡。

  3. 将鼠标悬停在您想要禁用的提供商上。

  4. 点击禁用。

注意：

  1. 当您在 CRM 中使用 MS Teams 提供商创建会议时，它不会自动显示或更新为您的 MS 日历中的活动。

在会议模块为选择列表的值启用颜色编码

在会议模块，可以给选择类表的值赋予颜色，以便于识别。这些值将在以下地方以彩色显示：CRM日历、记录的相关列表、提醒、主页、列表视图、看板视图等。一个布局中只有1个选择列表字段，一个字段最多可以有20个值被颜色编码。
管理员或具有模块定制权限的用户可以决定选择列表值的颜色。

对选择列表的值进行颜色编码
  1. 进入 设置 > 定制 > 模块与字段。
  2. 在模块列表视图页面，点击会议。
  3. 选择标准布局来添加选择列表。
  4. 从新字段托盘中选择或添加一个选择列表到布局中。
  5. 点击选择列表的更多(...)选项，选择编辑属性。 
  6. 勾选 对选择列表选项启用颜色。
  7. 通过点击每个选项的调色板来分配颜色。
  8. 点击更多颜色查找更多颜色。
  9. 点击完成。


与会人员签到

如果工作需要您经常出差，那么签到就很合适。在Zoho CRM中，销售经理和小孩搜代表可以Zoho CRM移动应用的签到帮助下，轻松管理他们与工作有关的访问。 

Zoho CRM移动应用签到与会议相关联。从某一位置签到时，应用会提醒您选择一个会议与此签到关联。您可以单击所需会议进行签到。如果没有会议，系统会提醒您创建新会议。

查看以下场景案例，了解如何组织管理Zoho CRM中的签到。

  • 销售经理创建会议，（客户访问）由销售代表进行。
  • 销售代表访问客户办公室，并从各处签到。
  • 每个签到都与Zoho CRM中的会议相关会议关联。销售经理可以得知，销售代表已经拜访了客户。
  • 另外，签到会作为备注关联至Zoho CRM的线索或联系人。
  • 根据签到情况，销售经理可以创建报表，得出推论。例如，可以根据地点或特定销售代表进行的签到创建报表。

请注意，签到只能在移动应用中进行，网页版不支持。一旦签到，该地点就记录在CRM中了；这是一种保持访问客户跟踪的简单方法。

可用性
需要权限
具有创建会议权限的用户可以进行会议签到。


到达客户办公室后，可以使用Zoho CRM手机app进行签到。签到时，将与会议相关联。 

要将签到与会议关联

  1. 进入线索/联系人/客户 模块（手机app）。
  2. 点击签到图标创建签到。
  3. 如果已有一个与联系人相关的会议，那么现有会议就会显示出来。
    选择一个会议。签到就作为备注关联到会议了。
  4. 如果没有会议，系统会提示您为此签到创建一个新会议。
    创建一个新的会议，并将签到与该会议关联起来。

Notes
注意
  1. 签到后，关于签到的更新会自动更新在动态中。

查看签到的详细信息

一旦签到与会议相关联，签到的详情就可以在与之相关的会议详情页以及相关的线索/联系人/客户详情页中查看。

在会议详情页查看签到详情

  1. 进入会议模块。
  2. 点击所需会议。
  3. 与之关联的签到将显示出来。

在线索/联系人/客户详情页查看签到详情

  1. 进入 线索/联系人/客户 模块。
    签到也可关联至任何可以关联会议的模块。
  2. 点击所需记录。
  3. 与记录关联的签到信息就作为备注显示出来了。

创建签到报表

销售经理可以创建销售报表，对销售代表进行的实地考察进行推论。Zoho CRM提供一系列默认报表。

要访问签到报表

  1. 进入报表模块。
  2. 点击会议报表。
    将列出默认报表。您也可以基于签到创建新报表。

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