CRM 文件存储迁移指南

CRM 文件存储迁移指南

Info
从现在开始，Zoho CRM 的文件存储将由 Zoho WorkDrive 提供技术支持。本文档包含启动迁移的有关信息。此选项正在分阶段推出。
对于许多 Zoho CRM 用户来说，文档页签是由 Zoho Docs 提供的。这意味着文件和附件存储在 Zoho Docs 中。这些文件和附件现在将迁移到 Zoho WorkDrive。这一变化让用户能够利用 WorkDrive 更优越的用户界面、先进的文件管理功能、更经济的存储和现代的协作功能。

这次迁移是一次性过程，所需的唯一操作是：
  1. 安排迁移
  2. 将 CRM 连接到 WorkDrive 账户（无论是新账户还是现有账户）
在进行迁移之前，请阅读以下部分。
迁移前的重要信息

基本信息

1. 对管理员用户的重要提示

迁移过程对所有管理员用户可见。请谨慎选择 WorkDrive 团队，因为一旦选择团队，选择将无法撤销。
2. 迁移后的文件夹结构
迁移完成后，添加到 CRM 记录中的附件将自动放置在 Zoho WorkDrive 中记录所有者的我的文件夹部分中的预定义文件夹内。
3. WorkDrive 中的文件路径
附件将存储在 WorkDrive 中的以下文件路径：
我的文件夹 > 应用 > Zoho CRM > [模块名称] > [记录名称] > 附件 > [文件]
4. 附件访问权限
对记录所有者以外的用户，附件在文档页签或 WorkDrive 中是不可见的。有权限查看记录的用户可以在 CRM 中的记录详情视图中查看附件。

5. 迁移阶段
在当前阶段，仅将记录相关列表中作为附件添加的文件以及文档页签中的文件迁移到 WorkDrive。上传图片、文件上传字段、备注附件和模板中的文件将在下一阶段迁移。

6. 存储空间
当创建新的 WorkDrive 账户时，它将自动映射到免费的基础版，会为组织提供 5 GB 的存储空间，并根据版本为每个 CRM 用户许可提供额外存储空间（标准版和高级版为每个许可 512 MB，旗舰版和超级版为每个许可 1 GB）。该版本对所有 Zoho CRM 版本免费提供。如果 CRM 账户链接到付费的 WorkDrive版本，则相应的存储限制将适用于 CRM 内的文件存储。

来自上传图片、文件上传字段、备注附件和模板的文件尚未迁移到 WorkDrive，在下一迁移阶段之前，都将继续占用 CRM 的内部文件存储。如果需要为这些文件购买额外的存储空间，可以直接在 CRM 的文件存储部分进行购买。

7. 来自未确认或非活跃用户的文件
当记录所有者变得不活跃或未被确认时，该记录下的相关附件将被移动到 WorkDrive 中的"权限拒绝"文件夹。此文件夹可被执行 CRM-WorkDrive 集成的管理员访问。

8. 文档库文件夹的重命名
在文档页签中，之前名为“文档库”的默认工作区现在将在左侧面板中重命名为“Zoho CRM”团队文件夹。

9. 管理删除的文件
当 CRM 中的文件或文档页签中的工作区被删除时，它们将位于以下路径：Zoho WorkDrive > 管理控制台 > 团队文件夹 > 已删除。
已删除的项将在 WorkDrive 中保留 90 天，然后被永久删除。

权限

角色权限

Existing Documents module permissions in Zoho CRM before migration:
迁移前， Zoho CRM 中现有文档模块的权限：
  1. 对于文档文件夹：管理文件夹权限。
  2. 对于文档：查看、创建、修改和删除权限。
迁移后的新文档模块权限：
  1. 查看：允许用户查看文档页签（默认启用）。
  2. 创建团队文件夹：允许用户创建团队文件夹。
  3. 关联团队文件夹：允许用户将 WorkDrive 团队文件夹与 CRM 中的文档页签相关联。
  4. 编辑团队文件夹：授予编辑团队文件夹和为现有团队文件夹设置权限的能力。
在 CRM 中“文档”页签的权限与 WorkDrive 的权限是分开的。例如，在 CRM 中有创建团队文件夹权限的用户，在 WorkDrive 中可能没有相同的权限，除非明确授予。

团队文件夹权限

用户在团队文件夹中的操作取决于其分配的角色，这些角色在不同的团队文件夹中可能有所不同。角色包括：管理员、组织者、编辑人、评论人和查看人。
我们根据用户在 Zoho CRM“文档”页签中的现有“角色权限”为其分配了角色：
  1. 以编辑人身份查看和创建
  2. 以编辑人身份查看和编辑
  3. 以编辑人身份查看、创建和编辑
  4. 以组织者身份查看和删除
  5. 以组织者身份查看、创建和删除
  6. 以组织者身份查看、编辑和删除
  7. 以管理员身份查看、创建、编辑和删除
  8. 以查看者身份查看
这些角色可以在 CRM 的“文档”页签中修改，但不能直接在 WorkDrive 中修改。

角色和组共享

由于 CRM 和 WorkDrive 的权限结构不同，我们无法直接将基于角色的权限转移到 WorkDrive。因此，角色和组已为相应的用户进行分解，权限已分配给每个用户，而非整个角色或组。

角色和组的最小权限

对于已添加到团队文件夹的任何现有角色或组，除了授予用户的个人权限外，还将为其分配评论人权限。这确保了将来添加到这些角色或组中的新用户至少具有查看权限，从而避免了他们没有任何权限的风险。

Zoho 版本的 WorkDrive 集成

  1. 使用 Zoho One 或 Zoho CRM Plus 的客户，将自动设置为利用其套件中包含的现有 WorkDrive 进行迁移。
  2. 对于 Zoho CRM Plus 用户，其套件中已使用 WorkDrive 或套件内的Zoho 产品集成了WorkDrive ，则在迁移过程中将默认包含在内。
如果 CRM 管理员也是 CRM Plus 的超级管理员，他们可以通过选择已链接的 WorkDrive 团队来继续迁移。然而，如果 CRM 管理员不是 CRM Plus 的超级管理员，将会弹出一个窗口，显示 CRM Plus 管理员的列表，以便联系他们来继续 WorkDrive 迁移。
如果 CRM Plus 套件中没有 WorkDrive，或者 WorkDrive 未与套件内的任何 Zoho 产品集成，那么在迁移期间，CRM Plus 超级管理员将通过引导弹出窗口获得创建新 WorkDrive 账户的选项。

安排迁移

以下是迁移的大致流程：
管理员用户在登录 CRM 时会收到一个弹窗，提示他们安排迁移。

如果他们已有 WorkDrive 团队，可以将该团队连接到 CRM，或创建一个新的 WorkDrive 团队（拥有基础版）。

任何时候，用户都可以通过导航至设置⚙️>数据管理>存储>文件存储来安排、重新安排或取消他们的定时迁移。

安排迁移

前提条件：
您必须是 CRM 账户的管理员。

说明：
  1. 导航至设置⚙️>数据管理>存储>文件存储。
  2. 选择您的迁移日期和时间。由于所有时间段已被预订，某些日期可能会不可用。
  3. 点击迁移指南并阅读。然后，勾选表示您已理解迁移指南内容的复选框。
  4. 点击安排迁移。
  5. 选择将连接到 CRM 账户的 WorkDrive 账户。
您将收到一条通知，表示迁移已成功安排。所有管理员用户也将收到关于此事的电子邮件通知。

您可以通过导航至设置⚙️>数据管理>存储>文件存储来检查迁移是否已安排。

重新安排迁移

前提条件：
  1. 您必须是 CRM 账户的管理员。
  2. 此操作必须在计划迁移前至少 5 分钟执行。
说明：
  1. 导航至设置⚙️>数据管理>存储>文件存储。
  2. 点击重新安排迁移。
  3. 选择您的迁移日期和时间。
  4. 点击迁移指南并阅读。然后，勾选表示您已理解迁移指南内容的复选框。
  5. 点击安排迁移。
您将收到一条通知，说明迁移已成功重新安排。所有管理员用户也将收到关于此事的电子邮件通知。

取消迁移

前提条件：
  1. 您必须是 CRM 账户的管理员。
  2. 此操作必须在计划迁移前至少 5 分钟执行。
操作说明：
  1. 导航至设置⚙️>数据管理>存储>文件存储。
  2. 点击取消迁移。
  3. 在弹出的窗口中，点击取消迁移。

检查迁移状态

迁移开始后，管理员将在产品内和通过电子邮件收到通知。

文档页签将暂时无法访问。一旦迁移这部分完成，管理员将收到通知。

现在，相关记录的附件列表中的文件将被迁移。管理员可以通过导航至设置⚙️>数据管理>存储>文件存储并点击查看状态来检查迁移状态。


完成后，迁移就结束了，管理员将收到一条通知，内容相同。

前往文档页签查看更改！

常见问题解答

为什么 Zoho CRM 要从 Zoho Docs 切换到 Zoho WorkDrive？
Zoho Docs 已于 2023 年 3 月 15 日停止服务，并由 Zoho WorkDrive 取代。因此，为确保用户能够访问最新的文件管理体验，包括协作空间和可定制的共享控制，我们进行了此次切换。

我的 CRM 中存储的现有文件会发生什么？
  1. 存储在 CRM 文档页签中并通过附件相关列表添加的文件将被安全地迁移到连接的 WorkDrive 账户。
  2. 来自上传图片、文件上传字段、备注附件和模板的文件尚未迁移到 WorkDrive，在第3阶段之前，它们都将继续占用 CRM 的内部文件存储空间。如果这些文件需要更多空间，可直接从 CRM 的文件存储部分购买存储附加组件。

我需要 WorkDrive 账户来启动迁移吗？
  1. 您可以连接现有的 WorkDrive 账户。
  2. 如果您没有，将为您创建一个免费的 WorkDrive 账户（基础版，组织存储空间 5GB，根据CRM的版本，每个用户许可另有额外存储空间），并与您的 CRM 连接。





我该如何选择要连接到 CRM 的 WorkDrive 账户？
当您安排迁移时，您将收到一个弹窗，通过它可以选择需要连接到 CRM 的 WorkDrive 账户。
WorkDrive 的 基础版是什么？谁应该使用它？
WorkDrive 的免费基础版提供有限的存储和功能。它非常适合没有或不想使用 WorkDrive 付费版本的团队。该版本包含 5 GB 的组织存储空间，并根据版本为每个 CRM 用户许可提供额外存储空间（标准版和高级版为每个许可 512 MB，旗舰版和超级版为每个许可 1 GB）。

迁移后我能获得多少存储空间？
这完全取决于您的 CRM 连接到的 WorkDrive 账户：
  1. 如果创建了一个新的 WorkDrive 账户，它将自动与免费基础版关联，该版本为组织提供 5GB 的存储空间，并根据版本的不同为每个 CRM 用户许可提供额外的存储空间（标准和高级版每个用户许可 512MB，旗舰版和超级版每个用户许可 1GB）。此版本对所有 Zoho CRM 版本都是免费提供的。
  2. 如果 CRM 账户与付费的 WorkDrive版本相关联，则相应的存储限制将适用于 CRM 内的文件存储。

我购买的存储附加组件会转移吗？
目前，此迁移功能仅对未购买存储附加组件的组织开放。当我们向这类组织开放时，我们将为此问题提供更多详细信息。
迁移过程中，访问权限将如何转移？
  • CRM 管理员角色用户将被映射到 WorkDrive 中的"团队管理员"角色。标准和自定义角色用户将被映射到"团队成员"角色。
  • 对于每个团队文件夹，都会根据用户在 CRM 中“文档”页签的现有权限设置，为其分配一个对应的团队文件夹角色。例如，拥有“查看”、“编辑”和“删除”权限的用户将被分配到“组织者”团队文件夹角色。 

    • 我可以安排在方便的时间进行迁移吗？
    是的，您可以在方便的时间安排迁移。您可以导航到设置⚙️>数据管理>存储>文件存储，并选择一个可用的时间段。

    迁移需要多长时间？
    迁移所需时间取决于要迁移的数据量。
    迁移期间会有宕机吗？
    CRM 将在整个迁移过程中保持可访问。当文档页签正在迁移时，仅该特定页签将不可访问。
    完成后，使用附件相关列表上传的文件将被迁移。附件相关列表在整个迁移过程中将保持可访问。所有管理员角色用户将在文档页签迁移完成时收到通知。
    迁移期间我可以上传文件或向记录添加附件吗？
    可以。如前所述，在迁移期间文档页签将暂时不可访问。附件相关列表在整个迁移过程中将保持可访问，CRM 的其他部分也将保持可访问。
    如何检查迁移进度？
    导航至设置⚙️>数据管理>存储>文件存储，然后点击查看状态。



    如果我在 WorkDrive 账户中没有足够的存储空间，迁移会失败吗？
    不会，无论 WorkDrive 账户中的空间是否充足，文件都会被迁移。请注意，在为 WorkDrive 账户购买必要的存储附加功能之前，您将无法添加额外的文件/附件。
    我的文件访问方式会改变吗？
    您的工作流程将保持不变。文档页签的界面会有所不同。
    我可以选择不迁移吗？
    由于 Zoho Docs 已停止服务，迁移是强制性的。
    我是一个现有用户，正在使用旧版的 WorkDrive 扩展。我该怎么办？
    我们已经从应用商店中移除了旧版扩展，因为未来的更新将仅针对新的 CRM-WorkDrive 集成进行。但我们理解您可能基于旧版扩展建立了复杂的业务流程。如果是这种情况，请通过 support-crm@zohocorp.com.cn 联系我们获取更多信息。
    我如何知道迁移何时完成？
    您会在产品内部以及通过电子邮件收到相关通知。
    如果我有问题或遇到问题，我应该联系谁？
    Please send an email to support@zohocrm.com if you have any questions or face any issues. 
    如果您有任何问题或遇到任何问题，请发送邮件至     support-crm@zohocorp.com.cn。

    故障排除

    为什么我看不到弹出窗口让我执行迁移？
  • 由于该弹出窗口对所有管理员可见，请检查是否已有其他管理员安排了迁移。请导航至设置⚙️>数据管理>存储>文件存储来检查这一点。
  • 这一过程是分阶段进行的。因此，由于这个原因，它可能不会立即在您的账户中生效。请等待几周，您就会看到弹出窗口了。

    • 我在迁移过程中遇到技术问题。
    如果您遇到任何问题，请联系 support-crm@zohocorp.com.cn。
    我无法在列表中看到我的 WorkDrive 账户。
    您只会看到您在其中是超级管理员或团队管理员的 WorkDrive 账户。所以，如果您无法看到某个 WorkDrive 账户，这意味着您在该账户中不担任这些角色。
    我想重新安排或取消迁移，但我无法点击按钮。
    从计划迁移开始 5 分钟后，按钮会变得无法访问。否则，管理员可以使用这些按钮来取消/重新安排迁移。
    我对迁移过程存在安全或隐私方面的担忧。
    如果您对安全或隐私方面有任何疑虑，请通过 support-crm@zohocorp.com.cn 与我们联系。

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