Zoho Mail 附加组件

Zoho Mail 附加组件

概述

电子邮件交流改变了我们当今的商业模式，而您的 Zoho CRM 系统中拥有 Zoho Mail 附加组件，使您能够通过这个重要的交流渠道，在您与大企业之间实现公平竞争。通过 Zoho Mail 附加组件，您现在可以在您的 Zoho CRM 账户中管理所有与客户的通信。它帮助您自动跟踪与客户的电子邮件对话，并将它们与 CRM 中的线索和联系人关联起来。

可用性

权限要求
在角色中拥有 Zoho Mail 集成权限的用户。


优势：

  1. 将所有客户信息和电子邮件通信集中在 Zoho CRM 中。
  2. 将客户的电子邮件对话与 CRM 数据（线索、联系人）关联。
  3. 与其他账户用户共享和更新特定客户的电子邮件。
  4. 在 CRM 和您喜欢的 POP3 或 IMAP 支持的电子邮件客户端中同时发送和接收电子邮件。


主要功能：

  1. Zoho CRM 内的邮件页签。
  2. 无需离开 Zoho CRM 即可发送和接收所有邮件。
  3. 与同事共享客户邮件（来自选定记录或所有记录的邮件）。
  4. 邮件对话的线程视图。
  5. 获取来自线索和客户的邮件快速通知。
  6. 与 Gmail、Yahoo、Hotmail 以及任何其他 POP3 或 IMAP 邮件服务集成。
您可以选择使用流行的电子邮件客户端来设置您的电子邮件账户，或者使用 POP3 或 IMAP 来配置您的电子邮件账户。提供的流行电子邮件客户端有：Zoho Mail、Gmail、Yahoo Mail、Microsoft Outlook 和 Office 365。

从 Zoho Mail 添加详细信息

大多数客户互动通过电子邮件进行。Zoho Mail 提供了一种简便的方式，用于收集联系信息并将其存储在您的 Zoho CRM 账户中。当线索发送电子邮件时，您无需手动在 Zoho CRM 账户中添加线索信息。您可以从 Zoho Mail 中将电子邮件地址添加为 CRM 中的线索。此外，您还可以将客户详细信息作为联系人添加到 CRM 中，并为这些联系人创建相关的任务、市场活动、备注和商机。只有当您激活 Zoho Mail 附加组件功能时，此选项才可用。
注意：要启动与 Zoho CRM 的集成，请点击 Zoho Mail 收件箱右下角的 eWidget 图标（  ）。

添加为线索或联系人

如果电子邮件中的电子邮件地址不在您的 CRM 账户中，您可以添加电子邮件中提供的客户详细信息作为 Zoho CRM 中的线索或联系人。

添加为 CRM 中的线索/联系人
  1. 在 Zoho CRM 中，点击电子邮件页签。
  2. 在收件箱 中，打开您的客户邮件。
  3. 点击发件人姓名，然后从下拉菜单中选择查看 CRM 信息。 
  4. 在 CRM 信息 页面，选择线索或联系人。
    在 Zoho CRM 中，详细信息将作为线索或联系人添加。
  5. 指定名字、姓氏、电话和公司详细信息。
    如果邮件包含这些详细信息，将自动填写。
  6. 点击保存。

添加任务、会议、备注和商机

如果邮件中的邮箱地址已经作为联系人或线索添加到您的 CRM 账户中，那么您可以直接从邮件中为这些线索/联系人添加任务、会议和备注。此外，您还可以为联系人添加线索。

添加任务
  1. 在 Zoho CRM 中，点击电子邮件页签。
  2. 在收件箱 中，打开您的客户邮件。
  3. 点击发件人姓名，然后从下拉菜单中选择查看 CRM 信息。 
  4. 在 CRM 信息 页面，在活动下，点击任务、备注、会议或商机。
    只有当它是联系人而不是线索时，才可用添加商机的选项。
  5. 输入所需详细信息，然后点击添加。

 旧的 POP 配置

电子邮件清理策略

作为 Zoho CRM 电子邮件清理和数据保留政策的一部分，在以下情况下，IMAP 或 POP3 同步将被暂停，Zoho CRM 系统中存储的任何电子邮件配置数据将被删除：

  1. 当用户至少三个月内未从 Zoho CRM 发送任何电子邮件，并且用户至少六个月内未点击、打开或与从 Zoho CRM 发送到用户配置的电子邮件地址的任何接收电子邮件进行互动时。
  2. 用户付费的 Zoho CRM 许可已过期至少一个月。
  3. 用户免费的 Zoho CRM 试用期已过期至少一个月。
注意：一旦用户重新配置他们的邮箱收件箱连接，所有已删除的邮件数据都可以恢复。

通过 POP3 设置邮箱账户

Zoho CRM 允许您通过 POP3 配置 Zoho Mail 账户或第三方邮箱账户。

需要注意的是，Zoho CRM 使用 Zoho Mail 获取邮件并在 CRM 中显示。因此，无论是配置 Zoho Mail 账户还是通过 POP3 配置第三方邮件账户，您都必须拥有一个 Zoho Mail 账户。
  • 如果您已经拥有 Zoho Mail 账户，您现有的邮箱将显示在 POP3 设置下。
  • 如果您还没有 Zoho Mail 账户，系统会提示您在 Zoho CRM 内部配置账户。配置成功后，这个新邮箱将添加到 POP3 设置下。
一旦您拥有 Zoho Mail 账户，您可以在 POP3 账户下添加多个邮箱（无论是 Zoho Mail 还是其他服务）。请注意，同一时间只有一个邮箱可以处于活动状态。


通过 POP3 设置自定义电子邮件账户

  1. 进入设置 > 沟通渠道 > 电子邮件。
  2. 在自定义电子邮件集成部分，点击 POP3。 
  3. 在添加 POP3 账户 页面，输入以下详细信息：
    1. 账户名称：为邮箱输入一个名称。
    2. 电子邮件地址：输入您希望配置的电子邮件地址。
    3. 接收服务器：输入电子邮件的接收服务器。例如，pop.gmail.com（用于 Gmail 账户）或 pop.zoho.com（用于 Zoho Mail 账户）。
      如果您不确定这些详细信息，请咨询您的系统管理员。
    4. 端口：输入端口号。例如，995。
    5. 如需，请选择 SSL。
    6. 用户名：输入所需账户的用户名或电子邮件地址。
    7. 密码：输入已配置的电子邮件地址的密码。
      如果您为该账户启用了双因素认证，您必须输入应用专用密码，而不是常规密码。
    8. 如果需要，请选中“为发件服务器使用相同的凭据”复选框。
      发件服务器详细信息也将自动填充。如果没有，请提供发件服务器详细信息。
    9. 删除消息设置：这些设置决定了服务器中的邮件何时被删除。请选择所需选项。

  4. 查看管理员为您提供的邮件共享权限，并点击添加账户。
    如果管理员已为您提供了选择自己的邮件共享权限的选项，您可以在此处设置。

    另见 >> 邮件共享权限。
注意：
  1. 如果您除了 Zoho Mail 之外不使用任何其他 POP 客户端，您的用户名可以是 username@gmail.com。
  2. 如果您使用多个 POP 客户端，需要将用户名标记为'recent: username@gmail.com'。此外，请确保在删除消息设置选项中选中“在服务器上保留消息”。请注意，这仅适用于 Gmail 用户。

为 POP3 账户更改密码

当您更改 POP 账户的密码时，还需要在 Zoho Mail 的设置中更新密码，以继续无问题地检索邮件。如果您输入了错误的密码，邮件将无法在您的邮件账户中检索到。

更改收件密码
  1. 登录 Zoho CRM 并点击电子邮件页签。
    或者，登录 https://mail.zoho.com.cn。
  2. 点击设置 > 邮件 > 邮件账户。
  3. 点击相应邮件账户的编辑 图标，以更新密码。
  4. 指定新密码，然后点击保存。
要更改发件密码
  1. 登录 Zoho CRM 并点击电子邮件页签。
    或者，登录 https://mail.zoho.com.cn。
  2. 点击设置 > 邮件 > 发送邮件。
  3. 点击相应邮件账户的编辑 图标，以更新密码。
  4. 输入新密码并点击保存。

将 Gmail 与 Zoho CRM 集成

Zoho CRM 允许您在 CRM 账户中从 Gmail 检索邮件。您需要做的是配置 POP 设置，并将您的 Gmail 账户选为邮箱。
按照以下步骤将 Gmail 与 Zoho CRM 集成：
  1. 在 Gmail 中启用 POP 转发
  2. 设置 POP 账户
  3. 配置邮箱

在 Gmail 中启用 POP 转发

创建定时操作：
  1. 登录到您的 Gmail 账户。
  2. 点击  （设置图标）并选择设置。
  3. 在设置 页面中，点击转发和 POP/IMAP。
  4. 选择为所有邮件启用 POP 或为从现在起收到的邮件启用 POP。
  5. 选择您的 POP 客户端或设备接收消息后要执行的操作。
  6. 点击保存更改。
Gmail - POP 账户详情

在 Zoho CRM 中设置邮箱时需要这些详细信息。

文件

值

接收邮件服务器名称

pop.gmail.com

发件服务器名称

smtp.gmail.com

收件端口号

995

发件端口号

465

安全连接（SSL）

是

用户名

username@gmail.com

设置 POP 账户

在 Zoho CRM 中设置 POP 账户
  1. 登录 Zoho CRM 账户。
  2. 点击设置 > 沟通渠道 > 电子邮件 > POP（Zoho Mail）。
  3. 在 Zoho Mail 附加组件 页面，点击立即配置。
  4. 在 Zoho Mail 附加组件 页面，点击添加邮箱账户链接。
  5. 在 Zoho Mail POP3 设置 页面，点击添加 POP3 账户。 
  6. 在添加 POP3 账户中，填写所需详细信息以配置您的邮箱账户的 POP 服务。参考上方表格。
  7. 点击测试账户以验证提供的邮箱账户详细信息，并检查接收服务器。
  8. 点击创建账户。
    将配置电子邮件账户。您可以启用此账户作为默认邮件账户。 
  9. 点击保存。
注意
  1. 如果您除了 Zoho Mail 外不使用任何其他 POP 客户端，您的用户名可以是 username@gmail.com。
  2. 如果您使用多个 POP 客户端，您需要将用户名标记为'recent: username@gmail.com'。此外，请确保在删除消息设置选项中选中“保留服务器中的消息”。请注意，这仅适用于 Gmail 用户。

配置 Zoho Mail 附加组件

配置邮箱
  1. 点击设置 > 沟通渠道 > 电子邮件 > POP (Zoho Mail)。
  2. 在 Zoho Mail 附加组件 页面，执行以下操作 
    1. 选择您想要与 CRM 配置的邮箱。
      您已设置好的 POP 账户将出现在列表中。
    2. 选择任意一种共享选项。
      另见 >> 邮件共享选项
    3. 在高级设置 中，如果需要，请勾选“将所有客户电子邮件集中存放在 Zoho mail 中的统一位置”复选框。如果您选择此选项，您从客户（线索和联系人）收到的所有电子邮件都将列在一个文件夹中。您可以选中该文件夹，或在下一步中选择一个标签来标记电子邮件。
      另见 >> 邮件磁贴
  3. 点击保存。

  

Zoho Mail 附加组件 - 错误消息

在配置 Zoho 邮件附加组件时，您可能会看到的错误消息有：
  1. 您之前配置的邮箱（您的邮件 ID）无法访问。请选择一个新的“邮箱”。
    出现此消息的一个原因是，当您更改 Zoho Mail 设置中的默认邮箱 ID（设置 > 自定义设置 > 我的首选项）时。
注意：在 Zoho Mail 中，默认邮箱 ID 应与 Zoho CRM 的邮件附加组件中的邮箱 ID 相同。
  1. Zoho Mail 服务器目前不可用。请稍后再试。
    如果邮件服务器无法访问，则不会显示邮件。在这种情况下，请等待几分钟后再尝试访问您的邮件。
  1. 您在 Zoho 中的账户状态仍未确认。
    如果您的账户状态在 Zoho 中尚未确认/验证，则邮件将不会显示。请执行以下操作以确认您的状态：
    1. 选择 http://accounts.zoho.com.cn/ 并点击电子邮件地址。
    2. 点击重新发送确认图标。
    3. 访问您的邮箱并点击确认 链接。
    4. 访问 mail.zoho.com.cn 以激活邮箱账户。
    5. 在 Zoho CRM 中配置邮箱。
  1. 您的邮件已在 Zoho Mail - 发件箱排队。
    发件箱选项会在从 Zoho Mail 发送前，将您的邮件以指定的时间间隔保存在队列中。如果您启用了此选项，发送的邮件将在几分钟内在邮件部分列出。