将会议、联系人和任务与 Office 365 同步

将会议、联系人和任务与 Office 365 同步

将 Zoho CRM 中的活动与 Office 365 同步

您在 Zoho CRM 账户中发生的活动，都可以与 Microsoft Office 365 同步并统一管理。此外，您在 Microsoft Office 365 中添加的任何活动，也会自动同步到 Zoho CRM 中。

所需权限：

  1. 要在 CRM 系统中启用 Microsoft 同步功能，您需要拥有相应的权限。请联系相应的管理员，为您的账户启用同步功能所需的权限。
  2. 默认情况下，所有系统定义的管理员和标准用户账户都具备这些权限。

为了实现活动和联系人的同步处理
  1. 进入应用市场> Microsoft 选项。
  2. 在Office 365 选项卡中，点击活动下的启用。
    同步状态将被标记为活跃。

Notes
注意：
  1. 如果您的 Office 365 和 Zoho CRM 使用的是相同的用户 ID，那么同步功能会立即启用。如果 Zoho CRM 和 Office 365 使用的登录用户 ID 不同，您需要先登录到 Office 365 账户才能启用同步功能。这是首次启用该功能时必须进行的操作。
  2. 只有用户自己创建的活动（“我的活动”）才会与 Office 365 同步。
  3. 在初始同步过程中，最多可以有 5000 个来自 Zoho CRM 日历的活动被同步到 Office 365 中。
  4. 首先会同步未来某个日期的活动，然后是那些最近已关闭的活动。
  5. 导入到 CRM 系统中的活动不会与 Office 365 进行同步。然而，在 Zoho CRM 中单独创建的活动，或者通过批量更新方式进行的修改，则会与 Office 365 同步。


禁用活动同步功能

要禁用活动同步功能
  1. 在您的 Zoho CRM 账户中，点击应用市场 > Microsoft 。
  2. 在活动 部分，点击禁用。

    Office 365 与 Zoho CRM 之间的日历同步功能现已被禁用。
    或者，你也可以通过删除 Office 365 账户中的 Zoho CRM 日历来取消同步功能。
Notes注意
Notes
  1. 当您禁用同步功能或从 Office 365 中删除 Zoho CRM 日历时，那些已同步的活动将从 Office 365 中删除。不过，这些活动在 Zoho CRM 中仍然保留完好。

将 Zoho CRM 中的联系人信息与 Office 365 同步

您可以将 Zoho CRM 中的联系人信息与 Office 365 同步，这样无论身处何地，都能高效地管理联系人信息，而无需在两个应用程序之间切换。任何使用 Zoho CRM 的用户都可以将自己 Zoho CRM 账户中的联系人信息与 Office 365 同步。一旦同步功能被启用，只有该用户自己拥有的联系人信息才会被同步到 Office 365 中。

为了实现 Zoho CRM 中的联系人信息与 Office 365 之间的同步功能

  1. 在您的 Zoho CRM 账户中，点击 设置 >应用市场 > Microsoft 。
  2. 在联系人 部分，点击启用。


  3. 在“配置”弹窗中，将 Microsoft 系统的各个字段与 Zoho CRM 中的对应字段进行关联。系统已提供了默认的映射关系，如有需要，您可以对其进行修改。

  4. 请选中该复选框，以便在 Office 365 中删除相关记录时，同时删除 Zoho CRM 中的联系人信息。
    请注意，那些无法通过 API 访问的 Microsoft 联系人字段，在此配置弹窗中是无法进行映射的。
    现在，Office 365 与 Zoho CRM 之间的联系人信息可以同步了。您会在自己的 Office 365 账户中看到一个名为“Zoho CRM 联系人”的文件夹。

您在任一应用程序中创建的联系人信息，现在都会在两个应用程序之间同步。请注意，同步后的联系人会显示在 Zoho CRM 的联系人列表中，而不会出现在其他应用程序的联系人列表中。

Notes注意
  • 作为初始同步的一部分，Zoho CRM 联系人中的最多 10000 条记录将被同步到 Office 365 中。
  • 通过数据迁移和导入方式创建的联系人不会与 Office 365 同步。不过，那些在 Zoho CRM 中单独创建或批量更新的联系人，将会与 Office 365 同步。

要禁用 Zoho CRM 联系人与 Office 365 之间的同步功能

  1. 在您的 Zoho CRM 账户中，点击 设置 >应用市场 > Microsoft 。
  2. 在联系人 页面中，点击 禁用 按钮。



    Office 365 与 Zoho CRM 之间的联系人同步功能现在将被禁用。
    或者，您可以通过删除 Office 365 账户中的 Zoho CRM 联系人文件夹来禁用同步功能。
Notes注意
  1. 如果禁用同步功能，Zoho CRM 中的联系人文件夹将从 Office 365 中删除。不过，这些联系人仍然会保留在 Zoho CRM 中。
Notes

邀请来自 Office 365 的用户

一旦启用了 Zoho CRM的Office 365插件，您就可以将 Office 365 账户中的用户邀请为 Zoho CRM 的用户。用户邀请的具体操作如下。
Notes
注意
  1. 只有当 Office 365 和 Zoho CRM 中的登录用户 ID 相同时，才能将 Office 365 的用户添加到 Zoho CRM 中。如果用户 ID 不同，则无法将 Office 365 的用户添加到 Zoho CRM 中。

案例 1：管理员向另一位 Office 365 用户发送邀请函

在这种情况下，管理员会向 Office 365 用户发送邀请，该用户随后会接受该邀请。

从您的 Office 365 账户中邀请用户

  1. 在您的 Zoho CRM 账户中，点击设置 > 常规 > 用户 。
  2. 在 用户”页面中，点击Office 365 用户 。



    新用户选项用于邀请那些不一定使用 Office 365 的新用户，让他们能够使用您的 Zoho CRM 账户。
  3. 在 添加用户 弹窗中，从列表中选择所需的用户，然后点击 保存 。



    系统会将邀请邮件发送给被选中的用户。

接受 Zoho CRM 的邀请

  1. 请点击您从 Office 365 账户管理员那里收到的邮件中的邀请链接。
    或者，在你的 Office 365 账户中，从应用程序部分找到并点击 Zoho CRM 应用程序即可使用。
  2. 在 Zoho CRM 的登录页面上，请接受条款和条件后，即可加入您所在组织的 CRM 账户。
    如果您希望将已经注册在其他电子邮件地址的 Zoho CRM 账户与您的账户关联起来，请点击“关联我的账户”，然后使用您的现有 Zoho CRM 凭据登录。请注意，在这种情况下，您将不会真正加入那个被您收到邀请的账户，而是会连接到您已经属于的另一个 Zoho CRM 账户。

案例 2：一名 Office 365 用户希望加入 Zoho CRM 系统

在这种情况下，Office 365 用户会请求管理员将自己添加到 CRM 账户中，而管理员会批准该请求。

请求加入您的 Zoho CRM 机构账户

如果您没有被邀请加入所在组织的 CRM 账户，但希望加入该账户，您可以发送请求来申请加入。

  1. 在您的 Office 365 账户中，点击“应用”图标。
  2. 浏览并点击 Zoho CRM 应用程序。
    在 Zoho CRM 页面上，您会被告知，您的机构已经拥有一个 Zoho CRM 账户。
  3. 点击请求加入。
    所有在 Zoho CRM 用户档案中启用了“用户管理”权限的用户，都会收到一封电子邮件通知。

批准某位 Office 365 用户的请求，使其能够加入您的 Zoho CRM 账户。

  1. 请点击您从 Office 365 用户那里收到的请求邮件中的批准链接。
    您将直接被带到 Zoho CRM 的用户管理页面。
    请注意，只有当您的 Zoho CRM 用户账户具有“管理用户”权限时，您才能添加新用户。
  2. 在添加新用户 弹窗中，点击批准并添加。
    Office 365 的用户现在已被添加为 Zoho CRM 的用户。