记录锁定：配置和使用
某些业务场景要求记录满足特定条件后不允许编辑或删除，现在您可以通过记录锁定配置，在满足某些条件时手动或自动锁定这些记录。
场景1
商机已经进入最后阶段，赢单关闭或丢单关闭，商机金额、折扣等信息不允许再编辑。您可以配置记录锁定规则，以便在记录到达某个阶段后将其锁定。
场景2
假设记录正在提案评审中需验证记录详细信息，这些详细信息将被视为评级判定规则，不允许在审核过程中更新记录，这时您也可以设置锁定。
场景3
在某些情况下，财务可以编辑报价，但其他角色不允许编辑。您可以针对角色配置锁定记录。
可用性
所需权限
具有“模块定制”权限的用户可以配置记录锁定。
锁定配置
您可以为不同的模块设置锁定配置，以手动或自动锁定记录。
在某些情况下，记录与条件不匹配，但处理记录的用户可以决定锁定记录以避免更改。在这种情况下，可以手动锁定并解锁。
即使记录被锁定，一些不影响业务流程的字段也可以保留为可编辑。例如，对于已结束的交易，“描述”字段可以保留为可编辑。
自动锁定
启用自动锁定之后：
- 每个模块最多可以设置五个规则。每个规则都有一个规则名称，当记录被锁定时，该名称将显示在记录详细信息页面中。
- 您可以选择针对所有角色锁定记录，或者部分角色。
- 您可以选择被限制的操作。默认情况下，“编辑”受限。
- 允许锁定时可以修改的字段。
备注：
- 布局、管道和子表单等字段在受限字段列表中不可用。
- 在某些情况下，无法直接在详细信息页面中编辑的字段也将列在可用字段列表中。如果允许，可以通过 API 更新此类字段。
例如：价格表模块中的价格模型字段和商机模块中的管道字段。
支持记录锁定的模块：
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线索
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联系人
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客户
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商机
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报价
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销售订单
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采购订单
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发货单
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供应商
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价格表
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服务支持
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解决方案
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任务
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自定义模块
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产品
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对于自定义模块，只有用户创建的模块才支持记录锁定。通过扩展程序、集成或其他方式创建的自定义模块是不支持的。
记录锁定后，锁定图标将显示在记录图片上或记录名称旁边。只有允许编辑的字段才可编辑。锁定的详细信息，例如原因（即锁定条件）、锁定时间和可供编辑的字段将显示在【详情】按钮上。
您还可以从时间轴中查看记录锁定的详细信息。
配置记录锁定：
- 导航到【设置】>【定制】>【模块和字段】。
- 然后转到要为其设置锁定的模块。
- 在【记录锁定配置】选项卡中，单击立即配置。
- 在锁定配置页面上，执行以下操作：
- 设置是否允许手动锁定记录。
- 设置是否允许在满足特定条件时自动锁定记录。设置规则名称，并提供记录自动锁定时需满足的条件。
- 对于自动锁定记录，如果要锁定符合设置条件的现有记录，请选中该框。
- 被锁记录的设置：
- 锁定记录 - : 选择为全部角色锁定记录，或特定角色。
- 对门户用户锁定： 如果要针对门户用户锁定记录，则勾选此项。
- 被限制的操作： 选择针对锁定记录被限制的操作。
默认不允许编辑。 - 允许修改的字段：选择锁定状态下允许被编辑的字段列表。
5. 点击保存。
删除记录锁定配置
- 导航到【设置】>【定制】>【模块和字段】。
- 然后转到要为其设置锁定的模块。
- 在【记录锁定配置】选项卡中，点击【删除】
- 弹窗中选择【是的，删除】。
手动锁定
如果为模块开启了手动锁定，则具有记录锁定权限角色的用户可以手动锁定记录。
可在【角色】>【工具权限】中启用相应模块锁定权限。
手动锁定记录
- 进入记录详情页，点开页面中的【…】。
- 点击锁定。
- 弹窗中输入锁定原因。
- 点击【锁定】。
锁定记录的行为
- 记录详情页： 在记录详细信息页面上，记录图片上将显示一个锁定图标，右侧会显示【记录已锁定】，可以查看锁定详细信息和解锁。
时间轴中也会显示锁定详情。 - 列表视图： 在列表视图，锁定记录会显示锁定图标。
此外，您可以根据预定义的过滤器筛选列表视图上的记录。
备注：
- 系统定义的自定义视图和过滤器选项只会获取根据记录锁定配置被锁定的记录。
- 如果在记录锁定配置中允许修改待更新的字段，则您可以批量更新锁定的记录。
- 如果您在记录锁定配置中删除了规则，那么，通过这些规则锁定的记录将会自动解锁。如果锁定配置被删除，模块中的所有记录都会被解锁。
- 当组织降级到 Zoho CRM 的低级版本时，锁定的记录将自动解锁;升级后锁定状态无法恢复。
特殊情况
- 对于锁定记录的自动化执行效果
锁定的记录仍可以执行工作流、分配规则、审批流程和评分规则等自动化流程。当有权限更新锁定记录的用户触发这些自动化操作时，可以正常执行。
假设有一个工作流规则，当创建或编辑时更新字段。在这种情况下，从记录锁定配置中排除的用户创建或编辑记录，则会触发相应的字段更新操作。
其他自动化功能也同理。
- 蓝图
已进入蓝图的记录如果满足锁定规则条件，仍可自动锁定。在这种情况下，蓝图迁移按钮将隐藏。有权编辑锁定记录的用户，如果符合相应蓝图配置的条件，则可以执行迁移。
- 集成同步
在许多企业中设置了两个Zoho产品之间的集成。例如，与Zoho Desk的集成允许您在Zoho CRM和Zoho Desk之间同步联系人。
在这种情况下，如果在Zoho Desk中更新了CRM中锁定的联系人，则更新也会生效。这样做是为了确保数据在两端始终保持一致。
同时，锁定的记录仍将从CRM推送到Zoho Desk。
其他示例也同理 – Zoho Projects，Zoho财务套件。
特定的集成（如Google联系人同步，Microsoft同步）中，如果使用账户同步的用户未被排除锁定，那么，锁定的CRM记录不会被推送到集成产品中。
注意事项
- 锁定的记录下可以关联其他相关列表。
- 但是，锁定的记录不能作为相关列表记录关联其他父模块。因为关联记录时需要更新锁定记录的查找字段。但是，记录已锁定无法更新查找字段。所以，锁定的记录无法作为相关列表关联其他模块的记录。
- 如果允许记录锁定时可编辑查找字段，则此关联可以不受限制。
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