工作流

工作流

Bigin 中的工作流可以帮助您自动执行在业务流程中执行的重复任务。

当您推销产品时，您的主要任务是满足客户的需求。但有时候，您可能需要不断重复地跟进，这浪费了您的宝贵时间。

Bigin 中的工作流使您从这些重复的任务中解放出来，并按照您想要的方式为您执行任务。

创建工作流

创建工作流涉及 3 个阶段：
  1. 选择什么时候应触发工作流
  2. 为规则设定条件
  3. 选择要执行的操作
设置触发器：
您可以指定应该在什么时候触发规则。

以下时候将执行规则：
  • 创建记录时 - 创建记录时将触发工作流规则。
  • 编辑记录时 - 每次编辑记录时将触发工作流规则。
  • 创建或编辑记录时 - 创建或编辑记录时将触发工作流规则。

指定条件：
确定在什么条件下应为其触发工作流规则的记录。您可以为所选记录或所有记录指定条件。
  • 符合条件的记录 - 仅对符合这些条件的记录执行规则。
  • 所有记录 - 对所选模块中的所有记录执行工作流。

编辑条件模式
您为一个工作流规则定义了不止一个条件时，您可以为那些条件指定要遵循的模式。

什么是条件模式？
条件模式遵循简单的逻辑运算，例如‘和’、‘或’。
  • 如果您添加的所有条件都必须为真时才能触发工作流规则，请使用 ‘和’ 操作符。
  • 如果其中一个条件为真即可触发工作流规则，请使用 ‘或’ 操作符。


选择要执行的操作
指定要对符合指定条件的记录自动完成的操作。
执行规则时触发以下操作：邮件通知、任务、更新字段、标签。

在 Bigin 中创建工作流规则

创建工作流规则可细分为 4 个部分。

第 1 部分：输入基本明细
选择要为其创建工作流规则的模块，输入规则名称和所需的描述。
  1. 转到设置 > 工作流。
  2. 点击 + 创建规则。
  3. 在创建新规则 弹出式窗口中执行以下操作：
    • 从下拉列表中选择您要为其创建工作流规则的模块。
    • 输入规则名称。
    • 点击 +描述，为工作流规则添加描述。

  4. 点击下一步。
第 2 部分：指定规则触发器
您可以在这里指定应该在什么时候触发工作流规则。
  1. 选择下列其中一项：
    • 已创建 - 创建记录时执行工作流规则。
    • 已编辑 - 编辑记录时执行工作流规则。
    • 已创建或已编辑 - 创建或编辑记录时执行工作流规则。

  2. 点击下一步。
第 3 部分：指定工作流条件
您可以指定工作流应满足什么条件才会执行。

选择下列任一选项：
  1. 匹配特定条件的记录 - 对匹配特定条件的记录触发规则。
    • 指定条件。
    • 点击 + 添加更多条件。
  2. 所有记录 - 将对所有记录执行规则。

  3. 点击下一步。

注：
  • 您最多可添加 5 个条件到工作流规则中。
  • 当您有多个条件时，您可以编辑条件模式。
第 4 部分：关联即时操作
工作流规则的主要目的是自动执行某些操作。
以下即时操作可自动触发。


要设置电子邮件通知，请执行以下操作：
  1. 点击 +电子邮件通知
  2. 在创建电子邮件通知 窗口中，执行以下操作：
    • 输入名称。
    • 从下拉列表中选择电子邮件收件人。
      此时会列出与模块关联的人员。
    • 在附加收件人字段中，输入用英文逗号分隔的邮箱地址，以便通知多位收件人。
    • 从下拉列表中选择邮件模板，或者创建所需的新模板，然后点击保存。


要创建任务，请执行以下操作：
  1. 点击 + 创建任务、
  2. 在添加工作流任务 窗口中，执行以下操作：
    • 输入任务名称。
      您可以键入 #，然后包括合并字段。
    • 从下拉列表中选择所有者。
    • 从下拉列表中选择优先级。
    • 选择到期日期，然后点击保存。


要更新字段，请执行以下操作：
  1. 点击 + 更新字段。
  2. 输入名称。
  3. 从下拉列表中选择模块。
  4. 从更新下拉列表中选择要更新的字段，然后输入要更新的值。

  5. 点击保存。

要添加或移除标签：
要添加标签，请执行以下操作：
  1. 点击 + 标签 > 添加标签。
  2. 在添加标签 弹出窗口中，输入记录的标签。
    如果您想要添加更多标签，请使用英文逗号分隔。
  3. 启用复选框以使用此处指定的标签覆盖现有标签。

  4. 点击保存。
要删除标签，请执行以下操作：
  1. 点击 + 标签 > 删除标签。
  2. 在删除标签 弹出窗口中，选择想要删除的现有标签，然后点击删除。


为工作流规则添加更多操作。
  1. 添加即时操作之后，点击 + 新建操作，然后添加所需的任何其它操作。

注：
  • 您最多可添加 3 个即时操作。

    • Related Articles

    • 探索设置

      Bigin 具有各种功能，管理员可以通过设置菜单进行配置。 访问设置菜单 点击您窗口右上角的齿轮图标  ，即可访问设置菜单。左侧列出了 Bigin 中的所有功能和配置，您可以根据业务需求选择和自定义它们。该菜单包含： 用户及控制：允许您添加用户、创建职位和角色以及管理合规性设置。 机构：您可以在这里指定有关您所在机构的信息。可以添加电话、传真、地址和区域等信息。 字段：显示模块中可用的默认和自定义字段的列表。您可以进一步添加自定义字段、将字段标记为必填和唯一，以防止出现重复的记录条目。 ...

    • 管理角色

      角色可帮助您定义属于 Bigin 帐户的用户访问数据的权限。用户所需的数据将根据他们所在的角色而有所不同。 这进一步提高了安全性，因为角色确定了用户为执行适合的工作任务而可以访问的最小数据量。 例如，经理的责任巨大。他/她必须管理整个机构，因此应该拥有执行管理任务（如添加用户、创建工作流、导入和导出数据等）的权力，而销售代表的职责主要是与客户沟通、记录这些通话、添加与客户进行的活动等，因此不需要访问高端功能，角色可帮助授予对所需数据的访问权限。 默认角色 ...