CRM是企业信息化的核心应用，Zoho CRM产品迭代紧锣密鼓，在推出新功能的同时，并没忘记把原有功能打造得更方便更好用。本次的CRM更新，我们一起来看Zoho CRM中的邮件合并做了哪些升级。

为什么要使用邮件合并

Zoho CRM内的邮件合并功能，源自于与Zoho Writer（电子文档）的集成。值得一提的是，Zoho CRM和Zoho Writer这两个产品均诞生于2005年,在后来的18年间这两个产品相互深度集成。

什么场景下需要用到邮件合并呢？我举一个例子：销售人员生成产品订购合同。

每个公司都有自己的产品订购合同标准模板，当客户给出“发合同”的信号，销售人员无不以最快的速度完成合同的生成和发送，他们追求效率和准确性，他们希望与客户尽快敲定合同以免节外生枝。

做合同有难度吗？假如你的产品客单价是上千万，每年成交三五个客户就够了，一年也只需做三五次合同，这种情况下做合同发合同当然没有困难。但是，绝大多数公司的销售却没有这么好命，他们的产品客单价低，每天既要挖掘潜在客户，又要推进商机，还要收尾款，为客户提供各类服务，维护客情关系，忙得不亦乐乎！对于客单价较低的产品，销售需要能够快速、准确、便捷地完成产品订购合同的制作和发送，这时候邮件合并功能就显示出它的威力。毕竟，销售人员如果每一个合同都从头制作，速度慢，又很容易写错信息。

Zoho CRM邮件合并的工作原理，首先是制作一个公共模板，然后结合CRM中的客户数据，模板+客户个性化数据，销售就可以毫不费力地完成工作。除了应用于给客户发合同，邮件合并还可以应用于给客户发协议、免责声明、条款条件等各类文档。尤其适合需要给多个客户批量发送的场景，一方面满足其个性化，同时操作简单效率高。

• Step1:在Writer里制作模板。

  
  

• Step2:在模板中匹配CRM某个模块的字段，模块可以是线索、客户、联系人、商机、合同等。

  
  

• Step3:  在CRM中找到Step2的那个模块，选择记录，从“操作”中找到“邮件合并“，然后选择对应的邮件合并模板，即可快速创建包含客户个性化变量的文档，然后批量发送或打印出来。
  

以上是Zoho CRM中邮件合并的典型场景和实现步骤，接下来看看邮件合并功能近期做了哪些更新。

邮件合并近期的更新，主要是三个方面进行了加强。

更新1: 邮件合并模板适用于库存模块
更新2: 可以导入PDF文件到邮件合并模板
更新3: 可以添加图片字段到邮件合并模板

更新 1: 适用于库存模块

在之前的邮件合并中，只能为线索、联系人、商机、客户以及自定义模块创建邮件合并模板。本次更新后，我们扩展了邮件合并模块的适用范围。用户可以为报价、销售订单、采购订单和发货单这些库存模块创建邮件合并模板。

您可能会想，库存模块本来也可以创建模板，为什么非要让邮件合并模板支持库存模块呢？

在Zoho CRM中，用户确实可以为采购订单、销售订单、报价和发货单创建模板。但是，这种方式存在一定的局限性。在邮件合并模板中增加库存相关模块带来两大好处：

• 文档更正规

过去用户虽然可以将合并字段与模板相关联，但企业文档应该看起来更正式。邮件合并功能可以实现格式的高度标准化，销售给到客户的文档变得更加正规，客户体验也更好。

• 发送效率高

销售在Zoho CRM中创建库存模板后，若要将它们发送给客户，必须在单个记录中操作并逐个发送，效率还是比较低的。现在，我们把邮件合并扩展到了库存模块，销售人员可以轻松地批量合并和发送文档，节省下很多时间。

更新 2: 支持导入PDF文件到邮件合并模板

很多销售在给客户发送文档时喜欢采用PDF格式，因为采用PDF格式既不容易出现排版问题，也比较安全，文档的内容不会被轻易编辑或修改。

这次更新后，除了现有的导入模板格式(ZDOC、DOCX和DOC)之外，也支持PDF文件。PDF文件最大支持10MB。

更新 3: 允许添加图片字段到邮件合并模板

企业的CRM系统中会收集客户公司Logo、产品、设计原型等各类图片，图片是重要的客户数据资产。有些企业在跟客户签署重要文档时，习惯包含双方公司的Logo。

在支持图片字段以前，用户不能将客户Logo导入到文档中。更新后，Zoho CRM支持将图像字段作为占位符拖放到模板中，当合并发生时，CRM记录中的图像将自动与文档进行关联。