将Google Mail 与 Zoho CRM进行集成

将Google Mail 与 Zoho CRM进行集成

通过在Zoho CRM中配置POP3，您可以在Google应用程序和Zoho CRM之间同步特定于客户的电子邮件。指定邮箱地址和密码，以在Zoho CRM中配置G Suite的邮箱。配置邮箱后，您可以在线索或联系人页面下查看特定于客户的电子邮件。

益处

  • 将所有客户信息和电子邮件通信集中到Zoho CRM中
  • 将客户的电子邮件对话与CRM数据（线索、联系人和交易）关联起来
  • 将帐户中特定于客户的电子邮件共享和更新给其他用户
  • 在Zoho CRM和Gmail(G Suite)中同时收发电子邮件

主要功能

  • Zoho CRM内的电子邮件页签
  • 在不离开Zoho CRM的情况下发送和接收所有电子邮件
  • 与同事共享客户电子邮件
  • 电子邮件对话的线程视图
  • 使用G Suite同步发送和接收的电子邮件

1. 在Zoho CRM内设置Gmail

  • 用户功能
  • 管理员功能

G Suite 用户功能

一旦IT管理员启用了Zoho Mail插件，您就必须为您的邮箱帐户配置Gmail。

  • 步骤 1: 在Zoho CRM内配置Gmail账户
  • 步骤 2: 配置Zoho Mail插件选项

步骤 1: 在Zoho CRM内配置Gmail，操作如下:

  1. 登录 G Suite.
  2. 点击  (应用程序图标).
  3. 点击 更多> Zoho CRM。
    您将会重定向至 Zoho CRM。
  4. 在Zoho CRM内，访问 设置> 应用市场 > Google > 邮箱。
  5. 在 配置Google邮箱 页面，指定您的G Suite密码。
  6. 点击 立即配置。
    您的 Google 邮箱账户将会配置于 Zoho CRM内。现在，您就能够发送邮件给线索或联系人了。

配置邮箱插件

在配置Zoho Mail插件时，您可以与其他用户（公开）共享客户电子邮件，也可以在Zoho CRM帐户中保留他们的个人电子邮件（私有）。 

私有邮箱账户
共享邮箱账户
其他用户不能查看您的客户邮件
其他用户能够查看您的客户邮件
首席执行官和其他高级管理团队可以使用此选项保持对客户沟通的保密性
与直接负责日常客户互动的销售代表和经理进行分享。因此，共享电子邮件通信有助于管理层做出更好的决策。
您能做什么？
您能做什么？
您可以查看其他公开的电子邮件
您可以查看其他公开的电子邮件
您可以回复别人的电子邮件
您可以回复别人的电子邮件
其他用户无法查看您从Zoho CRM发送的电子邮件
其他用户可以从Zoho CRM查看您发送的电子邮件
其他用户无法查看您收到的电子邮件
其他用户可以查看您收到的电子邮件
 
为什么没有默认的公开选项？
为了保护与客户的电子邮件对话的隐私性。例如，您机构中新加入的销售经理John将CEO的邮箱地址添加为CRM中的联系人。现在，另一位销售经理Adam可以查看John和CEO之间的对话，这在实时场景中是不允许的。

步骤 2: 设置私有或共享邮箱账号

设置私有邮箱账户，操作步骤如下:

  1. 登录 G Suite。
  2. 点击  (应用程序图标)。
  3. 点击 更多> Zoho CRM。
    您将会重定向至Zoho CRM。
  4. 在Zoho CRM内，访问 设置 > 沟通渠道 > 电子邮件。
  5. 在 Zoho Mail 插件 页面，选择 私有账户 选项。
  6. 选择一种邮箱以在Zoho CRM内进行配置。
  7. 点击 保存。



设置共享邮箱账号，操作如下:

  1. 登录 G Suite。
  2. 点击  (应用程序图标)。
  3. 点击 更多> Zoho CRM。
    您将会重定向至Zoho CRM。
  4. 在Zoho CRM内，访问 设置 > 沟通渠道 > 电子邮件。
  5. 在 Zoho Mail 插件 页面，做如下操作:
    • 选择 共享邮件 选项。
    • 选择邮箱。
    • 输入您对 G Suite 密码。
  6. 点击 保存。


管理员功能

G Suite域管理员在Zoho CRM中配置Gmail的重要功能是:

  • 步骤 1: 订阅Zoho Mail 插件
  • 步骤 2: 激活G Suite 用户的 Zoho Mail 插件
  • 步骤 3: 在用户配置文件设置内激活邮箱页签
  • 步骤 4: 在页签设置内选择邮箱
  • 步骤 5: 选择线索、联系人以及交易页面设置内的邮件

步骤 1: 订阅 Zoho Mail 插件，操作如下:

  1. 登录 G Suite。
  2. 点击  (应用程序图标)。
  3. 点击 更多> Zoho CRM。
    您将会重定向至Zoho CRM。
  4. 在Zoho CRM内，点击 升级。
  5. 在 选择版本 页面，点击 管理您的版本。
  6. 在 管理订阅 页面，选择 Zoho Mail插件用户的数量。
  7. 点击 更新账户。
  8. 在 信用卡信息 页面，完成信用卡交易。
    交易成功之后，您可以为G Suite用户激活Zoho Mail插件。

步骤 2: 激活Zoho Mail 插件为G Suite用户，操作如下:

  1. 登录 G Suite。
  2. 点击  (应用程序图标)。
  3. 点击 更多> Zoho CRM。
    您将会重定向至Zoho CRM。
  4. 在 Zoho CRM内，访问 设置 > 用户及控制 > 安全控制 > 角色。
  5. 在 角色 页面，点击您想要为其提供权限的角色的 编辑 链接。
  6. 在应用程序权限下，选择 Zoho Mail 集成 复选框。
  7. 点击 保存。

步骤 3: 激活邮箱页签，操作如下:

  1. 在 G Suite内，点击  (应用程序图标)。
  2. 点击 更多> Zoho CRM。
    您将会重定向至Zoho CRM。
  3. 在 Zoho CRM内，访问 设置 > 用户及控制 > 安全控制 > 角色。
  4. 在 角色 页面，编辑角色 (例如：标准角色)。
  5. 在 编辑角色 页面，在 可见页签 列，选择邮箱 复选框。
  6. 点击 保存。

下表说明了何时为Google 应用程序用户启用邮箱选项卡：

Zoho Mail 插件
邮箱页签的角色
结果
激活
激活
邮箱页签对用户可见
激活
禁用
邮箱页签对用户不可见
禁用
激活
邮箱页签对用户不可见
禁用
禁用
邮箱页签对用户不可见

另请参阅 管理角色

步骤 4: 选择页签设置内的邮件，操作如下:

  1. 在 G Suite内，点击  (应用程序图标)。
  2. 点击 更多> Zoho CRM。
    您将会重定向至Zoho CRM。
  3. 在Zoho CRM内，访问 设置 > 定制 > 模块 > 组织模块。


  4. 在 组织页签 页面，请确保 邮箱 处于 已选中的页签 列表下。
  5. 点击 保存。

步骤 5: 选择线索/联系人页面设置内的邮件，操作如下:

  1. 在 G Suite内，点击  (应用程序图标)。
  2. 点击 更多> Zoho CRM。
    您将会重定向至Zoho CRM。
  3. 在Zoho CRM内，访问 设置 > 定制> 模块 > 线索。
  4. 在 线索 页面，点击 布局 模块。
  5. 在 编辑布局 页面，请确保 邮箱 处于 已选中的页签 列表下。
  6. 点击 保存。
    在联系人和交易模块，遵循相同的程序步骤 。
注意

如果 Zoho Mail 插件是禁用状态，则用户 无法执行 以下操作:

  • 配置 Zoho Mail 插件
  • 获取Gmail邮件到Zoho CRM
  • 在Zoho CRM内查看邮箱页签
  • 在线索或联系人页面中共享电子邮件和用户下拉列表选项
  • 在CRM中查看从Gmail发送的电子邮件，反之亦然
  • 查看 回复 和 全部回复 选项

2. 发送邮件给业务联系人

通过线索、联系人或交易模块

  1. 点击 线索、联系人或 交易 页签。
  2. 在 [模块] 主页，选择记录。
  3. 在 记录详情 页，访问电子邮件相关列表并点击 发送邮件。
  4. 在 写邮件 页面，输入消息、附加文件、添加抄送和密抄送邮箱地址。
  5. 点击 发送。
    电子邮件将与电子邮件相关列表视图和Gmail的“已发送”文件夹下存储的电子邮件副本一起发送给收件人。

通过Zoho CRM 邮箱页签

  1. 点击 邮箱 > 写邮件。

剩下的就是常规的电子邮件流程。“撰写”窗口类似于任何具有编辑和格式设置选项的邮件撰写编辑器。如果您已配置发件箱，则电子邮件将在几分钟后发送。

通过 Gmail

只需在设置中执行几个简单步骤，您就可以从Gmail帐户发送邮件，并在Zoho CRM中将其作为已发送邮件查看。要在您的Gmail帐户中使此选项，请在Zoho Mail中配置Gmail POP帐户的过滤器，如下所示:

  1. 登录 Zoho Mail.
  2. 点击 设置 >邮箱机构 > 过滤器。
  3. 点击 添加过滤器。
  4. 在 过滤器 弹窗内，做如下操作:
    • 输入 过滤器名称。
    • 对于消息条件，选择 发件人是 为您的Gmail 账户 (...@gmail.com)


    • 在 移动至文件夹 选项，浏览并选择 已发送。
    • 点击 保存。
  5. 选择过滤器并点击 执行过滤器。

3. 接收来自业务联系人的邮件

当您在Gmail中收到来自业务联系人的电子邮件时，它会自动进入Zoho CRM。收到的与特定线索、联系人或交易相关的电子邮件将分别列在该线索、联系人或交易页面的电子邮件部分下。与主联系人相关的电子邮件也列在“交易”页的“电子邮件”部分下。

注意
  • 将Zoho Mail插件配置为共享帐户后，需要为每个线索、联系人或交易启用共享选项。
  • 即使将Zoho Mail插件配置为私有帐户，您也可以查看其他用户的电子邮件，前提是他们已启用。
  • G Suite密码的任何更改都应在Gmail配置页面中更新，否则您将看不到线索、联系人或交易模块中的电子邮件。
  • 没有电子邮件地址的线索、联系人和交易不会在其电子邮件部分显示任何电子邮件。
  • 在电子邮件地址中所做的更改（针对线索或联系人）将仅获取链接到新电子邮件地址的电子邮件。CRM中将不再提供链接到之前电子邮件地址的电子邮件。不过，您可以在Gmail中查阅旧邮件。
  • 邮箱中的更改（为Zoho CRM配置的电子邮件地址）将不会显示以前配置的邮箱的电子邮件。不过，这些电子邮件将在G Suite中提供。
  • 禁用的G Suite用户的电子邮件不会显示在线索、联系人或交易页面中。然而，这些电子邮件可以在G Suite中的个人电子邮件帐户中查看。 

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