工作区 - 介绍与创建

工作区 - 介绍与创建

工作区是指品牌组织内团队、人员和资源的集合。可以为不同的团队、部门或项目创建工作区。它们添加了一层次结构，以帮助用户专注于对他们来说重要的工作元素。
 
此功能仅在 Zoho Campaigns 和 Bundle 计划的 Professional 计划中可用。

例如
假设 Zylker 是一家在市场上销售多种类型的产品的企业集团。他们希望为其移动和电子产品发送活动，以提高销售额，并让客户了解所有销售情况和最新产品可用性。因此，他们选择了 Zoho Campaigns，计划是为这两种产品创建和使用两个品牌。
 
但是，使用工作区功能，他们可以在一个组织下维护两种产品的电子邮件营销。在 Zylker 组织下，可以添加两个工作空间：Zylker Mobiles 和 Zylker Electronics。并且两种产品的营销需求都可以在单个组织内的相应工作区中处理。

组织级别角色

如上所述，您可以管理组织内的多个工作区。迁移到新的用户管理设置时，角色将在工作区内分配，并且还有几个组织级角色。尽管组织和工作区中的角色可能不完全相同，但它们拥有的权限取决于管理员分配给它们的角色。

组织级别角色包括：

组织管理员

组织管理员可以创建工作区、添加用户并授予他们不同级别的权限。他们有权配置本文档中提到的工作区设置。

如何查看工作区

要查看“工作区”部分，
  1. C舔屏幕右上角的设置图标。
    Settings icon
  2. C舔用户和控制下的工作区。
    Workspaces
默认情况下，将创建一个工作区。您可以根据组织的要求创建更多工作区。

如何创建工作区

  1. 单击屏幕右上角的设置。
    Settings icon
  2. 单击用户和控制下的工作区。
    Workspaces
  3. 单击创建工作区。
    Create workspace
  4. 输入工作区的名称及其描述，然后单击下一步。

  5. 单击添加用户。
    Add users
  6. 添加用户并邀请他们加入您的工作区。您可以将现有用户或新用户添加到工作区。您还可以从下拉列表中为用户分配角色。然后点击添加。
    Add user

如何配置工作区设置

应配置工作区设置以定义通用数据以及如何在组织内的所有工作区中访问实体。为此，您应该为联系人和主题等模块配置数据访问。让我们探索每个模块的配置。

 联系人

您可以选择以下选项之一来定义联系人模块的工作区之间的数据共享。

 如果您在创建和使用工作区后编辑工作区的联系人条件，则旧数据（不符合当前条件的联系人）将从工作区中的所有实体中删除，例如计划的活动、工作流、列表和主题。它不会从报告中删除，但您无法单击并查看这些联系人的详细信息。
添加所有联系人
组织中的所有联系人都将添加到此空间，并且所有工作区的所有成员都可以根据其角色的工作区权限访问联系人。

仅添加特定联系人
设置条件，只有那些符合设置条件的联系人才会添加到此空间。您可以通过启用本节底部的相应复选框，包括手动添加、通过 API 获取导入和通过注册表单导入的联系人，无论设置的条件如何。

注意：
添加单个联系人、导入联系人、通过 API 添加的联系人以及注册到您组织的联系人将被视为手动添加的联系人。

 主题

您可以选择以下选项之一来定义主题模块的工作区之间的数据共享。
 
添加所有主题
组织中的所有主题都将添加到此空间，并且所有工作区的所有成员都有权访问这些主题。
 
仅添加特定主题
您可以从每个工作区中选择几个主题，并将这些主题添加到此空间。
 
笔记：
此处仅列出与当前工作区相关的主题。此部分中的选择不会影响组织中的主题（以及任何关联数据），并且仅应用于当前工作区。
这些主题将列出以包含在工作区中。在此处进行的选择不会将主题与联系人相关联，您必须在工作区中手动执行此作。

工作空间管理

在本文档中，我们将演练可用于管理工作区的所有活动。工作区只能由组织管理员创建。组织管理员和工作空间管理员可以修改工作空间的设置。

  1. 标准用户角色将更改为编辑者角色。虽然标准用户角色具有发送广告系列的权限，但编辑者角色没有该权限。因此，请在迁移后检查用户角色，并根据您的要求更新其角色。
  2. 请确保在新设置中正确分配角色和权限。如果新设置中的权限发生了一些更改，请相应地更新角色，以便为组织用户提供预期的访问权限。

如何邀请新用户加入工作区

  1. 单击屏幕右上角的设置。
    Settings icon
  2. 单击用户和控制下的工作区。
    Workspaces
  3. 在“工作区”页面中，单击要将用户添加到的工作区名称。
    Workspace name
  4. 单击添加用户。
    Add user
  5. 您可以添加现有用户（已添加到组织但在其他工作区中工作）或邀请新用户。
  6. 输入他们的电子邮件地址、姓名和您要分配给他们的角色。
  7. 单击添加。
    Add user
用户会收到一封邀请邮件，他们必须在其中接受邀请才能添加到工作区。

 

注意：
在“组织”部分中添加用户时，可以将用户与多个工作区相关联，并一次在每个工作区中为他们分配角色。

如何配置工作区设置

  1. 点击 设置 屏幕右上角的图标。
    Settings
  2. 单击用户和控制下的工作区。
    Workspaces
  3. 选择要更新的模块设置，然后导航到相应的选项卡：
    1. 联系人
      Contacts
    2. 主题
      Topics
  4. 选择特定模块下的选项之一：
    1. 全部： 相应模块下的数据将可供组织中所有工作区的每个人使用。
    2. 特定数据访问：某些用户将根据条件或是否属于所选工作区访问相应模块下的数据。
  5. 点击保存。
常见问题：

1. 如果只有一个工作空间，是否允许用户修改工作空间设置？
我们不允许用户在任何情况下编辑工作区设置。如果只有一个工作区，则工作区设置将默认为所有（联系人、主题）。

2. 如果用户创建了多个工作区，随后降级到低层计划，他们是否有权访问之前创建的工作区并被允许对其进行更改？
是的，这些工作区将不受影响，我们将限制它们对工作区进行更改（联系人条件编辑、主题关联），但向工作区添加新用户除外。